之前曾到一個企業進行了一場時間管理講座,講座中我根據自己「抓出時間之賊,是誰偷走了你我的時間?」這篇文章的想法,設計了一個「找出你的時間黑洞」小測驗,測驗總分是 100,測驗目的是測量自己每天的時間黑洞有多大,分數愈低,黑洞愈大,而那次上百人的測驗結果,平均分數是40分左右,可見我們一般工作時都隱藏了「時間被莫名黑洞吸走的問題

當你的時間黑洞愈大,你就會開始感覺下面的「癥狀」:

●我每天都很忙,但事情依然做不好。
●我工作努力,卻總覺得時間不夠用。
●常常後悔一天怎麼一下子又過去了?
●想去做重要的事,但總是沒時間。
●雖然很忙碌,卻缺乏成就感。

這些「感受」不必然都是因為你很忙所造成的,事實上大多數時候我們並非「真的」很忙,只是我們不自覺的在「浪費時間」,於是可用的時間不斷掉入時間黑洞,等到我們警覺,只知道自己「沒時間了」。

這些時間黑洞在哪裡?我每一天的日常作息有沒有掉入不自覺的時間黑洞呢?如果你想解答這個問題,歡迎大家來做下面這個測驗。

分數愈高表示時間黑洞愈小:

45分以下:你不自覺消失的時間多於你善用的時間。
60分以上:你對自己的時間有自覺,但還可以更進步,填補更多時間漏洞

建議大家現在就先作答,根據自己目前的真實情況作答,看看自己的分數,然後再回來讀這篇文章後半部(幫你找出每天的時間黑洞),一起討論我的解答。

你可以打開這個網址作答:「找出每天時間黑洞小測驗」。

1. 通常上午時你的精神狀態是?

放縱自己熬夜,或逼自己早起,都不是正確的做法,因為重點不在熬夜或早起,而是在「你有沒有充分的休息?我可以早起,是因為我晚上就開始進入休息狀態,10點就準備就寢,所以我有充分睡眠。(你可以等等接續閱讀:[晨型人計畫-1] 養成五大晨活習慣善用 10 種晨型 App

充分休息與睡眠和「時間黑洞」有什麼關係?有關!當精神不佳,就無法專注,也缺乏處理複雜任務的動力,甚至一直打瞌睡,這造成的結果就是「硬撐一整個早上或一整天,但工作效率低落」,這難道不是時間黑洞嗎?

因此給自己充分的睡眠,或是像我還會盡量加上午睡,讓自己工作階段保持「高精力」,就能避免處理工作時慢速又出錯的狀態。

充分休息絕對不是浪費時間,反而是不休息的話,一整天都變成低精力的時間黑洞,做不快也做不好。

2.早上進入辦公室,或是開工,你的第一個動作是?

除非你的工作真的就只是接收郵件或處理臨時任務,那另當別論。如果不是,那早上一開工就先處理郵件、即時通、新訊息這些別人給你的任務,就是把自己的時間交給別人主導,讓別人決定你去做什麼。

當別人決定你要做什麼時,你自己的時間黑洞就會不斷擴大,因為「別人(老闆、同事、客戶)」不會知道你的時間剩多少,也不覺得你的時間很寶貴,更不知道你的任務權重是什麼。這時候你就掉入別人幫你攪和好的時間黑洞中,不可自拔,而自己真心要做的重要任務毫無進展。

所以如果可以的話,每天一開工,先「隔絕」他人給你設下的時間黑洞,先從自己安排好的任務做起,就像有了地圖,才能避開黑洞陷阱。

而且這份地圖最好能在昨天晚上就先繪製好,要不然早上那些「新訊息」的黑洞誘惑力就會讓你難以抗拒。(可以參考閱讀:今天晚上就該做,明天早上不要做的 5 個數位工作習慣

3. 當你忽然接收到老闆、同事、客戶插入,或自己想到的一件瑣事時,你會?

工作與生活中一定免不了「臨時出現」的任務,這些臨時任務通常都很緊急,但大多都不是非常重要(有另外一種重要的臨時任務,我們稱為:意外),因為真正重要的任務應該會在專案計畫時就知道並排程處理。

這些臨時出現的任務都可以稱為瑣事,而如何處理「瑣事」也決定了你每天都時間黑洞大小。(可等等閱讀:把瑣事管理好?專案做到死也做不好

時間黑洞大的朋友,通常喜歡馬上去處理瑣事,因為他們常常沒有計畫,對自己今天真正重要的任務是什麼很模糊甚至不知道,於是遇到瑣事時很開心,馬上去做!但事後回想,就覺得不知道自己一天忙了什麼,並且忽然發現重要事情快截止了自己卻什麼都還沒開始做。

而時間黑洞小的人,通常不會馬上處理瑣事,相反的他們會:

1.先記下瑣事,以免忘記,但以後再說。
2.拖延瑣事,能不做就不做。(具體技巧可看:[生活駭客5] 找到拖延瑣事的四個有效節奏

他們的時間黑洞很小,所以每天都有很多時間去做重要的事情,而當他們完成最重要的事情並且完成得還不錯時,老闆會計較他少做或晚做幾件瑣事嗎?大多數是不會的。

但這不是這些人瑣事少,是他們懂得「選擇」不去做、晚點做、有空再做,於是就避開了時間黑洞。