會議有人遲到,你會等嗎?

這是我在國際商務禮儀訓練課程中,常問大家的問題。曾有學員提出,「那要看遲到的人是誰!」語畢,觀眾席間也掀起熱烈討論。

不過,站在國際商務禮儀的觀點來看,不論遲到的是誰,都應該「直接開始會議」!

讓我們想像一下:如果你是公司裡總是準時的那一位,可能會有這種不平衡的感覺---明明自己準時,卻要耗費時間等待姍姍來遲的人,除了浪費時間,也覺得「等待是給準時者的懲罰」,而遲到者卻能夠「享受被等的優越待遇」。

眾所皆知:準時是職場必要禮儀,然而我們卻沒想到:準時其實包含著2個意涵:「準時出席」和「準時開始」!但問題來了...如果遲到的是老闆或會議的關鍵人物,還是要準時開始嗎?

如果老闆遲到,建議負責人務必即時聯絡老闆,詢問是否需要等他到了才開始?如果老闆說不必等他,可以進一步提議「在您抵達之前,是否可以先讓大家討論某某議題?」這麼一個小動作,不僅讓老闆掌握狀況,避免讓大家枯等,也為老闆減輕遲到的尷尬。

如果你是老闆或主席,而預測自己會遲到,事先主動聯絡、說明、安排,讓其他人可以先行開始或做其他事,是最好的做法。

掌握遲到who&when,靈活調配議程

如果你擔任會議召集人或主席秘書,務必要掌握遲到者狀況:who(誰會晚到)和when(何時到),並以明確的說法告知主席,例如「研發主管會遲到10分鐘」。

千萬避免模糊籠統的訊息(例如「有一些人」會晚到,或某某人「快到了」),模糊訊息只會讓主席無法確切掌握行程,甚至拖慢會議效率。所以,若對方說快到了,你不妨進一步引導對方講出較精確的訊息,例如問:「您大概會在10分鐘後抵達?還是20分鐘?」總之,訊息一定要即時且明確,才能讓會議主席快速應變,決定是否需要調配議程順序,確保討論重要議題時,沒有「關鍵人物」缺席。

相對地,如果遲到的人與這次會議的其中一個議題無關,則可以先行討論,以提高會議效率!需要特別注意的是,這裡說的「關鍵人物」因議題而異,可能是老闆或高階主管,也可能是部屬,例如某個project的執行者,或特別需被「盯」的人...。

維他命話題,讓等待不煎熬

然而,萬一沒有可以提前討論的議題,並且因為「關鍵人物」還沒到而不宜直接開始,這時「維他命話題」就可以派上用場了。

維他命話題,意即「聽到的人賺到了,沒聽到的人不會受影響」的話題,例如公司最近的小改變,最近觀察到的產業脈動,與廠商分享公司產品的故事...等,讓準時的人不會埋怨浪費時間,遲到的人也不致錯過重點。因此,建議所有有機會主持會議的職場工作者,都要準備一些「維他命話題」,如果真的需要等待,就可以隨機應變拿出來使用。

從下次會議開始,就用以上方法來掌握時間,邁向更輕鬆順暢的工作效能吧!