幫自己的管理往下打深地基、往上建輕鋼骨

擔任主管職位,最重要的任務之一, 就是擔任「承上啟下」的溝通,並且在溝通用語上,應對進退合宜。這條「垂直」的命令系統,關係著你在公司活得好不好,待得久不久。

霏霏在公司已經三年,第四年時被派到新竹,準備擴展竹科店家的代收代付業務。霏霏年紀將近35歲,高瘦的身材,俐落的短髮,在我的主管培訓課程中,她的兩眼炯炯有神,上課時互動熱烈,但私底下,我完全無法想像,她竟是令老闆頭痛的小主管。

「霏霏?她很不錯呀~怎麼了?」中午用餐,我被總經理召見。「敏敏老師,她帶新竹的業務,業績已經三個月沒達成,我們後來才知道她給團隊的目標都比總公司低,訪客比例每月不到5成。」身高才156公分的總經理,以無助的眼神看著我。「我考慮降轉她,讓她回台北擔任普通員工職位。老師,您覺得呢?」這,真是和我上課印象的她,完全像是兩個人。

主管的「承上啟下」主要有兩種重要的角色

第一,對上司而言,每次當你和老闆開會時,你就是「代表員工」在發表意見,既然代表員工,也就意味著你了解第一線的運作,以及來自市場的聲音。你的任務就是發揮「影印機」功能,儘量讓下情上達,無所隱瞞,絕對是關鍵。

第二,對屬下而言,每次開內部會議,布達事情時,你就是代表「公司和上司」在說話,你以溝通者的身分,向員工說明公司願景、目標、對員工的期待和想法。既然是代表公司,也就意味著你必須以激勵的方式,有效詮釋來自上面主管的聲音。你的職務就必須發揮「翻譯機」的功能,儘量讓上情,以具體、激勵、正面的語言,讓員工可以理解,並且給予高度認同。

在此,我要特別提醒,千萬不要讓自己變成「不沾鍋」主管。

什麼是「不沾鍋主管」?意思是,當你代表上司發表意見時,如果你的屬下立即表達強烈的反對。例如,當你代表公司宣布業績抽成獎金自這個月開始從20%降到15%,員工的反彈你是可以預見的。如果員工對你有情緒,產生很大的反彈,請不要沒有任何承擔,並且露出一臉無奈的樣子,兩手一攤,對著員工說:「沒辦法,這是公司規定的,不然你去找大老闆。」這種只傳達命令,而沒有肩膀擔當的不沾鍋主管,往往是造成公司士氣低落的最主要原因。

課後,我刻意和霏霏聊了一下,她毫不隱諱地說出她帶團隊的無奈。「老師,我如果不把總公司目標調低,讓他們都可以拿到業績獎金,我底下4個人,一個月內就會走兩個了…」。霏霏,如果有苦衷,就要和主管商量,不管發生什麼事,永遠要記住,真正挺你的,讓你留在公司的,一定是你的主管。承上啟下的藝術和道理,現在,記住了。