無效的團隊溝通不僅會導致員工無所適從,進而降低工作的效率,更容易導致團隊內部無謂的爭吵。為了及早注意到這個問題,在科技公司擔任經理的Avery Augustine提出領導人必須注意的四個徵兆,在團隊發現這四個跡象,背後的真正問題可能是團隊溝通不良。

一、重複完成相同的任務

當團隊內部溝通不良時,不但會造成員工的困惑,問題也會接踵而來。舉例來說,今天有一個全新的計畫,需要由兩個不同部門協力完成,然而在分派工作時,因為部門間的溝通不良,導致員工不清楚自己的責任範疇、也不了解自己應當完成的部分。這時候,很有可能出現同樣的任務由兩個不同的人分別完成,導致有人做白工,浪費時間與人力。

二、做出成品與預期落差大

很明顯的,這是因為溝通不良產生的認知不同。造成這樣的結果,可能的原因有:一、主管的指令不夠清楚明確,二、下屬沒有問清楚主管真正的需求,或以上皆是。不論真實的原因為何,可以肯定的是,團隊的內部溝通需要再加強,所以下次當你發現下屬完成的任務結果跟你預期的有落差,你就要特別注意也許是團隊溝通出現疏失。

三、全場只有單邊發話

這是一個最常被提及,同時也是最常見的溝通問題,尤其容易發生在其中一方主導了整個談話的時候。我們也許都有過這樣的經驗——在一場會議中,只有老闆一人口沫橫飛地說著公司未來的願景與計畫,台下卻是一片死寂;又或是,你一人在台上向客戶簡報你的企劃,卻沒收到任何回饋。溝通的目的在於確保對方理解、並接受你想要傳遞的訊息,單方面的談話只做到了傳遞訊息,卻無法保證對方是否真正理解,也就容易造成團隊溝通出問題。

四、彼此的優先事項不一致

當我們必須同時處理多項任務,最有條不紊的方式就是替任務排出優先順序,再根據順序一件一件解決。但當領導者沒有明確指示自己的目標與優先事項時,將難以確保員工與你站在同一陣線,朝著同一個目標努力。這麼一來,很有可能出現的狀況是,當你想要了解A工作是否已經解決時,你的下屬卻說自己整週都專注於處理B工作,「因為他以為B工作才是你的第一優先」。此時,你就該提高警覺,這是團隊溝通出問題的警訊之一,因為有效的溝通意味著團隊中的每一位成員與領導者都在同一戰線——你們有著同樣的優先事項,了解哪些該先處理、哪些則可以稍微延後。

做為一個領導者,面對這些問題時,你很可能會將這些錯誤怪罪於其他原因,像是:員工能力不足、過於漫不經心,或是職位的不適任。但事實上,問題的根本是「團隊溝通不良」。所以下次當你發現這些徵兆時,不妨從解決團隊溝通不良這個問題下手。

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本文由「SmartM人才培訓網」授權刊載,原文:主管注意!發現這4個徵兆,代表團隊溝通漏洞大