在思考「如何不遲到?」這個問題時,我先利用之前在「九宮格筆記術」與「表格思考法」文章中提過的九宮格技巧(我真的覺得是很有效的思考練習),開始分析「遲到」這個問題的各種面向,經過了鳥瞰般的觀察,我發現切入遲到問題有幾個不同角度。(我分析用的九宮格表如下文圖示)

第一個角度,遲到和你「重不重視別人時間」無關。雖然有時候我們會想從道德層次規勸遲到者要「重視他人時間」,但是這樣的規勸通常無效,因為對遲到者來說真正的問題是「不重視自己的時間」,所以才不善於或沒思考過如何控制與規劃自己的時間(或是不懂得一開始就拒絕這些會遲到的約定,因為你重視自己的時間,就會知道自己其實沒時間)。

第二個角度,遲到可能是「技巧問題」。也就是如何設定一個有效提醒,以及如何保留自己到達目的地所需時間,遲到者不懂得保留時間的技巧,所以總是會有各種「因為意外」而沒辦法準時的理由,但仔細一想,為什麼守時者很少有這些理由呢?不是守時者沒有意外,而是他們懂得更有效的時間控制技巧。

第三個角度,遲到也可能是「心理問題」,也就是不想早到、不想準時,或許是天生不想照著別人的規定走,或許是不想早到看起來好像自己孤單被冷落,也可能是缺乏一個準時到的強烈動機(但一旦你只想剛剛好準時到,通常你就會遲到)。

如何不遲到?其實守時者想的都不是準時

那怎麼辦?遲到,是可以解決的問題嗎?這不是那麼簡單就能改變的事情,因為它牽涉到了「技巧」、「心態」與「對自己時間價值的重視」。

但我還是準備了兩個方向來嘗試解決遲到的問題,因為遲到問題,體現出也可能是「時間管理問題」:

1.練習「準備的技巧」,這不只對遲到有效,對各種無效的時間管理都有效。
2.養成「早到的習慣」,這也不只為了根治遲到,其實也跟矯正時間管理有關。

或許下面三種朋友可以因為接下來的步驟獲得幫助:

1.給守時的朋友看:不再擔心遲到,因為早到更不錯
2.給開始不想遲到的朋友看:這會是具體有效的解決方法
3.給沒有意識到自己遲到的朋友看:給自己一個轉變方法與觀念的機會

但如果是你的老闆、主管、大人物(或是你的約會對象)喜歡習慣性遲到呢?對不起,這樣的心態是想透過遲到展現某種控制欲與被關注的欲望,這時候任何方法都幫不上忙了。

步驟1. 設定「準備時間」的提醒,而非「出發時間」

當你知道自己有一個行程時,你會怎麼給自己一個時間提醒?最可怕的遲到者可能是「應該到達的時間」才開始出發!但有些愛遲到的人確實就是這麼做的。

好一點的情況則是會先查一下交通時間,然後在「應該出發的時間」開始出發,這看起來很合理?但卻依然很容易遲到,為什麼?

因為當你被提醒應該開始出發時,你發現自己還沒準備好東西!你手邊正在做一件事情!你還需要梳洗一番!於是就算盡快準備、趕快收尾,還是比出發時間晚了,於是就容易或必然遲到。

所以最好的做法就是:從「開始做準備的時間」的時間提醒自己。

例如我要去一個外地會議,我知道我十點要到,車程是一個小時,但是我還會考慮我要收拾一下公事包的時間,考量一下我需要先上個洗手間的時間,還有我要「結束之前一個工作的所需時間」(這一點尤其關鍵!),所以我會在八點三十分提醒自己:「要開始準備了」,然後我開始把前一個工作收尾,準備出門,讓自己一定可以在九點前出門。

其實仔細想想,不只是遲到需要這麼做,而是所有的任務都應該:「從準備時間開始執行」,才不會所有事情都是被追著跑,只好趕鴨子上架。你可以出門得很從容,也可以工作得很從容。

步驟2. 學會計算「意外時間」

除了精算過的交通時間、準備時間外,我還會給自己多一些緩衝時間,因為不知道會有什麼意外,例如忽然高速公路很塞車的話,或是錯過某一班車的話,還有沒有可能有準時到達的備案?

所以如果車程計算是 30 分鐘,我可能會當成 45 分鐘來估計。如果最接近的一班車是 9:30 發車,但到達時間只早 5 分鐘,那我會再去查前一班車,並且盡可能以搭上前一班車為目標,以防萬一。

把「意外時間」也納入準備時間的考量,於是前面那個十點要到的會議,車程一個小時,準備時間三十分鐘,加上意外彈性時間三十分鐘,我可能八點就會開始準備出發。

這會帶來兩種結果,但無論如何我都會準時到達:

1.一切順利,沒有意外,於是我提早三十分鐘到達。
2.有些大大小小意外,或是我拖著不太想出門,但最後還是準時到達。

其實再次仔細想想,我們平常的任務管理、時間管理不也該是這樣。就像我之前所說的,拖延不是什麼大問題,而且拖延的個性很難改變,但最大問題其實是:「我們誤以為自己不會拖延!」所以忘了幫自己留下「拖延的時間」(參考:人生就是不斷的拖延,我如何用拖延對付拖延?

步驟3. 了解「早到的優點」

但是太早到怎麼辦?或許有些遲到者不是沒有考慮上述的準備與意外時間,而是他們「不喜歡早到」,所以總是想準時,但也因此容易遲到。

而那些幾乎每次都守時的人,其實心裡大多想的都不是準時,而是:「如果我可以早到比較好」。

早到有時雖然孤單,但其實有不少優點:

1.「可以到附近逛逛」:如果是到新地方開會,我喜歡早到,不一定要直接前往目的地,而是在目的地附近先逛逛,增長一些認識,了解環境,說不定還對等等會議或活動有幫助,而且開會地點就在旁邊,我怎麼逛都不會遲到。

2.「可以準備好」:我喜歡早到一點的另外一個理由是,我可以先到附近的咖啡館安靜一下,收拾身心,並且到盥洗室打理好自己,讓自己是完全準備好的狀態進入目的地。

3.「可以事先交流」:或者有時候我會真的早一點到達目的地,這時候或許可以先探聽到一些情報,或是先了解一些等等可能的問題。

就算跟朋友約,我也習慣早到,早到不用真的一個人傻傻在那邊等,我會趁機到附近去逛逛玩玩,或是準備一下,然後以最沒有問題並且準時的姿態,到達彼此相約的場所。

有時候反而為了準時到,狼狽的到達現場,也不一定是好事。(留給自己一些餘裕,是很重要的工作智慧:幫助我完成 2014 所有任務的 10 條高效率工作法則

步驟4. 準備早到的備案

所以調整到:「其實早到也不錯」的心情後,我每一次跟人約定要去哪個地方開會、遊玩、演講,我其實都會準備一些「早到備案」。

例如這一次課程地點附近有沒有好吃的咖啡館?如果我早到,可以到那邊喝杯咖啡。或是附近有沒有書店?如果早到的時間不多,那就去簡單翻翻新書也不錯。

這樣一想,說不定還會想「那還是早到一點好了」。

我自認我應該是一個很少遲到的人,不敢說完全不遲到,但從這樣的早到原則來看,可以把遲到的機率降到很低很低。

因為我相信真正守時的人,其實心裡想的都不是要準時,而是「要早到」。

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※本文獲「電腦玩物」授權轉載,原文:如何不遲到?其實守時者想的都不是準時