明明有加班,申請卻被公司拒絕該怎麼辦?上班族該知道的6個「出勤紀錄」問題

出勤紀錄指的是一般公司用打卡或簽到來記錄員工工作時間的資料,由於勞資雙方對於工時、工資、休息及休假等認定常常會產生爭議,如果雙方平常相安無事當然就不會在意,一旦發生勞資爭議,那就必須找出一個依據去推定勞工過去的工作時間為何。

為了讓勞工之正常工作時間及延長工作時間(加班)記錄更加明確,所以勞基法課予雇主義務,以備作為勞資爭議之佐證依據。

明明有加班,申請卻被公司拒絕該怎麼辦?上班族該知道的6個「出勤紀錄」問題

勞動基準法第30條第5項、第6項

勞基法不但規定雇主「應」置備出勤紀錄,而且也必須要記載勞工的出退勤時間到「分鐘數」為止,才能真實反映員工的上下班時間。另外該紀錄並不限定格式或記載方法,最常見的當然就是一般的打卡鐘或簽到表,其他如門禁刷卡、指紋或臉孔辨識、線上刷卡或像運輸業的機械式行車紀錄器(俗稱大餅圖)等等,都可以作為出勤紀錄的一種,而如果未置備出勤紀錄,在勞基法上的罰則也是相對較重的。

之所以較其他程序性的法令(如未備勞工名卡或工資清冊等)罰則較高,就是因為出勤紀錄有上述的重要性,為了避免雇主規避主管機關檢查,乾脆不把打卡記錄拿出來,因此才提高了違反該法令的處罰金額。

實務上,在出勤紀錄的管理或認定上還是會出現許多爭議,我們列舉出了幾個問題,讓大家能夠依自身的狀況參考:

問題一:公司主張」,所以根本不打卡,或是只打上班卡不打下班卡,可以嗎?

當然不行!完全不打卡就是符合以上所說的違反勞基法第30條第5項規定,可以處9萬到45萬元的罰鍰,但如果是只打上班卡不打下班卡,那就是出勤紀錄沒有如實記載到分鐘數為止,也違反了第30條第6項的規定!

至於責任制這個說詞,並不是合理的說法,勞基法有近似於責任制的特定工作者,但工作時間也不是無限上綱,還是必須符合一定的規範,詳細可參照:勞基法下的孤兒-談第84-1條工作者

問題二:公司要求先打卡再繼續上班,那勞工該怎麼做?

先打卡再繼續上班,一樣是未覈實記載員工出勤時間的問題,依然違反勞基法第30條第6項規定。然而實務上勞工一定是不敢出聲,默默繼續工作,但其實非常不建議勞工對此情況默不吭聲,因為如果事後想再去跟雇主要求加班費,那根本無從舉證,勝算會非常低的,建議可以蒐集一些證明,例如加班時間的出貨單、報告或機器設定的紀錄等,總之要找出有記載時間的紀錄,且最好可以與工作有所連結,才能有利日後舉證,或向主管機關舉發。

問題三:公司加班採申請制,但卻不讓員工申請或是一直拒絕,但我確實有打加班卡,該怎麼辦?

加班申請制,實務上是合理的做法,可以讓雇主有效且方便控管員工加班的狀況與時數,但絕不是讓雇主可以任意准駁員工的加班,如果雇主明知勞工在提供勞務,卻未表示拒絕或採取防止之措施,那該時段依然必須認定為加班,雇主還是無法避免給付加班費的責任。(參照行政院勞工委員會96年3月2日勞動2字第0960062674號函)

問題四:工作性質跟一般固定辦公場所的勞工不同,沒辦法在同一個地點上下班,出勤紀錄又該怎麼做?

此問題就必須參考勞動部104年發布的「勞工在事業場所外工作時間指導原則」,該原則列舉出了幾種工作時間較難認定的職務,包括媒體工作者、資訊產業、外勤業務員或駕駛員等,共同的重點就是出勤紀錄的記載不限形式,只要有辦法可以顯示出退勤時間到分鐘數為止即可。

另一重點就是出勤紀錄的記載責任是在雇主,所以如果老闆們被勞動檢查到有問題,就算全推給勞工也不能當作不被裁罰的理由!

問題五:雇主不給出勤紀錄副本,又該怎麼做?

如上所述,按勞基法第30條第6項向雇主要求出勤紀錄副本時,如果遭到拒絕該怎麼做?除了可以先試著想辦法自行取得出勤紀錄副本(拍下打卡紙或電腦刷卡截圖),另外如果可以取得被拒絕的證明(當然最好是書面),最壞的打算就是直接向主管機關申請勞資爭議調解,透過該程序向資方請求,即使調解會議上資方拒絕,也要要求委員在會議記錄上註明,作為日後申訴的依據!

問題六:勞工總是不打卡或常忘記打卡,身為雇主我該怎麼做?

就如我們一直強調的,法令是課予雇主義務,必須記錄好勞工得出退勤時間,因此即使是勞工不打卡,到時候因未覈實登載勞工工作時間而受罰的還是雇主。所以老闆或人資們平時就應該要注意員工的出退勤情形,也可以像一般有規模的企業設置忘刷機制,如果忘刷超過一定次數就會影響考績等等,但務必要請員工補登錄真實的出退勤時間,避免因為一時的疏忽而得不償失。

總而言之,出勤紀錄在法令上的意義是用來「推定」員工實際的工作時間,或許的確不能真實反映員工勞務的付出程度,但這也是長久以來針對工時紀錄的制度,如果你的行業屬性能夠找出對勞資雙方都能保障的制度,而且又能符合以上的法令,那當然就再好也不過了!

※本文獲《Workforce》網站授權轉載,原文:工時與工資的基石—讓你知道「出勤紀錄」有多重要!