你的工作中,常使用通訊軟體嗎?有沒有想過,你的使用方式對專業而言是加分?還是扣分?

我會在職場禮儀課程上請學員分組討論,列出他們在使用通訊軟體時,曾遇過的地雷。發現不論行業、不論性別,幾乎所有學員列出的地雷都很像!這證明了人類的許多想法都是很相同的,而既然「英雄所見略同」,很可能你的客戶、老闆和在意的家人朋友,正在被你「踩地雷」而默默隱忍呢!

以下,我特別將這些榜上有名的通訊軟體地雷列出來,並提供改善的建議,趕快看看你是否誤犯了:

1.已讀不回

最常發生的地雷,就是傳了訊息,對方顯示「已讀」卻遲遲不回應,讓傳訊息的人左等右等,並產生不必要的揣測。然而,以現代人(特別是日理萬機的主管)忙碌的情形而言,就算點開了訊息,也不一定有時間、有心思真的「讀」進去;也就是「顯示已讀」,並不保證「真的已讀」。

因此,看到「已讀」,不要預設對方是不在意你、或故意不回,很有可能只是正在忙,或還需要思考如何回應。

不過話說回來,對上司或客戶(以及任何你在意的人)千萬不要已讀不回。如果正在忙碌時收到訊息而無法即時回應,可以傳個簡短訊息給對方,如「收到」、「抱歉現在會議中,下午回覆」讓對方先放心,也為對方免除猜測的疑慮、節省等待的心力。

2. 曖昧的貼圖或表情符號

收到工作上接觸的人(尤其是異性)傳來擁抱、愛心等貼圖,你會不會覺得有點尷尬,不知道該如何回應?貼圖是表達情感的好幫手,特別對個性內斂含蓄的人而言,貼圖真是「愛在心裡口難開」的解藥。

然而,建議「與私人感情相關的貼圖」在私人領域(如家人、親密朋友)用就好,在職場,尤其是對異性,還是少用為妙。

一個原則供你參考:真實世界不會做的事,在網路世界也不要傳,如果在日常生活中不會擁抱,就不要傳擁抱貼圖,不是真的覺得「愛」他,就不要「愛心」傳個不停!

3.半夜或清晨傳訊息

你有過清早被訊息吵醒的經驗嗎?不論訊息內容多重要、多有益、多值得分享,當傳送的時間不對,原有的價值就被抹消。一般而言商務訊息的時間,即等於上班時間,如果真的必須在晚上聯絡事情,也不宜晚於晚上10點。

4. 沒有重點的聲音訊息

大部分人採用聲音訊息,除了因為打字不方便之外,就是要表達的太多,乾脆用講的比較快,但卻往往因「講不清楚」,讓雙方溝通得更累。為了讓訊息清楚傳遞,不妨將聲音訊息視同30至90秒的簡報,慎重以待:除了傳訊息前先確保不被背景環境音干擾,更要在心中擬好訊息的結構,簡潔扼要、列點式說明;千萬不要在訊息中支支吾吾、嗯喔啊等口語贅字連發,而讓你的專業與溝通打了折扣。

5. 一個訊息分好幾次傳

一個訊息分好幾次傳送,除了干擾對方也浪費時間,不夠專業體貼,也容易造成資訊的誤讀。

建議你寫重要訊息時,可以另開一個視窗(如手機裡的記事本),先把訊息編輯好,包括錯字、贅字、列點、標點符號...等皆確認沒問題,再貼到通訊軟體裡,傳送給對方。這個小動作能有效免除許多因手滑而造成扣分的風險(如寫錯客戶的名字),雖然多了一層手續,但也多了一分安心。

6. 平鋪直敘,感情不足

冰冷的文字,有時難免造成誤會。例如「表格填完後傳給我」,就算你並無此意,但很容易就讓對方覺得有被命令的感受。正因為文字沒辦法傳遞表情、語氣、肢體動作等非語言溝通訊息,因此「請、謝謝、對不起」等用語就更加重要!例如這句話如果改成「表格填完後,請傳給我,謝謝您!」意思就更完整,收到的人也更舒服。

7. 看不出是誰傳訊息來

工作上使用的通訊軟體大頭照,一定要經過精挑細選,因為這是你展現專業形象的第一個門面。所以務必使用自己的照片,並且是好看、專業且「與事實相符」的(可別修圖修過頭,變成「照騙」了)。

千萬避免卡通人物、小貓小狗、伴侶小孩合照、衣著暴露...等照片,畢竟工作歸工作、生活歸生活,職場上用的形象照,還是要選張能讓人迅速連結到你專業能力的照片才好。

設定暱稱和狀態時也要注意,盡量避免使用花俏的符號或綽號(除非那是你想強調的個人特色),不論是用公司名、中文全名或英文名字,都要以「其他人一眼就能看出是誰」為原則。

8. 在群組中個人對話

當兩個人在群組中自己開啟一個與他人無關的話題,你一言我一語的逕自對話,不僅對其他人不禮貌,無形中也暴露了自己的隱私。當你的對話內容跟別人沒有關聯時,請記得:用私人對話的方式就好,千萬不要在群組打擾到其他的人。

通訊軟體的禮儀,是現代職場工作者必備的技能,掌握以上關鍵,你也可以在輕薄短小的訊息中,建立沈穩專業的深厚聯繫!