時間不夠用是大多數工作者的煩惱,因此在網路上能看到很多口耳相傳的方法來增加工作生產力。知名作家Aja Frost也是不斷為工作忙碌的人,為了工作更有效率,他嘗試了許多方法,但隨著工作經驗的累積,他發現到不是所有方法都有效,有些技巧甚至會拖累整個工作進度。以下他要破解五個常見的迷思,讓大家能夠盡快改掉這些錯誤的想法。

迷思一:工作一氣呵成

當我們在工作時,通常都會想要趕快把事情做好,直到做完前都不能休息,若稍有懈怠就會感到心慌,擔心效率低落會破壞整個團隊的進度。然而,軟體公司「DeskTime」透過大數據分析發現,強迫自己長時間工作反而會大幅降低辦事效率。

根據「DeskTime」研究員Julia Gifford表示,數據發現工作效率最高的員工平均每工作52分鐘就會休息17分鐘,就像是在短跑一樣,要在最短的時間內產生最大效用。其實,所謂的工作效率高不是依靠長時間工作來達到目標,而是要聰明工作、適時休息。休息並不是偷懶,是幫自己放鬆緊繃的神經來重新凝聚專注力,使接下來能更有效率地完成剩下的工作。

迷思二:看到新郵件馬上處理

許多人看到新郵件就會想要馬上處理,甚至在半夜起來上廁所時都會順便檢查郵件,擔心堆積太多工作或是不能即時為客戶服務。雖然迅速處理完郵件會產生很有效率的錯覺,但事實上,當花費太多心思在面對郵件時,其他重要工作反而會被延遲,導致隱藏壓力變大而效率降低。

因此,可以試著規定每天回覆郵件的時間,像是上班第一個小時和下班前一小時,把重要的信件處理完成後再慢慢回覆其他內容。郵件是永遠回不完的,一定要了解每封郵件重要性的差異和處理先後順序,把時間分配給其他工作。

迷思三:使用大量App排定事情

為了增加工作效率,或許第一個想到的會是使用大量App來幫助自己管理零碎事情、追蹤待辦事項,試圖把工作整理得有條不紊;但有時候卻會為了符合在App上安排事情的順序,少了彈性的調整空間使工作進度大塞車。

事實上,App應該是在有困難時才會使用的輔助角色,並且只要固定使用幾個好用的App即可。舉例來說,當時間管理出現問題,就可以使用相關App整理出所有待辦事項,並依照重要性排優先程度,對該做什麼一目了然,這樣的輔助是了解到事情的輕重緩急,而非把所有工作排程鎖死在上面。

迷思四:早起準備工作

或許每個人多少有聽過,要在繁忙工作中擠出時間的最好辦法就是早起。雖然這聽起來是提高生產力很受歡迎的建議,但若是睡眠不足反而會使記憶力降低,專注力不容易集中,甚至失去決策的能力。

即使短期內早起可以獲得更多工作時間,但是身體的疲累會慢慢累積,導致長期下來反而損害身體健康。最好的方式是要好好養足精神,適時休息才是更有效率的做法。

迷思五:用新技巧工作

Aja Frost的上司過去習慣在早上時先處理信件,或是更新工作內容等小事情,把比較複雜的項目留到下午再開始。但是,自從聽取他人建議把比較困難的工作放到早上先解決時,竟然帶來很糟糕的結果,每天不到五點他的上司就會開始感到疲憊,沒有力氣完成剩下來的零碎工作,更不用說領導會議的進行了。

因次從上述經驗可以了解到,沒有一個工作技巧會適用於所有人,重點是要找到最適合自己的工作模式,才是最有效率的方法。

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