緊迫盯人主管的三種面貌

一、追魂型

這類型主管就像幽魂一般,有事沒事就會飄到你身邊,「關切」一下工作狀況,適時的關心倒還好,但他們經常過度關心,無形中形成一股壓力。這類主管習慣事事插手、隨時監控,多半是焦慮所造成的,只要無法清楚明瞭狀況,就會覺得不安感。

二、24小時待機型

他們多半出現在規模較小的公司,或某些特殊產業如新聞、傳播等,或位居決策核心的高階主管,這些人都被要求24小時待命。這類主管認為,對工作竭盡全力是理所當然的,也是員工的職責所在,所以必須隨傳隨到、遇到問題立刻當下解決。

三、當面搏感情型

他們就像里長伯一樣,喜歡與人喝茶聊天搏感情,通常以年紀較長的主管或老闆居多,管理方式也比較傳統,認為「見面三分情」,當面溝通比較有溫度、比較誠懇,喜歡把員工當家人看,也希望員工把企業當家。為了釐清工作狀態,經常不斷找部屬下班後邊吃飯邊談,或假日邊打球邊談,混淆公私之間的距離。

化被動為主動,搞定緊迫盯人的主管

面對緊迫盯人型的主管,部屬要學習沉穩一點,以免被主管的情緒牽動而亂了步調。做事之前要考慮周詳,執行時,手法要更細膩,每個細節都要處理周全。主管越急躁、越緊逼,你反而要懂得適時地「慢下來」,免得跟著陷入混亂的泥沼,把事情搞得更亂。以下提供與五大類型緊迫盯人主管應對的說話技巧,藉此卸下主管心房,彼此相處愉快。

早上才交辦,中午就問進度的「追魂型」

振昌正在位子上整理堆得滿桌的客戶資料,突然聽到有人叫他,原來是經理,「振昌,上午給你的案子,現在進度怎麼樣了?」振昌立刻站起來回說:「還在整理客戶資料中。」經理看了看資料堆:「雖然這個案子的工作時程是三個月,但你還是要抓緊進度,不要鬆懈,知道嗎?」振昌點點頭說:「知道了。」

隔天下午,經理又走到振昌旁邊說:「昨天的案子進行得如何了?」振昌說:「因為客戶資料有上千筆,所以這兩天都還在整理資料,要等整理好才能進行下一步的評估。」經理又看了一眼資料說:「你的動作要快一點啊!都快兩天了進度還這麼慢,我都替你捏把冷汗!」振昌聽了之後連聲稱「是」,但心裡一沉,經理明明知道這個案子很複雜,包括分析資料、採購、執行等很多步驟,每個步驟都要花時間,卻三不五時催促工作進度,讓他覺得壓力很大。

這類追魂型的主管個性急躁,他們認為每件事情都很重要,應該要盡快處理完畢,因此常忽略工作有輕重急緩之分,而不時詢問、催促進度。如果你受到主管「過度關心」而自亂陣腳,反而會攪亂原定的工作流程及進度,讓工作變得更加複雜,甚至延誤了原定的工作。

例如,主管要你明天交出一份新的業務報表,你原已排定今天下午處理這件事,偏偏整個上午主管就不斷地追著你問進度,雖然你已經告訴他下午會處理,但他仍不放心,主管在無形中將他的焦慮投射在你身上,擾亂你的工作心情,和原先設定好的工作進度,結果是讓你早上的事情來不及處理。

這類型主管會一直催促的原因,除了自身性格急躁外,沒有安全感也是重要因素。這些不安可能來自自信不足、對部屬不放心,如果他只盯你一個人,可能是:一,你是新人或剛接新任務,經驗不足,所以他不放心而盯著你。只要你順利完成並能獨當一面,主管自然就會不再緊盯。二,你就是一個令人不放心的員工,可能是專業能力不夠、或過去的工作頻頻出包,讓主管想不盯都不行。

與追魂型主管相處,首要目標就是讓他不要經常視察或詢問進度,避免攪亂工作順序與情緒,給你多一些工作空間及自主權,試想如果你的主管每天像校長或訓導主任般,雙手背到身後,突然就走到你旁邊看你工作狀況,這樣的心理壓力該有多大啊!

