(以下內容摘錄自《3句話,立刻提升溝通力》

問:用Line請假,是職場禁忌嗎?有沒有方法讓用Line請假變合理,不被主管扣分?

你可以:用誠意,補手續、完成工作交接。

關鍵其實在於表達尊重,不在告知的工具。用Line請假是職場禁忌嗎?數字告訴你:未必如此。根據「Line職場溝通大調查」,其實只有近三分之一的主管不能接受員工用Line請假。

每天工作都會用到Line的KK BOX AST副總陳禾穎認為,其實主管在意的是,員工告知請假後,後續有沒有安排好同事代班,同時按正常流程補手續,讓主管感覺自己被尊重,而非隨意敷衍。

問:傳給朋友或情人的簡訊誤傳工作群組,甚至誤把抱怨工作的訊息傳給主管,怎麼處理才不尷尬?

你可以:乘機檢視,自己使用Line的習慣是否輕浮。

聯絡公事時,你的Line,其實就是線下辦公室的延伸。誤傳訊息給主管,當然得誠心道歉,但更該檢討,自己用數位工具的態度是否太輕佻了。

例如,你是否常不經大腦思考就發送訊息,或你Line上的群組與聯絡人已多到你認不得誰是誰?除了可以善用Line內建的「我的最愛」功能,以及更改聯絡人清單內的好友名稱,幫助記憶,整理排序,更該改正自己平常說話太不小心的習慣。

問:保險業務員沒跟客戶詳細解釋新保單內容,在Line回報本來到手的保單飛了。就因為這樣,這個月業績沒達標,連基本工都做不好,真想直接在Line開罵……。

你可以:對事不對人,另約檢討會議時間。

主管在Line的發言都必須回到溝通目的,指正是要讓大家檢討錯誤避免再犯,或只是想抒發情緒?後者絕不適合用Line。在Line上開罵,會讓其他員工覺得你是情緒化的老闆。

愛爾達電視執行長陳怡君認為,在Line檢討公事只能對事不對人,先點到為止,另約檢討會議當面討論。Line只有文字,沒有表情,容易讓員工會錯意,更不適合討論複雜事務。如果你是中階主管,別忘了Line不只有員工在看你,老闆也在看你,亂罵人是會留紀錄的。

問:Line群組裡全部「已讀」,但訊息猶如石沉大海,沒人回應怎麼辦……。

你可以:指定負責人、條列重點、文字精簡。

「已讀不回」高居企業主管最討厭部屬的白目行為第二名,但是主管得先檢視自己發出的訊息是否不清楚,讓員工不知如何反應。多數人是公私事互相交替用Line,私領域的Line閒聊打屁可以沒頭沒尾,如果私Line的語言用在公Line上,部屬會不清楚你的意思。

再來,是否你沒指名要誰回答,部屬就可打馬虎眼。陳憲祥把公司Line當成發公文般謹慎,一定寫「to」指名誰負責,「cc」(副本抄送)指名誰應該知悉。

陳怡君晚上則常用Line分派任務,她會條列「重點」(告知部屬是要發布訊息、交辦任務或討論)、「目標」、「負責人」和「期限」,按Enter前再從頭到尾檢查一次,否則訊息模糊,部屬還要再確認,不如用電話溝通快。

例如,主管傳「兩罐飲料八八折的促銷活動不如預期」,這是無效溝通,好的寫法應該是:「兩罐飲料八八折的促銷活動不如預期,小李,你認為該怎麼調整,明天十點報告」,指名以及告知目的和交辦任務,部屬就得回應。

此外,多數人用手機收Line,手機畫面小,文字最好精簡在三百字左右,字太多代表任務複雜,應改用e-mail和電話聯絡。

書籍簡介

書名:3句話,立刻提升溝通力:關鍵時刻不白目40種聰明對話法
作者:商業周刊
出版日期:2016/07/21
出版社:商業周刊

如何在第一時間巧妙破冰、聰明回話?
王文華、劉寶傑、王介安、黑立言等15位溝通專家大方指點
+40種情境完美對話法,
教你只要說對「3句話」,職場關鍵時刻從此不白目!