有些人成就自我的方式是「手腳比別人快」。他們總能搶先一步幫長官開門,常是第一名完成工作,就算要加班,也是「陪大家努力」的性質居多,其實早已打完收功,悠閒得很。

總慢不只一拍的人,會覺得前者是「心機重」,不然就是「有那個天分」、「本來個性就比較急」,所以才能比常人快一些。但反應快的人,與其說是性子急,不如說是提前想好策略;說靠天分,其實更需要磨練。那該怎麼磨呢?

我在業界是以「特急件」為名,雖然產出的品質不一定是最高等級,但通常很趕的急件,也只有我能處理。某大報曾在下午兩點半邀稿,希望我能幫他們寫篇文章,約1200字。截稿時間呢?下午三點。

半小時?寫得出來嗎?

最後我在兩點五十五分交卷。

怎麼做到的?天生神力?當然不可能是天生的能力。我打字是不慢,但要完成一篇千餘字的文章,從構思、寫作和校對,大概也要三小時才比較「安全」。那半小時的奇蹟呢?

當然是事前已寫了一點東西,才能在半小時內修改、校對,丟出去。平常我都會預備一些萬用或時事性比較強的草稿或大綱,一有緊急需求就可以出手。當然,儲存備稿會有機會成本,可能過了賞味期都賣不出去,或是一直找不到適當的出手時機,但這就像保險或投資一樣,一碰到需求出現,就有機會搶到藍海市場。

許多政治圈的「神蹟」,像是總能搶先叫出所有選民綽號的政客,其實也只是提前準備夠充分罷了。助理會幫這種人準備好樁腳的個資,只要下車前緊急背一背,上場時就「神」的不得了。

不論是哪一行,只要比他人多準備,就有搶先一步的機會。如果隨時都能把接著的可能狀況推演一次,先預備最低限度的材料與資訊,等某狀況真的發生,就可以比別人少一截反應時間。

所以搶先一步幫老闆開門的,你才看到他搶著開門,他心裡已想著要按哪一台電梯了。你想搶在他前面按電梯,卻按錯更慢開的那台,因為你事前沒注意哪台是樓樓停,哪台是跳著停。你的搶快,反而讓你看來更急躁,更減分。

那要怎麼轉變心態呢?

前置準備不足,臨場就容易失之急躁,或慢人一拍。而前置階段的準備不足,又源於未檢討歷來的失敗經驗,沒找出縮減無謂行動或資源浪費的判斷原則。「敏於事者,勉其所不足」,你要隨時依個人經驗修改,才能因應環境的變化。

敏捷的人總是執行浪費最少的標準作業流程,而且清楚這一套背後的原理;你可以參考別人的做法,但人家的模式有可能不適合你,你得有意識整理出一套自己的SOP。

如果一時之間很難掌握技巧,那就記得君子「敏於事而慎於言」,「訥於言而敏於行」,機敏的人通常不是先動嘴,而是先動手。動嘴,總會讓他人感到直接的侵略性,真要搶著講,那也是提醒他人眼前的危險,或是提供對方幾個行動選項,並尊重他的決定。

還有,也要拿捏效果和速率的平衡,不能為搶快而做出不及格的成果。有時選擇慢人一步以維持品質,反而是正確的決擇。「快」只是一種手段,不代表這是唯一的標準答案,有些人將之做為特色,但對多數人來說,謀定而後動的快,才真是正有意義的快。

如果缺乏提升自己的動力,那就記得「敏則有功」,要說有什麼德行能帶來最具體的利益,那大概就是機敏了。相對來講,利益也會是提升行動速率的重要誘因。

我服兵役時,早上部隊集合總是拖拖拉拉,歷任值星官都被長官罵到臭頭。最後幹部決議,先整裝好到集合場者,可以挑選當天攜行的武器:最輕的3公斤,最重的快13公斤;慢到的人,當然只有扛那13公斤了。

自從有了這個決議,早上六點四十多才進餐廳吃飯,七點十分就已經在集合場整隊完畢了。怎麼做到的?這需要SOP:前一天已把襪子套進鞋裡,綁腿套在鞋筒上,衣帽該掛的配件都夾好,等吃完早餐衝回來,拿出全副武裝一套,3分鐘內搞定。

還是搞不定呢?那就是13公斤的機槍等著您。

所以,如果認為自己的慢是個問題,那就找個能戳你往前衝的誘因吧,別老是在閃電俠身旁懊悔了。