讀到 Inc. 上一篇文章:「The 1 Hour Weekend Activity That Can Totally Change Your Week (週末的一個小時行動可以完全改變你的一週)」,覺得深有同感,因為這正是我近年來貫徹執行的方法。

上過我的「 Evernote 課程」或「時間管理課程」的朋友,還是電腦玩物的長期讀者,一定都聽過我分享:「每個週末,我會花半個小時到一個半小時的時間,整理出下一週的子彈筆記清單(行動清單)。」而且我確實會推薦大家也這樣做:

週日下午,花一個小時擬好下週計畫。這個時間支出獲得的收益,將會非常值得。

我以前學習「GTD 時間管理方法」時,裡面已經有提到「每週檢視」這個概念,但我一開始沒有特別感覺,「不就是反省嗎?」我心想,於是沒有強迫自己要刻意練習,就是想到才做,有一搭沒一搭的,如此一來:方法不對、態度不對、不能持之以恆,當然沒有效果。

直到幾年前,我開始練習「子彈筆記方法」,幫自己設定了一個「擬定每週子彈筆記(行動筆記)」的習慣,並且開始研究如何做出「有效的」一週行動清單(有效兩字很重要,列清單大家都會,反省大家也會,但要怎麼讓列出來的清單是有幫助的?),而他的最佳製作時機,就是每個週末花一個小時擬好下週子彈筆記。

這樣「刻意練習」後,我才真的感受到他帶來的巨大改變,也才知道「每週檢視」並非只是反省而已。(真正的檢視,不是反省而已,可參考:年終覆盤,讓明年的自己更好,我的5個回顧系統

每個週末花一個小時做計畫,效果是什麼?

週末時間寶貴,還花一個小時去做計畫,這是浪費時間?還是節省時間?以結果來說,這是節省非常非常多的時間。

週末是一般工作者認為的「放假休息時間」(如果你不是在週末休息,那你也可以把本文的週末,自動換成你每週真正放假的那幾天)。但所謂的「休息」,不是完全放空,不是什麼事都不要做:

如果你「完全休息」,很有可能等到放假結束,你只會更焦慮。(可以參考我寫過的:善用週末假日「克服工作壓力」的四個有效方法

事實上,人很多時候需要的休息,是像「莫法特休息法」那樣的休息,趁著「週末不用到辦公室工作」的情境轉變,讓你的身心腦去接觸平常工作「不會」與「不能」接觸的事情,刺激靈感與想法,補回心靈與大腦的「真正動力」。這才是有效的「充電」。

所以休息不一定要什麼都不做,最好是去做「你平常無法做的事」。例如,在週末的充電時間,好好重新面對自己,重新面對未來的時間,然後重新「校準」你的計畫,因為這時候比較少臨時的瑣事和忙碌的工作打擾你。

我覺得「每週末花一個小時做計畫」是更有效的「放空」!

不要腦袋空空、行動空空的放空,而是把心的焦慮放空,把過去的挫折放空,但重新填補好未來留出來的空位,校準方向,我就可以在下一週開始時用「飽滿」的戰力迎戰。

每個週末一個小時,仔細做出我的下週行動清單。這個習慣幫助我真正的減少累積的壓力,並且讓下一週重新回到目標軌道上,不會繼續上一週快結束時的混亂。(可延伸參考:我用來擺脫情緒枷鎖的十種方法

時間管理的方法不是讓你更忙碌,而是讓你避免陷入忙碌的陷阱。一股腦地瞎忙,讓你只是把時間都浪費掉,而要不瞎忙,就要幫自己做好計劃,這樣一旦忙起來時,才不會走偏方向。就像車子行進中遇到問題,事到臨頭你不一定有時間立刻排除,卻可以事先趁著停在休息站時,好好檢查、加油,然後安全上路。(可延伸閱讀:計畫愈縝密,生活愈隨興

如何用一個小時做出有效計畫?關鍵四步驟

但是,我從這幾年的執行過程中也發現:「計畫不能隨便亂做」,如果只是單純列出下週要做什麼,然後一樣都做不到,那這樣的計畫也只是讓自己更焦慮、更忙亂而已,反而浪費了更多時間。

Inc. 的文章提出了週末一個小時做計畫的「四個關鍵步驟」,我應證自己的經驗也非常贊同,一定要有這四個步驟,才能做出有效計畫,下面我就用我自己的心得來分享。

一、反省前一週的行動

1. 不只是檢查工作任務完成度
2. 檢查我的整個生活
3. 檢查我的心理狀態
4. 檢查我的關係
5. 檢查我的目標完成度
6. 找出問題
7. 設定解決辦法

首先我會先回頭反省一下「上一週的行動清單執行狀況」,看看哪些任務被完成?哪些任務被拖延?哪些任務出了錯誤?又新增加了哪些任務?有哪些專案還有步驟要持續推進?

