針對提升工作效率,市面上有許多文章提供相關技巧與祕訣,但仔細閱讀與比較,會發現許多著重於如何在上午時段積極衝刺,因為多數人上午精神較集中、效率也比較好。但是,正是因為越到下午,生產力越低,工作的安排就得更費心,以免下半天不小心就一事無成。

根據研究,每天早上10點至下午3點是人類精力最充足的時刻,3點過後專注力便會逐漸下降,作家Jory MacKay建議職場工作者,調整4個習慣,讓疲乏的午後仍可繼續努力。

1.解決提不起動力問題,善用「蔡格尼效應」

進行一項專案時,大部分的人都習慣一氣呵成,想要將所有工作完成後再休息,乾脆又俐落。然而,想解決下午動力疲乏問題,MacKay建議,別把任務100%完成,留一點「尾巴」下午處理。

這方法其實有心理學根據。根據1927年提出的「蔡格尼效應(The Zeigarnik Effect)」,實驗者發現,當人們正在進行的事被迫中斷時,內心會產生焦慮感,必須透過完成任務來解除這樣的感覺。換句話說,未完成的工作和未達成的目標,會盤旋在當事人心中一直到完成為止。

倘若上半天把一項任務完全解決,人的心理狀態會較放鬆。午休後回到辦公室,容易東摸西摸,一時之間不知道從哪裡著手,浪費許多時間。相反的,如果有一件事未完待續,反而會督促自己,趕緊回到辦公桌。

2.解決耐力減低問題,把工作分割成易執行的步驟

進入低能量狀態後,這時最適合做像收發電子郵件、基本文書處理這類相對單純,不須花太多心思的工作。不僅不容易出錯,也不會浪費下午的上班時間。作者建議可以在午休前將這些瑣事列出清單,又或是將大的目標切割成很多部分,讓混沌的大腦不需要額外思考,只要照著清單進行即可。

事實上,每完成一件事,人的內心就會產生滿足感,成為繼續向前邁進的動力。不斷的完成簡單的事,累積起來後也可以幫助人們在容易倦怠的午後達到目標。

3.解決專注力下降問題,善用App自我提醒

注意力不集中時,有時甚至連自己也沒發現分心了,適時的提醒自己成為增加下午工作效率的關鍵。例如當知道自己在下午三點到四點間最容易閃神,可以透過「Be Focused」這款App定時提醒,讓自己省思當下的狀態,透過這樣將自己導回工作正軌。

另外,研究發現短時間的衝刺搭配定量的休息可以使人保持能量。因此下午工作時最好每工作50分鐘便休息10分鐘,休息時可以起身走動,或者補充一些熱量,活化大腦運作。

4.解決外務干擾問題,衝刺期間關閉社群軟體

工作時,不論是收到簡訊或是Line,手機發出聲響時,一般人總是下意識拿起手機查看訊息。

然而根據美國加州大學統計,中斷工作後,平均需花費23分鐘才能讓注意力重回正在進行的項目上,如果是在精神不集中的下午,可想而知需要更長的回復時間。因此最好的方式就是在工作衝刺期間暫時關閉通訊軟體,避免不必要的雜訊干擾自己。有些人可能會擔心因此錯過重要的訊息,但作者認為,即便是非常緊急的訊息,晚30分鐘再回覆也不遲。

想做好一個工作勢必不能一心多用,因此將精力放在自己最該關注的地方才是最好的做法。

在對於人體運作知識缺乏的情況下,許多人早上和下午選擇用相同的模式工作,然而這樣並無法達到最佳的效果。想要達到最佳工作效率,首先先依照能量的多寡調整工作模式吧!

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本文由「SmartM人才培訓網」授權刊載,原文:心理學「蔡格尼效應」!上午的任務刻意不做完,竟有助提升下午工作效率