我之前常常在電腦玩物中提到,我回家後喜歡規劃自己的「神聖時間」(可延伸參考:10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧 ),讓我每天有專注的時間可以寫文章。我老婆總喜歡笑我說:「你又在加班了。」

加班不一定壞,工作、生活、人生目標之間是彼此融合的,很難用準時下班、不加班來清楚區隔工作與生活時間,甚至我覺得在現代職場,如果還在嚴格區分自己的工作與人生時間,可能不是好事,反而會讓你工作不快樂,時間更混亂。

一個創業家為了自己喜愛的事業加班,一個作家為了自己鍾愛的寫作加班,當公司團隊為了某個大家期待的專案加班,這並不一定都是壞事。

但是,如果你的加班不是因為你想把時間花費到對自己真正有產值的事情上,而是因為「你前面把時間浪費掉了」,所以最後不得不加班,那這就不是好事了。

我們真正要思考的,不是自己要不要加班,而是自己有沒有「因為工作壞習慣而加班」。我自己也是上班族,對加不加班的議題更感同身受,下面就是我自己實際經驗裡,可能造成無意義加班的壞習慣。

壞習慣1:先做瑣事

當然瑣事也是工作流程裡的一部分,也是需要處理的。但是如果讓瑣事把工作時間填滿,而最後我們一定還是要把重要的事完成,那就只好加班繼續完成重要的事了。(延伸閱讀:把瑣事管理好?專案做到死也做不好

郵件、即時通裡的新交代任務,專案裡的行政流程等瑣碎環節,雖然都是工作裡的一部分,但是他們不一定是那麼的緊急與重要,是「可以稍微延後一下」甚至「有些暫時不做」也沒關係的事情。(延伸閱讀:找到拖延瑣事的四個有效節奏

而每一天的工作時間有限,這些「可以不做」的事情就是最好的「不加班緩衝器」。

我今天先把重要的任務完成,如果不想加班了,那次要郵件留到明天處理也可以。但是反過來說,如果我都先把這些瑣事做完了,剩下那些「不能延後」的重要任務,那不加班也不行。

壞習慣2:先做簡單的事

類似的道理,當工作任務很多,我們通常喜歡先做簡單的事。但最後留下困難的事情在今天所剩不多的時間裡要完成,假如又有意外,那不加班也不可能了。

而且如果在早上時間最充裕時做簡單的事,很有可能會慢斯條理地做,以為自己做了很多,但最後就發現下午剩下的時間不夠把困難的事完成,剩下的時間也不夠應變困難的意外

這時候,應該是利用零碎空擋、最後時間去做簡單的事(可參考:這 10 件事情,不如留到「零碎時間」再做更有效率!)。

或是利用困難工作之間的喘一口氣時間去做簡單的事。(可參考:莫法特休息法,面對高壓力工作的積極休息技巧

事情夠簡單,就可以加速完成,而且不容易有意外。所以最好是在最後有時間壓力下去做,做起來輕鬆,而且又能迅速解決,即使下班前所剩時間不多,也能把簡單的事一股腦的處理完。

壞習慣3:沒有專案進度計畫

但是為什麼我們會先做不重要的瑣事與簡單的事呢?很有可能是因為你沒有好的工作計畫,所以當每天早上進入辦公室時,其實你「並不知道」今天應該優先完成的重要事情是什麼,這種時候,我們就會不小心把時間先花在沒價值的事情上。(延伸閱讀:計畫愈縝密,生活愈隨興

是不是這樣呢?如果是,那麼就開始養成幫明天、下一個禮拜列出每一天專案進度計畫的習慣吧!(可延伸閱讀:我的子彈筆記法五個年終進化,做好 2017 時間管理準備 )這樣一來,每天一上工,看著計劃就知道今天要執行的重要進度、困難工作有什麼,而不會不自覺得跑去做瑣事和簡單的事。

壞習慣4:分心與無效時間太多

可能在我們沒有發現的情況下,我們的工作時間被太多「分心與無效的時間」佔用,而且自己沒有感覺有這些「時間黑洞」。(延伸閱讀:停止殺時間:用「優質時間」取代「虛無時間」

例如看個臉書、回個即時通訊息,可能30分鐘不見了。原本只是看一篇需要的文章就好,卻不自覺得多滑了幾頁。原本只是一個簡單的確認訊息,卻不自覺得聊起了職場八卦。

當然,職場上適度的放鬆與交流也不是不對,但要對這樣的「虛無時間」有警覺心,懂得適時把自己拉回需要「優質時間」的工作上。尤其當前面你有幫自己做好工作計畫,知道自己今天要完成困難工作時。

壞習慣5:任務排程重疊又衝突

另一個因為壞習慣而加班的原因,是我們常常「很多工作卡在一起」,於是一天做不完,要用加班來完成

但是為什麼會「很多工作卡在一起」呢?當然也有可能是老闆給你的工作量太大,但仔細想想,也很有可能是「我自己把所有工作排在同一天完成」。

如果我沒有先為每一個重要任務做好時間排程,就很有可能不知道如何分配日期把任務循序處理好,於是有些重要任務「沒有先做」,等到專案快要截止時,很多重要任務就會卡在一起,只好加班來完成(加上這時候還會有很多意外發生)。

另外就是我沒有畫好自己的「進攻型行事曆」,導致我在答應任務時過於樂觀,於是把會議、重要任務、關鍵進度卡在同一天完成,這其實歸根究底,都是我自己任務排程重疊又衝突的問題,沒有為自己的任務好好預留時間。