快速講出重點的練習

到現在我都還清楚記得第一次見到Betty 的樣子,國際知名食品大廠的總經理,幹練、精明又漂亮的身影,站在台上為一整天的訓練課程進行開場。「相信大家今天一定可以學習到很多簡報表達技巧,有機會我也可以跟老師交流切磋。」Betty 站在台上,眼光掃視著台下的每一位同仁。

過去在不同的地方教課時,我們經常會遇到高階主管的關心與參與,但是很多主管只是在開場致詞,或是坐在教室後面觀察,但是像今天的情況,跨國企業的總經理在訓練教室待上一整天,而且還是以學員的身分參與,這就真的很少見了。所以,我自己也很期待在課程中,能跟Betty 有一些交流。

To the point !

趁著中間下課時間,我私底下請問她:「對於同仁簡報有什麼期待或要求?」她點了點頭說:「要to the point ! 我希望大家的簡報能快速有重點。」原來有很多同仁的簡報經常是長篇大論,開始5分鐘後還沒談到重點。這對工作節奏快速的Betty,造成不少困擾。

身為高階主管,有時她只是想知道事情的概況,卻無法在1~2分鐘之內得到需要的訊息,她很希望同仁可以學習快速講出重點的方法。

於是在下一堂課開始,我請同仁拿著準備好的20分鐘簡報上台,並提出一個情境要求:有一天你進入電梯,剛好主管也在裡面。主管知道你下個星期要進行工作簡報,因此要求你先快速報告重點讓他了解。隨著電梯往下,時間很快就過去了。現在你大約有90秒的時間,要把原本20分鐘的簡報濃縮成重點說出,這時你應該怎麼做呢?

倒三角型敘述,快速、有重點

電梯簡報不同於一般簡報,最大的差別是必須在有限時間內,完成清楚的說明。因此要採取倒三角型的敘述,先講結論,接著重點摘要,最後才是內容說明。進行的方式大致如下:

1. 先講結論

電梯簡報時間很短,可以先花10秒講一下最大的重點,也就是最後的結論。以剛才的情況為例,可以先說:「下週的工作簡報,我會說明如何透過新產品開發,達成年營收20%的成長計劃。」

2. 重點摘要

等到結論講完後,就可以接重點摘要,例如:「報告中,我會提到市場分析、新產品簡介、行銷規劃以及效益分析這四大重點,讓大家清楚我們的執行細節。」像這樣的重點摘要,大概只需要花20秒,就可以讓主管清楚掌握整個簡報的輪廓。

3. 內容說明

前面的結論加上重點摘要,大概會花30秒的時間,接下來的一分鐘可以再回頭,補充說明每一個階段重點的內容,例如:「在第一階段市場分析,我們會分析目前市場整體的銷售狀況,並且說明一下消費者現有的需求,以及我們產品切入的角度。在第二階段我們針對這次推出的新產品,做一份完整的功能及特色介紹,讓大家了解產品的銷售賣點。而在第三階段行銷規劃,我們會……。」就像這樣,針對每一個重點進行內容概要的補充。

記得!不要講得太細,只要把最大的重點說出來即可。主管在聽取電梯簡報時,也不是要知道多深入的細節,只要能在最短的時間,讓主管了解事情的全貌與最大重點即可。

根據倒三角型的敘述模式,當天的學員很快進行了濃縮式的電梯簡報演練,並在最短的時間內將重點做出清楚的呈現。看到同仁的表現,Betty 露出滿意的笑容,「我只有一個建議,」Betty 說:「下一次應該在電梯裡實際練習!」

憲哥講評

對於實事求是的高階主管而言,精準與有效率的談話一向是成功表達的要訣。掌握福 哥說的倒三角訣竅,讓你未來無預期遇見高階主管,「只會想到機會,不再感到害怕」,尤其真的在電梯裡。

書籍簡介

千萬講師的50堂說話課

作者:王永福, 謝文憲
出版社:商周出版
出版日期:2017/02/09

謝文憲

謝文憲,人稱憲哥。

現任:憲福育創共同創辦人,憲場觀點影音節目主持人,商業周刊職場憲上學、遠見華人精英論壇 專欄作家
連續十年獲管理雜誌評選為兩岸華語知名企管講師
環宇廣播電台(FM96.7)週三晚間七點《憲上充電站》節目主持人

王永福

王永福,人稱福哥。

憲福育創共同創辦人,傑福國際顧問總經理,超過200家上市公司的簡報技巧及內部講師教練。客戶包括台積電、聯發科、鴻海、國泰金、中信金、諾華、西門子、微軟、聯合利華、趨勢科技、Google、GUCCI、NIKE等知名企業,多次創下最高滿意的完全課程。許多企業主管與學員形容:這是他們「上過最好的課程!」

>>購買書籍