雲端協同合作軟體可以打破時間空間限制,讓身處不同區域的員工,甚至是外部供應商與客戶能夠即時交流、分享資訊,打造零時差的企業溝通平台。

在這個講求全球佈局、專業分工的年代,企業溝通的範圍越來越廣,位在台灣總公司的業務主管,可能要同時和大陸的研發團隊與歐美分公司的行銷人員開會,才能順利開發出符合市場需求的新產品,而如何打破時間空間限制,讓身處不同區域的員工,甚至是外部供應商與客戶能夠即時交流、分享資訊,就是協同合作軟體的目標。

近年來隨著臉書、Line等社群工具盛行,台灣企業越來越習慣雲端軟體服務(SaaS)的應用模式,對於線上協同合作軟體的接受度也跟著變高,IBM大中華區雲端協作業務總監吳世堅指出,協同合作軟體是最適合採用雲端服務的軟體之一,因為企業溝通不會只侷限在內部,透過網路可以串連分處不同地區的人,也讓企業溝通變得更即時更有效率。

打造企業專屬社群   IBM智慧社群雲 讓溝通零時差
IBM大中華區雲端協作業務總監 吳世堅

IBM智慧社群雲 (IBM SmartCloud for Social Business) 5大特色

目前市場上有很多雲端協同合作軟體,IBM智慧社群雲是功能最完整的一個,內容包含電子郵件、即時通訊、檔案分享、企業社群…等各種有關企業內外溝通的軟體服務,與市場上其他同類型產品相比,IBM智慧社群雲具備以下五大特色。

第一、支援各種行動裝置

IBM智慧社群雲針對不同尺寸與作業系統的行動裝置優化使用介面,且免費提供手機應用程式,使用者可經由APP快速地存取檔案、參與線上會議、以及同步電子郵件和行事曆。

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IBM智慧社群雲各種行動裝置

第二、更強的企業社群功能:

不僅僅只有企業facebook或是共同編輯文件的功能,IBM智慧社群雲還可以共同管理專案,讓所有專案參與者都能編輯、管理、追蹤專案進度,協同合作更加緊密,且企業社群的數量沒有限制,Guest數量也同樣沒有限制,吳世堅表示,企業只要輸入Email就可以邀請上游供應商或下游客戶加入線上會議或企業社群中,不僅讓外部溝通變得容易許多,這與其他廠商限制Guest數量、邀請程序複雜的作法有著極大差異。

第三、整合能力強大:

IBM智慧社群雲的整合分成內部與外部兩種,先從內部整合來看,IBM設計以人為本為出發點,為使用者設計一個儀表版,將所有服務整合在單一介面上,方便使用者開啟所需要的服務並可找到相關的內部專家及資訊,例如找尋郵件系統、進行線上會議、分享文件及進入社群找尋相關資訊。

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IBM智慧社群雲線上文件瀏覽、 共同編輯

再者考量到共同編輯文件的需求,IBM智慧社群雲也整合了IBM Docs,提供使用者線上瀏覽與共同編輯Office文件,這對企業來說是一項很好的加值服務,畢竟企業員工不會每一個都是Office文件的重度使用者,大多數的人都只是瀏覽文件而已,因此企業可以讓這些人使用IBM Docs瀏覽Office文件,進而降低軟體授權的購買成本,另外在Client端的收信軟體則支援Outlook與IBM Notes,換句話說,企業若原本使用Outlook收信,在導入IBM智慧社群雲後仍可保留原來的環境。

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IBM智慧社群雲 儀表版

至於外部整合,IBM智慧社群雲可以整合外部的SaaS應用程式,例如:SalesForce.com、SugarCRM、ProjExec、Skype...等,藉由整合創造更多元的協同運作模式,以ProjExec的整合為例,當使用者在社群中指派工作時,如果這項工作較為複雜必須進行專案管理,就可以連結ProjExec排定專案時程,以便隨時掌握工作進度。

第四、支援混合雲的運作機制

企業可以依照自身需求來選擇使用IBM智慧社群雲的方式,包括SaaS、自建私有雲、或是綜合前述兩者的混合雲,以日商Panasonic為例,其在全球各地的分公司皆是採用SaaS模式,在中國策略性自建Mail Server,再透過混合雲機制將中國與各地分公司串連起來,有些雲端軟體服務廠商只能提供Web-Based版本,遇到像前述狀況時,混合雲建置就會是一個大問題。

第五、提供更好的安全標準與服務穩定性

IBM智慧社群雲加強安全防護機制,像是防垃圾郵件、即時多層次防毒保護、Mail Server採用PKI加密、傳輸時的TLS加密、透過SAML的聯合身分認證...等,在服務水準協議上(SLA)則保證可達99.9%正常運作率,最重要的是所有資料都屬於企業自身,IBM不會拿來做任何分析,企業也不必擔心資料外洩的風險。

打破時間地域限制 企業溝通無界限 

對企業來說,雲端協同合作軟體最大的效益就是,讓企業溝通變得更有效率,進而降低成本,像理光(RICOH)的研發部在導入IBM智慧社群雲的社群服務之後,研發工程師可以在線上建立一個虛擬團隊,讓身處世界各地的員工、公司內部與外部進行資訊交流,因而縮減了23%的新產品開發時間,讓產品能夠更快問市。

芝加哥食品公司Newly Weds在全球設有20幾個工廠,他們利用IBM智慧社群雲讓位在世界各地的廚師們可以進行交流,像是分享料理秘訣、做菜影片...等,當廚師們想要開發新菜色時,也可以邀請外部客戶加入線上會議,聆聽他們的意見做為參考,每個月可省下4~5天的差旅時間,與10%的差旅成本。

打造企業專屬社群   IBM智慧社群雲 讓溝通零時差

透過IBM智慧社群雲,企業溝通不再受到時間與空間的限制,對於想要提昇溝通效率的企業,吳世堅建議,在導入前應做好以下幾個準備工作,首先是取得企業決策者對雲端軟體服務的認同,接下來才能規劃要使用哪些服務,如:線上會議、電子郵件、或是企業社群商務,IBM會根據企業現有IT環境、頻寬大小、在安全防護或SLA上有沒有特殊要求、有沒有客製化或整合需求…等,找出最適合優先導入的服務,並協助企業客戶進行後續的資料移轉作業。

隨著微利時代的到來,企業對成本控制的要求越來越嚴謹,透過雲端協同合作軟體降低溝通成本、提昇作業效率,才能持續在市場上保持競爭力。

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