據說TOYOTA有一條要求所有文件都要整理成一張紙的規則。轉換成製圖規則,等於「一張圖表,一個訊息」,亦即一張圖表只聚焦於一個訊息上。

當你在分析思考過程中做了各種圖表後,腦中因為累積了許多資訊,一不小心就會加入過多訊息。

但是,圖表不是做來讓人感嘆你多會蒐集數據,也不是用來讓人稱讚你聰明到能做出多複雜的圖表。圖表的目的,在於向對方傳達重要事實及取得理解,所以應力求簡潔。

做好圖表後,就把從中讀到的訊息一一寫上,剛開始可以先用條列式寫法。將想到的事情全部寫出來後,再將特別重要的訊息整理成文章,盡可能寫成二、三句話,簡單明瞭最好。寫好後,先把圖表遮起來。試著想像,若想表現你想傳達的訊息,哪種圖表最有效果。

想到Toyota上班?「一張圖表,一個訊息」,是你一定要會的本事!

是想表現變化?還是表現細目?或者表現比較後的倍數關係?該用一個或二組圖?圖表形狀會依據想表現的內容而改變。

如果出現為了讓訊息更清楚表現追加數據的情況,就必須移除圖表中的無謂訊息。有時候,一張圖因為塞入太多要要素,例如一張圖傳達了三個訊息,就得考慮把圖表拆成三張。如此一來,圖表會變得更清楚易懂。

書籍簡介

書名:麥肯錫顧問教你從菜鳥變成問題解決高手
作者:齋藤顯一、竹內SATO子
出版社:商業周刊
出版日期:2017/06/08

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