溝通不只影響一個人的人際關係,更影響一群人的工作成效。根據美國統計,每個人每天花了將近3/4的工作時間在溝通,包含大大小小的會議、討論、電話拜訪、信件溝通等,稍微高階的主管甚至一天花費超過80%的工作時間在溝通,扣除這些溝通的時間,一般人能好好坐在辦公桌前處理事務的時間僅占約20~25%。

然而,我們真的需要花這麼多時間在溝通上嗎?美國企業管理顧問公司「Juice Inc.」的共同創辦人Brady Wilson認為,如此多的溝通時間與溝通成效未必相符,因為人們在溝通時,往往會有認知落差,因此,確實增加溝通效率達到良好的雙向溝通,才能簡短溝通時浪費的時間。他整理出三個步驟解決團隊溝通時的認知落差:

步驟一、檢視團隊內的溝通類型

Wilson指出,團隊內的溝通類型分兩種,修復溝通與預防溝通。以大部分人最常遇到的開會狀況舉例,若今天某位同事正在台上提出某項計畫的規劃簡報,在簡報的過程中,台下大多數的人都邊聽邊點頭、透露出認同的眼神,最後提案也順利通過,會議結束後,這位同事才默默靠過來說:「其實在簡報時,我發現某些人好像不那麼認同。」

但在會議當下,這位同事並沒有直接引導相關問題、進一步詢問那些感覺有異議的人,這樣的狀況即是典型的修復溝通。相反地,若這位同事在會議當下感覺不對勁後,便進一步詢問是否有相關問題,引導同事說出覺得有疑慮處,則是預防溝通。

步驟二、釐清修復溝通與預防溝通的差異

研究顯示:修復溝通會因為一開始沒有立即解決疑惑點,導致事後需要花比預防溝通多10倍的心力去完成一件事。一般人在做事情時,通常會很直接地感覺到他人的不認可,但大部分的修復溝通者,往往選擇忽略、裝作沒事,而在實際執行上,同個會議室中的人通常都是執行不可或缺的螺絲,一個環節不認可、隨意草草了事,都有可能影響整體的運轉,待到問題發生後,再一個個慢慢解決只會更勞心勞力。

預防溝通的目的,即是預防往後一連串亡羊補牢所消耗的成本,在一切還尚未實際前即詢問、了解、解決,達到真正有效的溝通。

步驟三、將修復溝通轉換為預防溝通

將修復溝通轉換為預防溝通,大部分人可以讓溝通更有效率,避免往後不停召開、綿延到天邊的會議。而要確實做到預防溝通,Wilson分享了三個方法:

(1)面對面的溝通

研究顯示:當主管與員工面對面溝通時,情緒是會有極大感染力的。面對面溝通能夠在第一時間最直接感受到參與者的反應,同時也能讓聽者更容易被報告者的情緒感染,雙向溝通間的阻力便會降低。

(2)有意義的溝通

全公司最厭倦的,莫過於一些無意義的流程會議。然而令人無感的會議,通常問題不只在主管,員工們的參與度更重要,主管應該避免不必要的會議流程、內容等等,而在會議進行當下,若要達到有意義地溝通,參與者需要專注地聆聽報告者並適時地給予回饋,如此一來,溝通才會有來有往,達到開會的意義。

(3)經常性的溝通

Wilson指出,經常性的溝通最能有效降低修復溝通。頻率太低的溝通,往往會在各部門執行一段時間後,才在會議上發現整體根本沒有良好地搭配運轉,小至一項新品的推出、行銷、定價,大則容易使得雪球越滾越大,最後難以收拾。溝通應該要能夠經常性地進行,培養參與者間的默契,同時定期確認進度,才能讓每一次的會議都達到精準的預防溝通。

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本文由「SmartM人才培訓網」授權刊載,原文:《提案沒意見、執行竟問題一大堆!3步驟解決團隊溝通認知落差》