Q:公司得否要求員工代墊採買物品的款項,員工得否拒絕?

這是昨天網友問我的問題,其實這在初入職場最常會發生的問題,很多新鮮人都會中這一招,但是否可行,我今天以此為主題與各位分享!

一、公司應在管理規中載明相關請款的程序

這一點在員工手冊中就要有相關的記載及規範,我每到一間新的公司,都會看類似的文件,因為只要幾分鐘,我就可以知道這間公司是否有制度規範…相信我很多人在面試時,都不會想到類似的問題。

還有這種代墊的爭議常發生在服務業,有時店內少原物料、少青菜…就會馬上差人出去買,但如果沒有相關規範的話,又沒有發票,就會有類似的爭議,建議企業還是要有明確的規範,避免此類的爭議。

如果員工因此虧錢,是否為某種程度的薪資給付不完全…小心喔,主管機關有可能會加以裁罰的。

二、採買的物品是什麼用途,這一點很重要

至於是否可以要求員工做這種代墊的動作,我想用一個解釋函令來做解釋,讓大家看一下主管機關的態度為何。

行政院勞工委員會89年台勞資二字第0043550號函:

制服係為雇主為事業經營之目的,強制勞工於提供勞務之場所或提供勞務之當時所為必要之行為,其或為工作安全之目的,或為勞動紀律之要求,其費用應為勞務成本或職工福利之一部份,要求負擔或分擔,顯不妥當。

這是關於制服的解釋令,但請看看中間「事業經營之目的」的字樣,今天採買相關物品如果是基於雇主事業經營之目的,憑什麼要勞工先行代墊?如果是突發事件是無可厚非,但若是常態的話…這就大有問題了,而且明顯的讓員工無法自由使用其薪資收入,恐有違法之風險。

三、企業應設計『零用金』制度,以避免此類的問題:

還是會請企業設計相關的零用金制度,要用找相關人員工請領,並再設計代理人,讓須要使用費用的人可以在第一時間不會有資金上的問題,這才是可避免相關爭議的方法。