多年來電腦玩物都很關注時間管理的方法,也累積了大量想寫的相關草稿,在之前這篇總論:「如何挑選時間管理工具」獲得不錯迴響後,我想以短篇實用風格開始「時間管理系列文章」寫作。

我先把這個電腦玩物新專欄命名為「時間技客」,技客者,取其「用『特殊技能』解決『具體現實問題』之意。」希望這個系列是以創意實作為特色。

而今天這個短篇,就讓我來分享一個「做得到」的待辦清單列舉技巧,多年前「A Better To-Do List: The 1-3-5 Rule」這篇文章提出的「1-3-5 待辦辦清單法則」,當然經過我實作後,下文介紹加上了我個人的修正。

一,你的待辦清單軟體中打了太多星星,但根本做不到嗎?

「1-3-5 待辦清單法則」很簡單,就是讓每天的待辦清單控制在以下的數量,並依序排列你的清單:

每天 1 件重要任務
每天 3 件中等任務
每天 5 件小型瑣事

原始提出者甚至提供了像下面這樣的清單範本,提供你下載列印,當作自己的每日任務清單:「1-3-5-todo list 下載」。

做得到的每日待辦清單:1-3-5 專注法則

為什麼要設限?不能自由列出我想做的事嗎?

我們只要回想:自己原本的待辦清單,為什麼常常列了很多「想做」的事,很多任務打上星號提醒自己很重要,最後卻每天留下一大堆未完成任務,甚至因為清單太長而打亂自己做事的節奏,讓自己「猶豫不決無法明快決策」?就知道「設限」很重要。

事實上,每天都時間有限,所以我們可以完成的任務也有限,若不設限,反而讓自己在太多「想做」的事情中,東摸西顧,迷失了「去做吧!」的動力。

二,找回「有重心」的工作方式:

轉換你的觀念,放下「每天想要把所有事情完成」的執念,因為你想做的事情永遠多於你可以做的時間。

拾起新的想法:「每天只要能往前邁出重要的一步就好,雖然不一定能讓你更快到達終點,但一步一步邁進,終究會到,並且腳踏實地才不會中途迷失方向。

因此我對「1-3-5 待辦清單法則」有一個延伸的解釋:「有重心的工作方式」。不是完成很多事情你就會成長,如果完成的都是瑣事也沒用,就像我常說的「瑣事做到好,專案做到死」。

而「1-3-5 待辦清單法則」幫我們聚焦「每天一件的重心」,那麼,什麼事情應該放在第一件任務呢?這時候可以借用史蒂芬柯維的時間管理四個象限來選擇:

重要的事:可能是未來一到數個月之間大目標的大型任務,完成後可以產生高價值,但不是可以立即完成,例如我要寫一本書,會有必須完成六個章節的六個大型任務。

重要緊急的事:最好避免事情變成重要又緊急,例如明天新書要截稿,但我還有一章節沒寫完。

緊急但不重要的事:這幾天必須完成的小型任務,或是完成也不會高度提升工作價值的事,例如主編要我今天交出新書的序。

不緊急又不重要的事:通常是那些想做但做了不一定立即產生高價值的事(但也可能長期累積會產生高價值),例如想要開始每天晚上做運動。

在「1-3-5 待辦清單法則」中,就能對應上面四個象限的任務來安排清單:

每天 1 件重要任務:放入一件最重要的任務,例如今天要花六個番茄鐘寫年底新書第一個章節。

每天 3 件中等任務:如果還有重要並且快要變緊急的事,優先放入中型任務。如果沒有,就放入緊急但不重要的中型任務,例如寫一篇序。

每天 5 件小型瑣事:放入可以30分鐘內很快處理的瑣碎任務,可能是緊急但不重要的小型任務,或是不緊急也不重要但是我想做的事,例如跑步運動30分鐘。