自從6年前,媽媽和婆婆同時生病,我就毅然決定離開職場,另闢工作的場域。畢竟,在外商工作超過15年,縱然針鋒相對、衝突競爭,也已經習慣;但習慣並不代表喜歡。如果人有第二次機會,可喘口氣,轉換職場,似乎也算是老天爺給的福氣。

回首過去的職場生活,我發現,很多上班族,似乎都對「時間管理」這個議題很有興趣。為什麼?我想,答案應該很簡單:「因為時間不夠用!」為什麼時間不夠用?這時候,請你不要答得太快,請你回想一下,到底是工作太多?還是效率太差?

答案都不是!

我觀察到的是,現在上班族的工作環境,似乎沒有辦法讓人完整地利用。時間其實是夠用的,重點是,工作不斷地被打斷,工作時間零散到讓人無助!

你知道時間零散會如何嗎?

首先,思路中斷。想到一半的東西,突然被迫中止,等到再回到座位,又得重新開始想一遍。接著,如果硬是從中斷的地方延續,你會發現做到後面,會和一開始的數字或主題有差距,因此,就得花更多時間做修正。你知道的,修來修去所花的時間,其實比從頭到尾寫一遍還更麻煩。最後,時間零散會讓你沒有成就感。你只覺得你在交差,而不是在遞出一個有創新、有品質,或完整的工作。

之前我的主管,非常喜歡坐在辦公室,大聲對著外面的我們叫人!她一叫,我們就得立刻放下手邊工作,迎接這完全沒有頭緒的開會。由於無法事前準備,心情上也沒有辦法馬上聚焦,會議的冗長耗時,你是可以想像的。

臨時會議的主題,非常繁雜...有時候和行銷召開產品定位會議,有時候和業務進行促銷活動討論。然後,又是談母親節促銷結束後的激勵大會,接著,又跳到人事的私下會談。一天之內,往往臨時被叫個5~6次,不算稀奇。

好不容易離開老闆房間,桌上電話又來了!有廠商要討論發包細節,並且抱怨作業時間太趕。或者是,第一線銷售人員打電話來問可不可以換制服尺寸。整天下來,沒個安靜,時時刻刻都是打斷人思路的干擾作業,讓我這個經理人,想要有個完整的時間,好好寫個案子,似乎都是不可能的事。

就這樣,我認了。

因為我換了好幾家公司,過了美商、法商、日商的職員生活後,發現到哪裡都一樣!我必須承認,我的時間都在公司手上,都在老闆手上,就是不在自己的身邊,時間管理?!開玩笑!那也得我手上有自己的時間,才能管理呀!

但我這個牡羊女,比較不服輸,我還是想方設法的想偷回原本屬於我的工作時間。以下是我的幾個方法,如果你喜歡,可以試著一兩招,我自己覺得還挺管用的。

1、把今天一定要做的三件事,寫在筆記本上

請記住,不要多,寫三件就好。一天完成三件事,其實就是很大的突破,而且也感覺不會那麼難。也請記得,一定要用「寫」的,不要用電腦打字,因為人看到自己的筆跡,對目標的認同度會提高。

每做完一件,就立刻用紅筆畫掉,讓自己有成就感。三件事都做完,就找個可以激勵自己的方法,獎勵自己一下,那麼,你會更樂意繼續這個小習慣。

2、另闢空間

在老闆的允許下,帶著你的電腦和公司資料,找個安靜的會議室或工作角落辦公。請你告訴老闆:「半小時之內我不在,我要寫一份報告。」在這30分鐘裡,如果有簡訊、email,都盡量不要回應。全神貫注在手上的工作,告訴自己,不要分心,因為,只有這30分鐘是可以把握的。

我的同事則選擇另外一種方式。例如,她會在小白板上寫:「趕工中,PM4:00以後可說話」如果有人走過來要跟她討論事情,她會一句話不說地用原子筆敲一下白板。任何人來找他都是一樣的對待,她有自己的原則,反而大家都會尊重她的工作習慣。