學生問老師:「要怎麼寫出簡潔的商業email?」「句子短就簡潔。」老師回答。「怎麼寫短句子?」學生又問。

我們今天一起來看一個「三步到位」的商業英文寫作策略。進入策略之前,先看這個例句,我們習慣性寫出這樣的Email句子:

For your information, please be advised that the accounting service details and application form were sent to you on September 10th.(供您參考,在此知會您,我們已於9月10日寄出會計服務的細節和申請表格。)

這個句子太複雜了!簡化成以下句子,一目瞭然:

I'd like to advise you of the details. We sent you the accounting service details and application form on September 10th.

比較這兩種寫法,哪裡相同,哪裡不同?

可以看出簡潔的溝通的三步到位策略:

第1步:去掉無意義的字

第2步:一個句子一個概念

第3步:只用主動語態

第1步:去掉所有無意義的字

For your information, please be advised that the accounting service details and application form were sent to you on September 10th.

為什麼"For your information"是無意義的詞,為什麼?因為少掉了完全沒有影響。

更多參考例子:

1、repeat again→repeat
2、small in size→small
3、cooperate together→cooperate
4、for the purpose of →for

第2步:一個句子只傳達一個概念

記住一個原則,句子越短就越容易懂:

一個句子少於10個字,讀懂率是98%。
一個句子少於20個字,讀懂率是75%。
一個句子多於20個字,讀懂率是4%,讀者必須一讀再讀。

Email簡潔的原則是一個句子只傳達一個概念。判斷句子有幾個概念,就看它有幾個動詞。

Please be advised that the accounting service details and application form were sent to you on September 10th.

這個句子有兩個動詞。"advise"和"sent",「告知」和「寄出」這兩個概念,就分成兩句來寫,不只是分成兩句,甚至可以分成兩段,就更好讀了。

"I’d like to advise you of the details.We sent you the accounting service details and application form on September 10th."

第3步:主動策略

就句子的字數來看,主動句的字數一定比被動句少,更簡單明瞭。商業溝通儘量用主動語態。只有三種情況例外:

1.不知道是誰做的

My cellphone was stolen yesterday.(我的手機昨天被偷了。)

2.誰做的並不重要

Your application is approved.(你的申請核准了。)

3.刻意模糊做這件事的人

Mistakes were made.(錯誤已經發生。)

Your request for a lower interest rate has been denied.(你降低利率的申請未通過。)

三個月英文脫胎換骨的一對一:http://goo.gl/5eIOmf