前幾個禮拜,有一位朋友來我們家作客,她一進門坐上沙發,就開始吐苦水抱怨老闆。

她在一家外商顧問公司任職,「你知道嗎?我老闆都要我做跟工作內容無關的事,譬如客戶要來我們辦公室面談,老闆不是要求我準備面談的內容,而是要我確定面談的飲料點心是否準備夠豐富!」

她繼續說:「我當然願意幫忙準備飲食,但是公司錄取我,是因為我的專業,不是因為我多麼了解餐飲業吧?」

「再加上,」朋友繼續說:「老闆一直要我做這些有的沒的,我自然沒有足夠的時間處理核心業務,當然比較難有好的表現。最後還要回過頭來念我怎麼沒進步,實在很冤枉。」

我這個朋友真的很能幹,她的工作形式也很需要專業能力,在我看來,以她的薪資水準(月薪15萬),公司卻只在乎她下午茶準備得怎麼樣,實在是有點浪費。

我朋友工作的情況,相信對許多台灣人都不陌生,常常聽到員工抱怨自己的老闆要求很多,或者提出不合理的要求,上司的行為使員工感到失望,也失去對公司和工作的熱情,我相信這也是台灣公司留不住人才的原因之一。

聽到朋友的分享,讓我想起自己在大學當助理教授,也會觀察到類似的情形,其中一個例子就是「教學助理」這份工作。

大學的教學助理,顧名思義就是要協助老師教學,特別是研究所的同學,多會想透過教學助理的工作,進一步了解自己所學領域,也增加一點收入。

不過,我發現有些同學對教學助理的工作有點抗拒的心理,主要是因為錢少事多,有學生在媒體上表示,教學助理一個月領6000元,但是要幫忙老師安排教室、準備老師講課的投影片、幫忙帶討論、改作業、改考卷。這麼多的工作,需要花許多時間,學生這樣算下來,當教學助理平均時薪居然不到100元,實在不合理!

上述兩個例子,究竟有什麼關連?

相同之處在於,不管是我朋友的工作,還是教學助理的工作,內容都相當模糊,沒有清楚的界定,所以就給了老闆有加派不相干工作的機會,這種發展當然不符合下屬的期待,也難怪會有上述的抱怨了。

我在荷蘭從大學念到碩士,當時也有一點工作經驗,所以看到這個現象有點納悶。

在荷蘭,許多公司公布新職缺的時候,會說明被錄取者主要負責業務,也預期一個禮拜或一個月花多少時間在工作上。上司先講清楚對下屬的預期與要求,避免下屬工作之後發現不符合自己預期或者工作負擔太重的情況,醜話講在前面,就不容易有預期跟現實有落差的情況。

帶著我的荷蘭經驗,我現在也請了幾位教學助理,一方面同情學生薪水真的不多,單憑我一個人也沒有辦法提高他們的月薪,所以我就調整學生的工作時間,避免他們過勞。我自己粗略計算,若以7-11工讀生的時薪133元為底線,碩士畢業後出社會領36K且工作160小時為上限,也就是大概時薪225元左右,我預期他們一個月在教學助理的工作上花20個小時,這樣,他們的時薪大概150元。

以一個月最多工時20小時為標準,開始思考合理的工作內容:帶討論(包含準備帶討論的時間)、準備講課的PPT⋯如果這樣,工作量太大,他們每月一定會工作超時,不符合我的原則。

準備教室、確定同學都拿到閱讀文本、幫同學解決各種疑難雜症等等,應該可以在一個月20個小時內順利完成,那就給教學助理處理吧。

最後我跟教學助理說,他們要自己記錄工作時間,如果超過20個小時一定要跟我說,讓我調整工作內容,沒有超過,那就算你賺到了!

當然,這種「荷蘭式」的作法不見得適合每一份工作,但是我覺得好處其實很多。首先,因為先講清楚預期與要求,可以避免學生或老師對工作內容有不切實際的想法。再來,如果學生覺得工作量太重或者工作內容不符合我本來所說的範圍,學生可以跟我反映,讓我們一起找出調整的方式。

透過這種雙向溝通的機制,可以預防下屬對上司失去信心,也可以預防下屬失去工作的動機。

先約法三章,不僅僅是保障勞資雙方,也可以做為提醒,當業務隨著時間越來越多時,永遠有一個比較的基準點,這麼也不怕留不住人才了。