針對每件收集到的事試問:這需要採取任何行動嗎?依可行動、不可行動分為:立即執行(2分鐘內可完成)、委派他人、延後執行或立即丟棄、留作參考資料、列入未來再考慮項目;迅速決定事情所屬的地方。

許多人認為寫下「訂定會議時程」幾個字,就等於確認好下一步行動了;然而並不是,因為那完全沒有提到任何具體行為。該如何安排會議?可以用電話或電子郵件來確認;該聯絡誰?請做出明確的決定。現在不決定,之後還是得做出決定。這個步驟的目的在於,讓人們確實完成這些事項必經的思考過程。若沒有決定能推動進展的下一步具體行動,每次想起這件模糊的事項時,都會產生心理上的落差,進而開始抗拒回想這件事,導致事情延宕、停滯不前。

而一旦決定好所需的下一步行動後,接下來有3個選擇:

●立刻執行(如果該動作可以在2分鐘內完成)。
●委派他人(若自己並非執行該動作的最佳人選)。
●延後執行(將該事項及行動放入整理系統中,列為之後再進行的事項)。

立刻執行(do it)

若下一步行動能在2分鐘或更短的時間內完成,請在從收件匣中拿起時就立刻執行。若一封電子郵件只要30秒就能讀完,並迅速回覆「是/否/其他」給寄件人,那就馬上做吧!若能在1∼2分鐘內就大致瀏覽過、判斷是否感興趣的商品型錄,請趕快翻閱,然後根據型錄內容決定要丟掉、轉寄或收入參考資料;若某件事的下一步行動是聽取某人的簡短留言,那麼請趕快拿起電話吧!

就算某件事的優先順序並不高,但若想要執行這件事,就馬上做吧!2分鐘定律的目的是,若儲存及追蹤某件事要花的時間,比「立即處理」還多的話,或許初次接觸到這件事時就立刻完成會更有效率。換言之,就是所謂的效率臨界點。若某件事沒有重要到必須完成,那就丟了吧!若很重要、也需要在某個時間點前完成的話,「效率」就是應該好好思考的因素。

很多人發現,養成2分鐘定律的習慣,能對工作效率產生極大影響。一位大型軟體公司的副總裁曾告訴我,2分鐘定律讓他每天多了1小時的時間可以自由支配!他是那種一天會收到300封電子郵件的高科技產業高級主管;他收到的電子郵件大多是來自於他的下屬,需要他注意到某件事、提供意見或表示同意,然後工作才能繼續進行。然而,由於這些內容並非他個人關注的主要議題,所以信件會被留在收件匣中以待後續處理。累積了上千封電子郵件之後,他就必須耗費一整個週末來加班、試圖趕上進度。

假如他才26歲、體力豐沛、充滿幹勁,那或許還沒問題,但他不僅已經30多歲,而且孩子們也都還小,再也不能承受加班整個週末的瘋狂行為了。當我指導他時,他便一一加工好當時還放在收件匣裡的800封電子郵件,結果發現,其中有一大部分可以直接刪除、一些需要存起來作為參考資料,另外還有很多則可以在2分鐘內迅速回覆。一年後再追蹤,我發現他依然處於極佳狀態,再也不會讓電子郵件多到超出螢幕的範圍。他表示,自己大幅縮短回信時間的情況,甚至改變了部門的特性,現在他的員工都覺得他是鐵打的!

這是一個頗為戲劇化的實際案例,也顯示基本加工動作的重要性,尤其是對個人而言,待處理的事務數量與接收速度都在增長的時候。

2分鐘其實只是一個參考方向。若有很長的空檔來加工收件匣,也可以將每樣事項的效率臨界點增加為5∼10分鐘。如果需要迅速看過所有累積的事項,才能判斷該如何以最有效的方式來運用時間,就將時間縮短至1分鐘、甚至30秒,好讓自己能更快瀏覽過每件事。

在嘗試摸索、熟悉這個過程時,實際測量花了多少時間在處理那些事是個不錯的方法。大部份我指導過的人都對於「2分鐘實際上到底是多久」感到困惑,導致大幅低估某些行動可能需要的時間。例如,有項行動是留言給某人,但打過去時是本人接聽而非轉接語音信箱,通常這通電話所需時間就會超過2分鐘。

對於2分鐘內就可以完成的行動,不太需要進行追蹤。但若執行了一個行動,卻無法因此一口氣完成專案,就需要理清該專案所需的下一步行動,並用相同的標準來管理。舉例來說,如果你想更換印表機的墨水匣,卻發現沒有新的墨水匣了,因此決定需採取的下一步行動就是取得墨水匣(如上網訂購印表機墨水匣),以及恰當地選擇該執行、委派或延遲處理。

好好遵循2分鐘定律,就能看見清理收件匣時的驚人效率。許多人都驚訝於自己居然能採取這麼多2分鐘行動,而且通常還是出現在處理眼下最緊急的那些專案。此外,這個定律也適用於一些非常細微、已經延誤太久又一直干擾專注力的未完成事項,其成果絕對令人非常驚喜。

2分鐘定律已成為許多人試圖掌管好數量龐大的電子郵件的救星。在電子郵件往來頻繁的情況下,至少有30%可行動的電子郵件能在2分鐘以內完成回覆(假設打字速度不算太慢的話)。對於正在執行清理電子郵件的人而言,堅守本定律將能大幅改善個人工作效率生態系統中的反應速度。當我跟學員一起清理他的電子郵件庫存時,總是會遇到許多能快速採取行動的時刻,這些行動不但可以推動許多方面的進度,也能突破不少瓶頸。

話雖如此,但也不要成為2分鐘定律的奴隸,花上一整天的時間進行2分鐘的行動。這項定律主要適用於執行剛收到的新事項,例如加工收件匣、在辦公室或家裡與人互動,或單純在走廊上面臨岔路的時候。因為若這件事在出現的當下沒有立刻執行、之後還是必須處理,那就得花費更多時間和精力去捕捉、理清與追蹤,才能避免這件事占據大腦。

書籍簡介

 

搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟

作者: 大衛‧艾倫
譯者:向名惠,林淑鈴
出版社:商業周刊
出版日期:2016/10/06

大衛‧艾倫David Allen

大衛艾倫公司(The David Allen Company)的董事長,擔任管理顧問與高階經理人輔導教練超過35年。《快公司》(Fast Company)雜誌稱之為「世界上最有影響力的工作效率思想家之一」;亦獲《富比世》(Forbes)雜誌認同為全美前5大的高階經理人教練、《商業2.0》(Business 2.0)雜誌評選為年度50大重要人物。

曾擔任甲骨文(Oracle)、紐約人壽(New York Life)、世界銀行(The World Bank)、福特基金會(The Ford Foundation)、L.L. Bean,以及美國海軍的主講人與主持人,亦曾為美國境内無數個人與團體舉辦研討會。

艾倫的文章曾刊登在《快公司》、《財富》(Fortune)雜誌、《洛杉磯時報》(Los Angeles Times)、《紐約時報》(The New York Times)、《華爾街日報》(The Wall Street Journal)以及其他許多刊物上。

目前住在荷蘭阿姆斯特丹。