在應對態度上,你要給主管「快速且堅定」的感覺,讓他感受到你已經在加速處理工作了。例如面對他每次的詢問,即使次數多到讓人心煩,在他面前仍要表現出「所有進度都在掌控中」的堅定眼神。回覆詢問時要快速且肯定,一旦出現遲疑或不確定的回話,就可能增加主管的不安感。所以在應對技巧上,你要掌握:

反被動為主動,卸下對方的不安全感

前文提過,這類型主管通常有很大的不安全感,所以卸下其不安並取得信賴,是很重要的。建議你可以先發制人,主動安排固定時間向主管口頭報告,或主動發email向主管報告,不要等主管來問,讓主管覺得你一直在狀況內,藉此減少他走到你身旁催促或追蹤的次數。

拆解工作進度,提出更細微的說法

報告進度也要有技巧,有些工作需要執行的時間比較長,可能連續三天的進度都一樣,但你不能真的回報三天進度都一樣,否則主管會覺得你「沒進度」,而對你的執行力將打上大問號。

最好的方法,就是將一件大任務拆解成一些小細節報告,而且每次都有細微的改變。例如,有一項任務必須在一週完成,你前兩天先完成了初步工作,後面三天則是修正或補充該任務內容。你會怎麼彙報你的工作進度?如上述據實報告嗎?其實,這樣的彙報方式太粗糙,會讓主管覺得,你後面三天都沒什進展。所以不如把任務拆成五等份,一週有五個工作天,每天報告一等份,並且每一等份都有細微不同,讓主管感覺到你每天都有進度,而不是一週只做一件事,這樣也能讓他安心。

目標:降低主管的催促頻率

態度:快速、堅定

技巧:

1.反被動為主動,卸下對方的不安全感

2.拆解工作進度,提出更細微的說法

下班後也要隨時待命的「24小時待機型」

志明在一家電腦資訊公司上班,負責管理客戶的系統主機,除定期維護與更新外,只要客戶有任何問題,都要隨時前往檢查與維修。為了做好客戶服務,公司重新調整人力調度,除上班時間外,晚上也排輪流值班,避免臨時出狀況,找不到工程人員維護。只不過,雖然已安排值班人員,但志明的主管還是不放心,要求工程師隨時待命,手機不可以關,而且設有專屬LINE 組群,一旦有狀況要即時回報。

週末,志明帶著一家人到海邊玩,沒想到部門的LINE群組一直響,好像有狀況發生,志明心想反正有值班人員,所以就沒有打開訊息。一個小時過後,志明主管打電話給他,問:「為何沒看訊息,難道不知道客戶那邊發生問題了嗎?」志明說:「我想有值班人員在,所以…」,主管大怒:「不管有沒有值班人員,客戶有狀況難道你不用關心一下嗎?」志明聽了很無奈,心想:「都有值班的人了,為何還要每個人都緊繃神經,這樣放假不就沒有意義了?唉!」

由於現代人對工作權益日益重視,要求24小時待機的公司或主管已經少了,只有在規模較小的公司,因為員工少、要做的事情很多,老闆才會要求你隨時待機,以便有人處理突發狀況。不過還是有某些行業如服務業、廣告行銷業、新聞傳播業,是24小時待機,例如記者,因為新聞事件是24小時都在發生;資訊業的網路一旦斷線或駭客入侵,公司遭受的損害將無法估量,所以網路技術工程師也必須24小時待機。

撇開產業別不談,探索這類型主管的人格特質會發現成因有二:一,內心有較多不安全感,所以會想要隨時找到人,立刻找到答案。二,本身就是工作狂,全心全意為工作付出,所以也期待你和他一樣投入工作。

如果你的老闆或主管是屬於此類型的,你只能抱著「理解與接受」的態度面對,假如你真的無法接受這樣的工作模式,就表示你不適合這份工作,與其勉強自己去適應,不如離職去尋找更適合自己的工作。

倘若你選擇留下來繼續努力,那麼應對技巧就非常重要了。通常員工比較少被要求二十四小時待機,但主管的可能性就比較高,因此應對的技巧就依職位高低而有不同。

做好工作進度規畫

建議你做好進度規畫,隨時讓主管知道你的進度及工作內容,特別是一般員工,盡量在工作時間內頻繁且主動的向主管報告,降低對方在下班後或假日打電話或傳訊息給你的頻率。

不可「不讀不回」或「已讀不回」

收到主管的簡訊、訊息或email時,即使是假日也要立即回覆,千萬不可像上例的志明一樣「不讀不回」或「已讀不回」,這會讓主管覺得你對工作漠不關心,有時你就是回覆簡單的幾個字,也能創造主管或老闆的好感度。

