寫英文 e-mail 好頭痛!一樣的稱呼、一樣的結語詞、差不多的冗言贅字...你犯了什麼樣的商業 e-mail 書寫錯誤呢?

這篇整理出商業書寫裡常遇到的問題、忌諱,VoiceTube 教你成為職場溝通達人!

開頭稱呼語 greeting

看看以下三種 e-mail 開頭的表達:

Dear Peter (親愛的彼得)
Hi, Peter (嗨,彼得)
Hello, Peter (哈囉,彼得)

不同的稱呼語會給人不同的感覺,打開你的 e-mail 草稿匣看看,你都是怎麼打稱呼語的呢?

《富比世》雜誌上一篇文章 “Hi? Dear? The State Of The E-Mail Salutation” 的編輯 Susan Adams 寫到,根據她的觀察,以及做了許多口頭訪問後,發現 “Hi” 已經比 “Dear” 更頻繁地被使用。

過去我們總覺得用 Dear 才是最有禮貌、尊敬的用法,但是其實 Hi 的語氣較輕鬆,更能拉近你與收信者的距離。因此,下次寫信時,Dear 可不是唯一選項喔!試試別種用法,創造不同氣氛,或許更能得到你想要的回應!

錯誤/過時用法

以下用法有的是台灣人自創,有的是英語系國家早已不會使用的過時用法,要多注意了!

(X) Dears, 錯誤,台灣人自創
(X) Dear all, 用法雖然沒錯,但是不太尊重每一個人的個別性,可改用 Hi, everyone
(X) Dear both, 錯誤,台灣人自創
(X) Dear Sir, 過於制式及老套,像中文裡的「敬啟者」
(X) Dear boss, 過時、老套

商業 e-mail 三大忌諱

寫英文 e-mail 確實不是件容易的事,尤其有時又要面對以英語為母語的外籍商業人士,難免會犯下一些小錯,但是有些通病,知道了就要避免發生啊~

忌諱一:懶散

做任何事切記就是不可懶散!看看以下兩句對照:

(X) BTW, need u 2 sign this, thx.(對了,你再幫我簽一下這份文件,謝啦!)
(O) Please sign this document. Thank you!(麻煩你幫我簽署這份文件,謝謝。)

非正式的縮寫,若是跟朋友傳 line 還可以,但若是撰寫用於正式場合的商用 e-mail,可千萬別犯下這種錯誤!

忌諱二:充滿驚嘆號

適當的驚嘆號可以用於表達熱烈情感與良好禮儀,然而一旦過多,效果可會適得其反,我們看看以下例子:

Good job!!!
Well done!
Outstanding!

一個驚嘆號,表達的反而是比三個驚嘆號來得更有力、直接的收尾。

要向主管報告壞消息時,記得要把驚嘆號收起來…這可會造成反效果的!

I am so sorry this happened!!!(我很遺憾發生這種事!!!)

忌諱三:過度簡化主旨

身為一位職場大忙人,如果你今天收到一封主旨為「會議」、meeting 的信件,第一反應當然是忽略它,等有空再點開來看!因此,一封成功的信件,應該要闡明信件主題,讓收信人可以在第一時間就知道這封信想傳達什麼,自然就會盡快回信。

看以下兩個主旨,你就知道有什麼不同:

(X) meeting 會議
(O) marketing weekly meeting @ 9 am 早上九點行銷例行會議

e-mail 錯誤率最高的字

很多人會覺得用膩了 thanks 或 thank you,覺得換個字看起來會比較厲害,所以就會選擇使用 appreciate 來表達「感謝」,但這可是大錯特錯!看看下面四個句子:

(X) I appreciate you for the opportunity.
(O) I appreciate the opportunity.
(O) Thank you for the opportunity.
(X) He thanked for the opportunity.

appreciate 並不等於thank,thank 後面接人,appreciate 後面不接人,而是接一件事。

e-mail 結語

一封完整的 e-mail 絕對少不了好的結語,出色的書信收尾要看對象,更要看狀況,下面列出一些常見的結語,後面也附上收件者可能會有的感受,讓你更知道什麼場合該選什麼結語!

Regards 較沒有表示文字的溫度,可能會給人冷淡無情的感覺

Sincerely 有些人可能會認為有點做作,應改用  Looking forward to 期待您……

Looking forward to your reply/feedback. 靜候佳音。

Regards 前面也可以加上 kind, warm, best,這會使千篇一律的 Regards 更有溫度喔!

Cordially 嚴肅場合、談判適用,應改用Thank you for 感謝您……

Thank you for your time. 感謝撥冗。

另外,還有一種文末常見的錯誤用法,你有這樣寫過嗎?

Thank you in advance. 先謝謝你了。

在中文裡聽起來很有禮貌的一句話,在外籍商業人士看起來卻是非常不舒服,是聽起來自以為是、冒昧的說法。要小心別弄巧成拙了,你可以改成這種說法:

Thank you for considering my request.(謝謝你考慮我的要求。)
Thank you for any help you can provide.(謝謝你提供協助。)
I will appreciate your help with this situation.(很感謝你願意幫忙。)

這些更「白話」的說法,不僅能表達更多禮貌,也能讓人感受到你的誠意!

文:Bonbee Yang

※本文獲「VoiceTube看影片學英語」授權轉載,原文:【商用英文】別再用老掉牙的 Dear、 Sincerely ! e-mail 大補帖教你寫出有效又專業的商業 e-mail!