還在害怕看不懂外國客戶寄來的信嗎?寫英文信件時總是詞窮嗎?小V整理了20個商業書信中經常出現的單字,這次學起來,下次寫信就不用怕啦!

動詞:

1. extend (v.) 延伸、擴大、加長

說明公司的近況,例如公司最近想擴大營業就可以說 extend our business。希望分店數可以遍及全國則用 extend over the whole the country。

Can’t you extend your visit for a few days, and stay a few days longer?(你不能多停留幾天嗎?)

2. notify (v.) 通知、知會

notify someone of something 是「通知某人某事」,這邊用的介系詞是 of。和 notify 相似的字有 inform 和 tell。

This email is to notify us that meeting time has changed.(這封電子郵件是要通知我們開會時間的更動。)

3. restate (v.) 重申、重新敘述

將這個字拆成 re- 和 state 來看, state 是指「聲明、陳述」,re- 是拉丁文字首,意為 back 或 again,意指「回到、又、再」。

As your teacher, I restate the importance of this project because it will be a turning point in your learning process.(老師重申這個活動的重要性,因為它將會是你學習歷程中的一個轉捩點。)

4. affirm (v.) 確實、肯定

常聽到新聞報導說某單位「肯定地證實」某事,可以說 affirm doubtless。意思相近的單字有 confirm。

The government affirmed that the accident was caused by human error.(政府證實這次的意外是人為疏失。)

5. issue (v.) 發行;(n.) 問題、發行物

issue in 是指「導致、造成」,issue at 是「按…出售」,in the issue 則是「結果」的意思。

Don’t avoid the issue, I want you to answer my question.(不要逃避,我要你回答我的問題。)

6. inform (v.) 通知

商業書信經常用來通知某事,而「通知」就會使用 inform 這個動詞。用法是「inform + 人 + of/about 事件」,指「通知某人某件事情」。

Has the secretary informed you that the meeting was rescheduled?(秘書有通知你會議時間改了嗎?)

※補充:inform 的衍生字

information (n.) 資訊、消息(請特別注意!information是不可數名詞,不可在字尾加上"s")
informative (adj.) 增長見聞的
informer (n.) 舉報人、密報者

7. enclose (v.) 附入、裝入

信函或其他投遞的信件中常常會附上其他相關文件資料,這邊的「附上」稱為 enclose。enclose in 是指「將…封入」。

Please enclose your certificate of enrollment when submitting your CV.(投遞履歷時,請同時附上在學證明。)

8. attach (v.) 把…附加在

attach 和上一個單字 enclose 最大的差別在於:enclose 是用於實體信件;而 attach 是用於電子郵件中的附件。搭配 attach 的介系詞是 to,而附件的名詞是 attachment。

Please double check the complete marketing proposal attached to the mail.(請再次確認信末附上的完整行銷企劃書。)

名詞:

9. layout (n.) 安排、佈局

layout drawing 是「佈置圖、草圖」,layout area 是「藍圖規劃區」。

The layout of VoiceTube’s website is completely perfect. The learning experience is great.(VoiceTube網站的排版非常完美,我在學習的過程中享受了非常棒的用戶體驗。)

※補充:

issuer (n.) 發行人(等於 publisher)
issueless (adj.) 無結果的、徒勞的
issuable (adj.) 可成為爭論點的

10. stationery (n.) 文具、信紙

stationer 則是「文具商」,另一個容易和 stationery 搞混的 stationary 是形容詞「靜止的、不動的」。在拼法上只有 a 和 e 的差別,要特別注意拼字!

Due to the popularity of email, fewer and fewer companies are buying good quality stationery anymore.(由於電子郵件的普及,愈來愈少公司購買品質良好的文具。)