隨時主動報告工作進度

盡量在上班時間把所有事情都說明清楚,讓主管對進度瞭若指掌,降低工作出現問題的頻率,就會減少24小時待機的狀況。不過,當你成為中高階主管的時候,面對老闆或高層主管要求你24小時待命,我認為這是責無旁貸的事,你沒有任何理由拒絕,因為這代表你已經到達公司的核心團隊,所有事情就是要概括承受,必須24小時待命,讓公司或老闆能隨時找到你。

找你吃飯、打球兼談公事的「搏感情型」

Sam剛進一家傳統產業公司擔任業務人員,同部門的資深業務交代,經理不太喜歡用email或LINE,有任何事情最好當面報告或打電話,Sam心想現在都什麼時代了,誰不用Line啊?一週後,Sam被要求要整理上一季的客戶交易狀況,他整理好之後,就直接email給經理。

過了一天,經理打分機要Sam到辦公室,經理看了看Sam說:「我收到你的email了,資料整理得不錯。不過,我希望下次不要只是email給我就好,有事盡量當面溝通或直接電話講就好。假如我沒打開信箱,不就錯過你的郵件了嗎?對了,我還收到你前幾天寄的email,說你要去拜訪新客戶,以後類似這種事情打個電話或直接過來跟我講就好,不需要寫什麼email 啦!」

這類型主管的個性像里長伯,喜歡跟你搏感情,多為年紀較長的主管或老闆,他們的管理方式比較傳統老派,不喜歡簡訊、email,喜歡當面接觸、直接溝通,這跟年輕世代的工作方式差別很大。對現代上班族而言,有些事情只要發一個訊息,讓對方知道就好,根本不必花時間跑去當面講,但此類型主管則希望你能把來龍去脈、從頭到尾,講得清楚、說得明白,這會讓部屬覺得花太多時間在跟主管互動,反而沒時間去執行工作,工作效率也因此無法提升。

這類型主管認為「見面三分情」,透過經常互動,才能增進人際關係,所以喜歡在下班時間找部屬吃飯聊公事,或假日一起打球兼談公事,卻讓部屬覺得怎麼連假日也不得閒,但又不好意思拒絕主管邀約,而感到困擾、壓力甚大。

對於個性急躁的部屬來說,這類型主管讓人受不了,每件事都要說明原委,做事又溫吞、會降低工作效率。但你不如換個角度想,這類主管願意抽空找你談,就表示信賴你,把你當自己人,如果能與他好好相處的話,未來極有可能會釋出更大發展空間給你,這樣一來,對你的職場生涯也是一大助益。所以在態度上請表現出耐心、包容心。

如果你真的受不了經常被找去吃飯或打球兼談公事,兩個方法可幫你減少頻率:

在上班時間主動找主管吃飯溝通

為了避免主管找非上班時間和你吃飯或打球兼談公事,你必須主動出擊,在上班時間找他吃飯聊天,同時當面把工作報告完畢。由於在上班時間都已經對各項工作溝通得差不多了,當他們清楚工作的內容與進度之後,就較不會一直找你。

目標:減少非上班時間與主管的溝通

態度:耐心、包容、理解

技巧:

1在上班時間主動找主管吃飯溝通

2主動掌控接觸的頻率及時間

運用GAS技巧

主動掌控接觸的頻率及時間

當你主動出擊後,接下來就要學會掌控時間與頻率,避免時間過長耽誤公事,又能維持有接觸的互動,讓主管覺得你並不是要迴避他。

最後,如果主管真的很愛假日找人談工作,那身為部屬的你也只好配合,因為如果你不配合,就會被貼上負面的標籤,影響個人職涯的發展。

書籍簡介__和任何主管都合得來

 

書名:和任何主管都合得來
作者:王介安
出版日期:2016年8月
出版社:商業周刊

想讓老闆另眼相看,每天上班更快樂…這可能嗎?
除了會做事,更要會「說話」,你才能步步高升!

你常覺得自己與主管不對盤嗎?

不管你怎麼做,主管就是不滿意,不是挑三揀四,就是下達一些讓人疲於奔命的不可能任務,當你努力尋求解答時,卻總是碰來一鼻子灰,令人不禁感嘆,眼前的主管莫非是老天派來折磨你的魔鬼?

多數上班族遇到難溝通主管時,不是選擇離職,就是只能委曲求全為五斗米折腰,卻少有人仔細觀察問題的癥結,員工與主管之間的問題,多數不是發生在「做」,而是發生在「溝通」上。

王介安教授「GAS口語魅力培訓」十年心得,發現職場上最令人頭痛的難溝通主管有七種類型:情緒化、一意孤行、囉唆、沒同理心、邏輯差、指示不明確、緊迫盯人,而這七類主管還可衍生出三十三種面貌,令上班族疲於接招。