研究與實踐時間管理方法多年後,我逐漸體悟到比起「要到」更多時間(事實上也很難要到),比起「去搶去擠」時間(當然偶爾截止日前難免趕工),更好的做法是「創造優質時間」。

能夠獲得更高生產力的人,不是以時間的數量或速度取勝,而是以「時間的品質」取勝。

什麼時候可能遇上看似擠出大量時間,實質上卻因為缺乏優質時間,而讓生產力降低呢?我想到一個自己親身經驗的例子。

紅眼航班

有一次老婆和我要出國去玩,因為太晚決定,訂不到理想時間出發的飛機,於是我們決定挑戰看看凌晨出發的「紅眼航班」,想想,半夜兩三點的飛機,早上六七點就抵達目的地,這樣不是多出完整一天可以旅遊的時間嗎?而且機票還更便宜?我們當初想起來都覺得賺到了。(關於我的訂機票方法,可參考:善用 Google 航班搜尋找出理想便宜機票的 10 個技巧

但沒想到後果完全出乎我們的意料之外。

因為是凌晨的飛機,所以差不多午夜十二點就要到機場,也就是晚上十一點就要從家裡出發,那一天還要上班,回家梳洗加上吃晚餐,根本沒有睡覺時間。我們一開始還不以為意:「反正就拼一下,不睡覺也沒關係,時間多出來就好。」(這其實就是我們平時常常做的擠時間方法。)(其實後來我還發現,我在 2014 年就告訴大家時間不要擠,只是我自己也偶爾會忘了這條戒律:時間千萬不要擠!真正幫你保持高生產力的三大法則

但是當我們終於在凌晨搭上飛機,在機上瞇了一下子後,等到要降落時,我們發現只睡一點點的我們開始出現精神不濟的現象,而接下來一連串的失誤一一發生。

首先因為我們精神朦朧,到了機場後只想趕快搭上前往市區的捷運,以便可以在車上再睡一下,結果沒想到太急且注意力渙散,所以我們搭成反方向的車子!還好及早發現,但變成要在不同站下車、要去解釋並更換已經買的票,更慘的是換來的票變成沒有座位的!

接著好不容易到了市區後,也確實還是比一般飛機更早到達,還是早上我們就可以開始遊覽行程,但事後回想,那一天的行程我們因為精神不濟,所以遊覽時沒有像平常一樣嘻嘻笑笑,留下來印象深刻的回憶也少了。

甚至因為最後太累,還提早回到飯店休息,比起我們以前出國旅行時玩到晚上才回飯店,仔細想想時間真的有節省嗎?更不忍回憶起的是,我們到了第二天還是精神不濟,直到第三天才回復正常。

不要用精力換時間

這次的經驗讓老婆和我決定以後都不搭乘紅眼航班了,就算買到比較晚出發的飛機,也寧願少玩一點時間無妨,或是乾脆多留一天,而不要「硬撐」,不要「用自己的精力去換時間」,因為:

1.時間:就算會晚一點到,但更重要的是在下飛機後保持好的精神。
2.精力:有好的精神,可以和旅伴有更好的聊天互動,保持好心情,保持更高的投入。
3.注意力:能更投入到旅途上,保持高注意力,更能發現旅途中好的風景、避免失誤、留下更深印象。(對於注意力,你還可以閱讀我的這篇文章:[LifeHack-23] 我如何保護上網閱讀注意力?

這就是「優質時間」,用「優質時間」去面對生活、工作與旅遊,保持好精力、高注意力下的時間,產生的「生產力」更好。

生活中需要優質時間

我還有另一個關於「優質時間」的自身例子。有時候我因為有正職工作、又寫部落格、又要「寫書」,現在還常常有公開或企業學校內的「講座課程」,真的會忍不住想要「一段時間當多個時空來用」。

「如果我能同時滿足多個需求,那時間不就等於多出來了嗎?」當這樣想時,又掉入另一個想要搶時間,卻犧牲時間品質的陷阱。

於是當我有了上述錯誤的想法時,我就會想說,趁著跟家人一起聊天喝下午茶的時間,我一邊打開手機來工作一下好了,同時又陪家人,同時又工作,多好?

但這樣做的結果是如何呢?我自己實際的體驗是,家人會覺得我都在滑手機,沒有真的用心陪他們,而且因為我一直分心,所以我其實也常常忘記聊天時家人說了什麼,但相對的因為一心二用其實工作速度也很慢。

結果就是賠了夫人又折兵,當我沒有用「優質時間」去陪伴家人、去感受生活,那麼不只家人感受得到,我面對我自己的生活也真的好像「走馬看花」一樣,創造的有趣回憶變少了、感動經驗變少了、印象深刻的事務也變少了。(而我認為這些生活裡的優質經驗是很重要的,可以參考我寫的:讓自己開心的筆記術,今天開始寫你的快樂筆記本

工作上也需要優質時間

所以,回頭講到工作上也是一樣的,當身邊雜事多到讓我焦頭爛額時,當專案真的進入恐怖截止期,當我想做的事情多於我可以做的時間(通常都是這樣),我就會提醒自己:

「優質時間、優質時間、優質時間」真的很重要。

雜事很多,寧願先擱著,但優先用最好的時間、最佳氣力、最高注意力去把最有價值回饋的工作完成。(下面這個原則我覺得還是非常有用的:把瑣事管理好?專案做到死也做不好

而我們的一整個人生,只要能創造更多優質時間,那麼無論生活與工作都會獲得更品質的回饋與收穫。

反而是那些「擠出來的、搶來的、硬要來的時間」,會搞亂我們的節奏、害我們失誤、分散我們的專注力,常常反而得不償失。

用優質時間反省時間管理方法

最後,希望這篇「紅眼航班與優質時間」的反省,也讓幫助大家反省幾個時間管理的真實意義:

1.生產力:不是以多取勝,而是以好的成果取勝。
2.效率:不是以快取勝,而是以有品質的執行力取勝。
3.時間管理:要同時管好時間、精力與注意力。
4.時間:不是只要盡可能擠出更多時間就好,而是要獲得優質時間。
5.精力:正確作息後的精力讓你全力以赴。
6.注意力:全力以赴就是好的注意力,有好的注意力才會提升工作品質。

當然,有時候搭上紅眼航班是迫不得已的選擇,例如你可能第二天早上要出差開會,今天又不能提早下班出發,但這時候就應該更小心謹慎,並且趕快想辦法恢復自己的精力與注意力,重新創造優質時間。

時間技客系列文章:

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※本文獲「電腦玩物」授權轉載,原文:[時間技客-10] 紅眼航班與優質時間