電子郵件是職場常用的溝通工具,操作簡便,但許多眉角不能輕忽,一不小心也可能釀成大災難。尤其是主管職,一則命令、一個決定,動輒牽動數十甚至上百位員工,email溝通的準確、效率特別重要。

暢銷書作者David Finkel從身邊企業家朋友的實際例子發現,主管某些不自覺的email使用習慣,可能正默默扼殺團隊的工作效率。

一、每五分鐘收一次信

只要無法隨時知道收件匣的信件狀況,你就會感到渾身不對勁,因此不斷地檢查收件匣,甚至開啟郵件app推撥通知。Finkel表示,這代表電子郵件的效率低落,連帶著影響其他工作上的處理速度。

首先,經常性地檢查收件匣代表注意力會一直不斷從目前的工作被拉走,根據UC Irvine的學者Gloria Mark所做的研究發現,員工必須花費平均20分鐘的時間才有辦法將心思從中斷思緒的事物重新回到原本的工作上。也因此若你習慣不斷地檢查收件匣,就代表必須花費相當多的時間將注意力重新找回來。

對於郵件過度反應也會變相增加郵件數量,舉例來說,當有多封郵件的內容都必須傳達給同一位同事,反應過度的人可能會在第一封信後馬上回覆,其實等待一段時間,讓所有相關內容統整完後再統一處理,才能一次得到更完整性的資訊。因此Finkel建議,將平常即時回覆每一封郵件的時間堆疊起來,選擇一個特定的時間統一回覆,如此一來不僅能在處理郵件上更有效率,也能在其他的時間暫時排除郵件的干擾,並能更加地專心在手邊的工作上。

二、假日也發信給部屬

除了經常性地檢查郵件之外,在不對的時間處理郵件也是錯誤的習慣之一,例如,常常在下班時間及週末檢查郵件。其實週末時很少有真正緊急的郵件,急著處理,員工其實也間接地被施加壓力,在下班後也要定時檢查他們的收件匣,久而久之,這也會演變成公司組織文化的一部分,員工便沒有實際上真正屬於自己的休息時間。

然而戒除這項習慣並不是件容易的事,因此Finkel也建議在剛開始時仍然可以即時寫下回覆,但不要將郵件立即寄出去,而是等到下一個工作天再寄出,如此一來便不會造成員工們的壓力,也能一步一步地將習慣逐漸改正。

三、大事小事都轉寄

郵件轉傳的功能相當方便,但也因此有許多人都濫用了轉發的功能,即使對方不一定真正需要郵件內的資訊,或根本與其工作的關係性不大,許多人仍會因為保險起見而將郵件轉傳給對方。

Finkel提醒,每一封電子郵件在收件人收到後,都是需要被打開,閱讀、並經過思考才算處理完成的,就算那封電子郵件最後仍進垃圾信件匣,在之前也都需要經過這些程序。

因此當你在轉傳郵件前,你應該更仔細地思考對方是否真的需要接收到郵件內的資訊,而David也建議主管可以與團隊共同討論出一套守則,以讓部屬們對於哪些郵件該轉傳,哪些則不需要,有一定的規則可以依循,如此一來也能在降低無謂郵件數量的同時,仍讓團隊成員的溝通上不會出現問題。

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