一場好的會議能夠幫助你達到有效率的管理,包括公司內部的會議,與企業之間的會議。

談到會議管理,除了議題的擬定、議程的安排、與會人士的邀請、會議工具的準備、會議記錄的撰寫、會議室環境的佈置、座位的安排、時間的控管……等項目之外,也要注意「會議禮儀」這一環。

畢竟能夠掌握一個優質的會議品質,才能真正表現出一家公司、一位專業工作者的專業度與國際觀。鴻海集團董事長郭台銘有句名言:「魔鬼都在細節裡!」當掌握了會議的大方向,勝負的關鍵便在於細膩的細節。以下是3個許多人不常留意的小細節,提供給你參考:

穿對衣服,巧妙掌控會議氣氛

會議的穿著要視公司文化、會議主題與你在會議中的角色而定。一般而言,會議的穿著可以遵循公司的Dress Code,也就是說,公司的Dress Code是西裝,你就穿西裝;若Dress Code是商務便服,會議時就穿商務便服。

如果公司沒有Dress Code,在嚴謹的會議上,應該穿著比平日稍微再正式一點的服裝;當然你也可以參考其他與會人士的穿著,若有人穿著西裝或套裝,建議你也是如此穿。

若你是會議主持人或報告者,更要注意自己的專業形象,因為站在台上的時候,形象最容易被「放大」,換句話說,好印象別人固然會記得,壞印象別人也同樣難以忘記。

此外,主持人、報告者或高階主管可以適時調節會議的氣氛,除了利用口語表達與肢體語言外,當你覺得會議氣氛有點緊繃時,試著脫掉外套或鬆開外套的釦子,就能立刻製造出輕鬆的效果。

選對座位,讓溝通更加順暢

若你是客人,進入對方會議室時一定要先主動詢問接待人員該坐在哪裡?如果對方沒有明確回答,可再進一步詢問稍後主人坐哪裡?如果對方還是請你「隨便坐」,可千萬不要隨意就座,若坐到主人的位置,就如同侵犯到個人領域空間,那就非常失禮了。

在沒有被告知要坐在哪一個位置的情況之下,你可以選擇視覺上可以看到主人進來的位置,當主人進來時你要趕快站起來,等待主人安排座位,並且避免坐在如長桌短邊的兩端、長邊的中間位等位置,因為這些位置都有可能是主人位。(延伸閱讀:開會座位安排有訣竅!容易起爭執的同事,應該讓他們這樣坐...

也建議企業一定要重視接待人員的禮儀訓練,接待人員的一言一行都在為公司做公關,千萬不要輕忽看似輕微的導引帶位、奉茶、接聽電話等動作;確切做好,才能在無形中展現公司優質的文化。

低調從容化解「遲到」的尷尬

最後提醒你,萬一遲到了,就請靜悄悄的進入會議室吧!不要大聲張揚,頻頻說對不起,只要跟會議主席點頭示意就可以了,倘若會議主席為高階主管,則會議的遲到或早退,皆可以行微鞠躬禮。

建議你,若事先就知道會遲到早退,請先向會議主席報備,並告知準確的到達或離席時間,如此可以讓主席針對議程做必要的調整,例如先進行其他跟你無關的主題等。

(本文摘錄自陳麗卿老師著作《成功禮儀》)