擔任主管,最重要的工作,就是溝通。但「溝通」本身是個藝術,也是展現主管能力最重要的場域,最好不要貿然行事。

我個人最可怕的紀錄,就是在某年的三月,我的總經理在晚上9點把大家叫來brain storming(腦力激盪)。為什麼呢?因為母親節的促銷大季即將到來(四月開始),她到台中看完市場之後,深深感受今年業績達成不易,心裡一急,在她坐高鐵趕回台北辦公室之後,緊急召集所有一線主管,再一次討論母親節促銷方案。

你猜,這個會議最後開到幾點?凌晨3點!為什麼拖這麼久,因為我們這個總經理,性子急,心情動得比腦子快,問她到底方向是什麼?她沒有頭緒,只是一直擔心做不到成長12%的承諾,但我們抓不到「她要的方向」,不知道重點。結果你就可想而知,我們跟著她無頭蒼蠅一直調整策略,大夥拚盡全力加班,最後沒有達標,軍心也潰散。那一年,我們業績成長不到6%,人員流動率卻高達51%。

如何講重點?在這裡我介紹你一個說話的方法:「金字塔表達法」

崩潰!晚上9點開會到凌晨3點..不想變成跟主管一樣的「碎念人」,快做這個練習

這是我自己非常喜歡的一種說話方式,它可以幫助你每次說話時,在腦中釐清重點,並且透過肢體,強化你要表現的內容。

練習的步驟如下:
1、2-3句話,說明目標或結果
2、清楚說明這次有幾個重點,與此同時,以手指頭比出重點數字
3、用不超過5句話明第一個重點
4、用不超過5句話明第二個重點
5、用不超過5句話明第三個重點
6、最後,再一次複述這幾個重點。然後,詢問大家的意見。

在此,我舉個例子,應該可以幫助你自我練習:

「今天我要報告如何透過促銷,讓本月業績可以成長至少5%。我建議的內容,一共有3個(與此同時,手指比3)。分別是第一、針對某些商圈,我們推出限時限量活動。第二、名單內的大型公司行號,我們可以給予VIP優惠。第三、推出限量超優惠福袋商品,提高購買話題和好奇。

第1的限時限量活動內容是...
第2的VIP優惠方案是...
第3的福袋話題規劃是...

因此只要透過這1、2、3這三種方式,我相信可以讓本月業績至少成長5%,各位針對以上三點,有沒有意見或想法?」

如何?讓自己每次的溝通,不論正式開會、非正式的交流,都以這個充滿結構的方式表達,你會讓人感覺,是個有系統、有邏輯,說話不慌張,腦子夠清楚的人。哪個屬下,會不喜歡邏輯思維清晰的主管?說話清楚,腦子明白,屬下,自然戮力跟隨。