如果能選擇,很少有人喜歡扮演黑臉、給別人負面的回饋。面對朝夕相處的同事時更是如此,直接批評對方可能讓他沒有台階下,也容易造成共事時的尷尬。一般來說,語帶委婉比毫無修飾來得「安全」,然而有些話,說者無心,聽者卻容易誤解,造成更糟的結果。

作家Jennifer Winter提出三個看似委婉,實際上卻會令人錯誤解讀的字句,提醒大家提出意見前最好先自我審視,避免誤觸他人的地雷!

1.「我很訝異你會這樣認為」

在會議上,有人提出了一個完全無法執行的提案,或是與目標大相逕庭的提議。想讓對方知道他的想法並不可行,卻又不想直接告訴對方他的報告做得很差。

在這樣的情況下,很多人會習慣性地用「驚訝」語氣表達自己的意見,例如,「我很訝異你會這樣認為」,又或是「我很好奇你怎麼會有這樣的想法」說話者認為這樣是婉轉地否定對方的想法。但事實上,這樣的話在聽者耳中,形同是被質問「你還好嗎?怎麼提出這種不OK的想法?」也因此,不論自己再說什麼,對方也只會將這些意見當成耳邊風,無法促進彼此的溝通與交流。

因此,與其用這類假意的驚訝語氣表達意見,不如直接說出真實的情況以及自己的評估。例如可以和對方說「根據我過去的經驗,我認為你的提案和公司的目標似乎有些相異,是否能讓我了解一下你為提案做了哪些準備?」藉由這類的話,引導對方說出自己的想法,增加溝通效率。

2.「喔~我以為你知道......」

在進行大型的專案時,往往需要跨部門的合作。參與人數一多,很多時候資訊無法有效率的傳遞,造成不同部門之間資訊的落差。在這樣的情況下,團隊便容易出差錯。

當其他人犯錯時,若直接跟對方說「喔,我以為你知道我們的目標」,表面上自己似乎展現了同理心,實際上卻是在責怪對方,「怎麼連這個都不知道!」犯錯了沒有人會感到開心,這樣的回應無疑是在挑起團隊的矛盾。

在這樣的情況下,即便他人做錯了,但也並非全然無可取之處。試著和對方說「雖然你做的和我當初預期的不太一樣,但讓我了解一下你發想的過程,說不定有可以實際執行的部分,如果真的不行我們再來討論其他替代方案」,這樣才是真正的善解人意。

3.「坦白說......」

有些人的口頭禪是「坦白說.......」這句話看似沒有什麼大問題,但如果是用在回應他人的想法時,容易使對方有「被否定」的感覺。雖然自己的本意並非認為對方很差,然而事實上,這句話某種程度上是在暗示對方「我說的才是對的」。

在這樣的情況下,即便一開始有稱讚對方,也會讓其他人懷疑自己的居心。因此作者建議,在表達意見時最好戒掉「坦白說......」「事實上.......」這類詞語,避免產生不必要的誤會。

很多時候人們認為自己委婉,卻忘了有些詞句本身就帶著批判他人的意味。生活中當然可以去除掉很多不必要的批評,但當要給予其他人意見時,不要因為不好意思而講了一些迂迴的字句,事實上,直接點出問題並給予建設性的意見才是最有效的溝通之道。

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本文由「SmartM人才培訓網」授權刊載,原文:「看似無害」卻讓人很受傷,小心使用這三句話