工作上總是最有效率的人們,背後到底藏著什麼樣的秘訣?答案就在建立起屬於自己的一套「生產力公式」。在日常基礎上,每個人總需做出許多決定,這些細碎的決定影響了未來的走向,因此要獲得高品質生活的唯一辦法,便是做好每一個決定,而生產力公式便有助於達到這個目的。

語言學習平台的「Rype」的執行長Sean Kim分享以下四個經過許多人實證的方法,讓每一天活得更有效率,更加隨心所欲。

一、50分鐘的5件事

這個公式是由知名生產力顧問Brendon Burchard所提出的,內容是每天省下50分鐘給Burchard所建議的5件事情,可以使生活更平衡和更有效率,這五件事分別如下:

(1)多50分鐘的睡眠:多數的現代人平常並沒有達到理想的睡眠時間,適度的補眠對身體機能有所助益。

(2)50分鐘的專注早晨:早晨是一天最重要的時刻,因為這時候的大腦剛甦醒,最適合處理重要任務,確保自己在這段時間內專心做好某件事,能夠發揮意想不到的效率。

(3)50分鐘的彈性時間:每天在行事曆上空出50分鐘,做你最想做的事,也許是推動手邊一個大案子的進度,又或者是複習一個你正在學的語言,只要是對你來說有意義的事,都可以任意使用這50分鐘。

(4)50分鐘的自我沉澱:這段時間只需要自己一個人,留給身體和心靈一段平靜的時光,回想這一整天是如何過的,重新整理思緒和情感,也許可以藉由冥想和寫日記來輔助,重新設定好自我狀態。

(5)50分鐘的放空:沒有人可以長時間地連續工作,給自己50分鐘的時間離開電腦,也許去外面走走,喝杯咖啡,或是找同事聊聊天,看本書等等,都能幫助增加下一個時段的生產力。

二、番茄時鐘工作法

這個工作法來自烹飪時的圓形計時器,發明這個方法的Francesco Cirillo認為,長時間工作對生產力有害無益,他建議將工作分段完成,每一片段最長不超過25分鐘,中間輔以5分鐘的休息時間,在手機或電腦上都有輔助的番茄時鐘App可供下載,實際操作的方法如下:

(1)選定「一個」待完成的任務。

(2)將計時工具設定在25分鐘。

(3)持續且不分心地工作,直到計時器響起。

(4)稍做5分鐘的休息。

(5)連續操作(3)及(4)步驟四次後(總長兩個小時),休息15至30分鐘。

(6)25分鐘的基準是建議值,工作時間長度可以自行調整,可以多試驗幾次找出自己最適宜的時間循環。

三、4項「不辦」清單

每個忙於工作的人都有擬定「待辦清單」的習慣,這對效率自然有所幫助,但是知道什麼該做的同時,也應該要知道哪些事情是不必做的,「Twitter」創辦人Jack Dorsey便鼓吹每個人都應該擁有一份「不辦清單」,將那些日常會影響工作效率的壞習慣記錄下來,提醒自己不要受影響,例如:

(1)太常檢查信箱

(2)上班時間打開Facebook或Instagram

(3)開太多跟工作無關的分頁

(4)工作時間太長缺乏休息

四、擬出「重獲自由」清單

創業者和知名作家Chris Ducker,認為一天中有太多的時間,都花在處理沒有意義的事情上,因此Ducker發明了以下的「重獲自由」清單。

首先,在紙上畫出三個欄位,每欄標題分別填上「我討厭做的事」,「我做不到的事」,「我不該做的事」,仔細將目前生活中的事件分門別類填寫進去,這個步驟可以持續一週。

觀察自己日常實際的工作情況,是否被一些任務影響整體效率,一旦完成了這份清單,找出空檔逐一解決每條任務,Ducker建議盡量將這些任務分配出去或外包,若無法指派給其他人做的話,那麼便確保用最短和最集中的時間,來處理這些事情,才能提升固有的生活品質。

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