我也會檢查自己的 Evernote 筆記收集箱,看看我針對上週的工作與生活記錄了什麼心得?有什麼發想?有什麼疑惑?

不過重點不是光看就好,這時候我會用「KPT原則」,去思考:「如果上週有這個問題,那下週我準備如何解決這個問題?」

在這個步驟的最後,是把上週需要解決的工作、生活、個人問題的「解決步驟」列出來,準備最後排入行動清單。

二、清空大腦

1. 列出所有你想做的事情
2. 列出你所有的煩惱
3. 列出郵件、即時通、筆記本裡還沒解決的事情
4. 勾出你最最想解決的事情與煩惱

接著我會放下上一週的所有失敗(因為已經整理好了),然後開始不看所有東西,單純探索我的大腦內在,看看有沒有我想做的事還沒寫上筆記?有沒有我的煩惱還沒寫出來?(可參考:解除壓力與焦慮的大腦 SPA 筆記術,起碼每週做一次

大腦內在探索完了,我再去檢查郵件、即時通、筆記本,有沒有還有漏掉的事情。

在清空大腦階段可能會「挖出」很多想做的事情,不過我們是沒有時間都做的!所以這時候可以先從清出來的事情中,幫自己覺得最重要的事情與煩惱打上記號。

三、檢查一遍下週行事曆

1. 知道哪些時間已經被工作、社交、家庭佔用
2. 為自己的健康與休息留出時間
3. 知道自己還剩下多少自由時間

清理了上週結束後要延續到下週的行動、清理了大腦中新的煩惱後,在決定真正要做什麼事情之前,我會看一下下週的行事曆。

看行事曆的好處有兩個,一個是我的「進攻型行事曆」習慣,可以讓我知道事先已經安排好的下週重點工作是什麼,這週是否偏離目標,這樣重新校準目標會更容易。

第二個是從下週已經安排好的專案進度與行程,我可以知道我下週還剩下多少可以運用的時間。

知道自己還有多少時間可運用,這樣看著前面步驟1與2清理出來的任務,就會知道要取捨到什麼程度。

四、決定下週行動清單

1. 整合步驟123
2. 決定下週要完成的目標
3. 設定每天要推進的主要行動

更大的關鍵就在於,這個習慣要有效,就是前面的步驟 1、 2、 3 都「不是」排出待辦清單!有時候我們會誤以為步驟 1 和 2 列出來的所有東西都是我的待辦清單,但這樣的計畫是無效的,是根本做不完,只會增加焦慮的。

所以要花一個小時計畫的原因,就在於前面 40 分鐘的時間其實是把自己的「籌碼(有多少時間)」和「標的物(上週反省、大腦清空)」理一遍,確認掌握著大部分情況,這時候才進行最後決定:下週要把有限的籌碼, 投注到哪些標的物上?

每一個週末計畫的過程,都是投注的過程,從「步驟 1 和 2」我知道所有可以投注的事情有哪些,而從「步驟 3」我知道可以投注多少籌碼,於是我開始選擇要投注哪些任務。

有「任務清單」是一回事,但真正重要的是「我選擇採取哪些行動的清單」。

所以我才提議試試看「135行動專注清單」,很多人說我的任務比這多耶?但問題是你沒有那麼多時間,列出所有任務又怎樣?我們要知道的是「優先專注要行動的是什麼」。

小結

透過上述的步驟,確實要花一個小時到一個半小時的時間,我會「理清」下一週真正的「行動清單」(而非所有任務清單)。

於是到了下一週,我知道有空檔時要優先執行甚麼事情,當計劃出現意外、忙亂時,我知道要趕快把握哪個方向。雖然一週之後可能又有點偏離,但只要每一週這樣校準一次,確實可以大幅改變下一週的工作效率,而也就改變你長期的工作效率了。

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※本文獲「電腦玩物」授權轉載,原文:[時間技客-18] 只要週末一小時的計畫,完全改變你的未來一週