開會的目的是團隊合作解決問題,或一同進行腦力激盪,激發出優秀的點子。即使如此,許多人對開會又愛又恨,原因就是,太多會議因為事前準備不夠充分,或是操作不準確等因素,變成一場冗長的集體發散大會。根據一項2016年調查,有51%的員工與64%的主管承認他們曾在會議途中忘記了會議原本的目的,由此可知一場成功的會議有多難得,而電視服務公司「Pluto TV」的創辦人、連續創業家Ilya Pozin,便提供了一些會議的技巧,以及指出四種不應該召開,或最好立即取消的會議。

一、避免一大早就召開

有些人的確是習慣早起上班的人,他們總是一早就進公司,並能夠立即準備好迎接一整天的工作,但其實多數人是做不到的,他們需要一杯咖啡,然後慢慢暖身到能開始上工的狀態。

若召開一場早晨會議,既可能破壞早起同事的黃金生產力時間,另方面,非早起的人也可能無法打起百分百的精神討論,因此,在一大早召開的會議,通常效果不好。

與其如此,早上的這段時間,不如讓主管和員工好好整理思緒,更完善地去準備會議或提案的內容。

二、已有共識的事就不要開

如果今天參加會議的所有人,對於要召開的會議結果都已有一定的共識,那麼這場會議只是在浪費時間,在這樣的情況下,其實可以簡單地透過電子郵件溝通即可。

Ilya表示,真正有生產力的會議,必須要有人願意站出來帶領大家用不同的觀點去思考,也因此,Ilya建議主管可以多激勵自己的員工在會議前準備一些創新的點子,或者是直接邀請不同部門的人參與這場會議,而這樣的做法雖然能夠維持討論的熱度,但也可能因為意見不合而讓會議有了不愉快的結束,因此,Ilya也補充,主管可以透過訂定會議規則的方式,讓所有人都能投入在會議中,同時也確保會議的秩序仍在正軌上。

三、沒有做好器材準備的會議,不要開

如果會議的主持人在開會前唯一做的準備就是寄出會議大綱,那麼他並不稱職。除了討論的程序及內容,Ilya表示,會議中所需要的設備也相當重要,而根據每一場會議所要討論的主題不同,可能就會需要使用到不同的設備來做輔助,例如一場需要腦力激盪的會議,可能就會需要使用白板,讓主持人能夠即時地寫下大家發想出來的新點子。

除此之外,Ilya也提到,會議的主辦方應該要確保出席的人都有辦法能在會議中做筆記,因為根據一項由「Post-It」所做的調查結果,有56%的主管相信,若不在會議中做筆記,那麼你其實並沒有真正的專注在這場會議上,Ilya也補充,其實當員工用他們所理解的話寫下在會議中討論的東西時,他們能夠更完善地去處理這些資訊,而當有需要時,他們也能夠更容易回想會議中所討論的東西。

四、避免淪為直接分配工作結果

理想的狀況下,在一場好的會議結束後,每位員工都應該清楚地了解這場會議的結果,並知道下一步該做什麼,更重要的是,員工們對於接下來份內的任務能夠有自己的看法。

因此,若每一場會議的結果都只是由主管來直接指派每個人的任務,這將會阻礙團隊的成長,也失去了讓員工嘗試新事物,或者是能夠挖掘他們能力的機會,Ilya表示,主管應該多提供機會,讓員工能夠自告奮勇接下任務,並主動承擔責任,而在詢問任務的自願者時,除了可能在員工的能力方面發現意想不到的驚喜之外,也可能因此發現團隊中真正具有領導能力的成員,甚至進一步栽培成未來的接班人。

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