前陣子,我的同事買了一款「防偷瞄」的手機保護貼,貼上這款保護貼,當在擁擠的公車上使用手機時,旁邊的人如果「瞄」你的手機只會看到一片黑畫面,只有正對手機的使用者可以看到螢幕內容。

同事說,這其實不是新科技,數年前就已經在日本上市並且廣受歡迎,業者也推出了可以用在電腦螢幕上的產品。我覺得很有趣,因為這個發明其實反應出了人性:對於他人事物的好奇心,以及對於自己的空間(包括身體與精神層面)的捍衛本能。

有趣的是,雖然當我在演講中分享職場上常用的空間距離時,大部份聽眾都不陌生,然而「心理感受」上的距離,卻是我們比較少拿出來談,但深深影響著職場人際關係與溝通效率的重要因素。

因為,我們所有慣用的方式、常用的物品、活動的範圍等,經過日積月累,在自我認知裡會逐漸形成「我」的延伸;換句話說,當其他人碰觸了自己的物品,對當事者來說就形同侵入了他的親密空間。

你大概也有這種經驗:當其他人擅自拿或看你的手機、瞄電腦螢幕,或是對你辦公桌的桌面多看了幾眼時,就算自己並沒有什麼不可告人的秘密,但總覺得不太舒服…這,就是「心理親密空間」被侵入的狀況。

弔詭的是,當有人對我們這麼做的時候,我們通常不會認為是「因為他的『某某行為』,所以我感受不好」;相對地,我們只會記得「『他』讓我感受不好」,長久下來,對對方的感覺愈來愈負面,卻不知道問題不是出在人身上,而是來自於心理親密空間拿捏的不當。

然而,職場中充滿了人與人之間的緊密互動,在團隊合作中,更免不了互相看彼此的電腦、手機或資料。要怎麼讓合作討論順暢進行,又可以讓彼此保有舒服自在的空間?以下這幾個小眉角與大家分享:

除非邀請,不看對方電腦、桌面

桌面、電腦如同個人意識的延伸,雖然上班時間大家都在處理公務,但仍須尊重對方的隱私。當你需要到同事桌子旁邊討論事情,可以先在同事電腦的背面或側面,詢問「我方便過來嗎?」、「我可以看你的電腦嗎?」,獲得同意後,再到同事身側觀看螢幕。

需要特別注意的是,最好避免直接站在同事的背後,因為大多數人在感覺背後有人時,會不自覺升起防心,沒辦法專注討論事情(除非雙方的關係很親密,如家人、情人、戰友等)。比較好的做法是:請同事將電腦螢幕轉向兩個人都看得到的側面,這樣不但不會互相侵入彼此的親密空間,也能有視線交流,有助雙方溝通。

同事、主管私人手機響,別急著幫忙拿

另外一個常見的情況是:同事、主管暫時離開座位時手機響了,雖想幫他拿,但這麼做會看到來電者(有時還有line等訊息顯示),讓人幫忙也不是,不幫忙也不是。

「手機」比起電腦,是隱私性更高的個人物品,建議在辦公室遇到這種情形時,可以先說「你的手機在響,需要幫你拿過去嗎?」即可,不用立即主動幫忙拿。即使對方請你幫忙拿,也要將手機的正面向下,代表自己並沒有去看到手機畫面,讓對方放心,也讓自己安心。

對方接聽手機,可以暫離或移開視線

有時候與主管或客戶在開會,會議進行到一半對方的手機突然響了,他接起手機,用眼神示意你不必離開,電話很快就結束,這時該怎麼做?

建議你,這時雖然不需離開會議室或辦公室,但眼神千萬不要盯著對方,以免讓對方產生被催促或被監聽的感受,也不要看對方的私人物品(如辦公桌上的東西、書架…等)。

此外,當電話結束時,雖然你可能猜得出來電話的內容,對方也心知肚明談話過程你已聽到,但除非對方主動提起電話內容,不要針對電話內容問問題,最保險的方式是假裝沒有聽到,甚至可以示意自己先去洗手間、倒杯水,等電話結束後直接回到討論主題即可。

人與人之間的關係要走得融洽、走得長久,適度的尊重與界線劃分是必要的,以上這幾點容易忽略的小細節,提供給大家參考,祝福各位,享受順暢、圓融的職場人生!