高中時代我們班上有許多「奇人」,他們的絕技讓我至今難忘。有同學熱愛爬山:熱愛到台灣百岳的名稱、位置與高度全都背了起來,能靠默記畫滿整面黑板;有同學熱愛軍武:能把當時各國的戰鬥機如數家珍一一介紹。其中最搞笑的一位,則是有「化繁為簡」的能力,能用一句話就很複雜的事情用爆笑的方式做個總結。

舉例來說,有次大家在討論電影,提到一部老片叫「綠寶石」。在座有位同學看過,大家就問他在演些什麼,好不好看,這位同學一時語塞講不太出來,剛好那位很會爆笑總結的同學經過,就說:

綠寶石是一部尋寶電影,講的是一個女生要去找綠寶石,過程中找了一個男的幫忙,結果兩人一直找不到,他們就開始談戀愛,然後就找到了!

全部人聽完爆出一陣大笑,連那位看過的同學都說:好像真的就是這樣耶!

聽到這裡,你心中一定想:這根本就是現在的「谷阿莫」嘛!雖然谷阿莫的視頻在版權和爆雷這兩件事情上有爭議性,但我認為他的影片當中「化繁為簡、提綱挈領」的表達能力,卻是當今職場不可或缺的基本技能!

我自己是工程師出身,我發現包括我自己在內,在溝通表達上常會犯下一個錯誤,就是一心關注訊息的「完整度」,而忽略其「可讀性」。不管是平常跟客戶的產品說明、與同事的溝通協調、或是會議中的簡報表達,我們太在意把事情的來龍去脈「講齊全」,至於受眾是否真正「聽明白」、「表認同」甚至「採行動」就管不了那麼多了。

職場中我們不時遇到,有些人跑來說要問你問題,然後就自顧自地把複雜的前因後果,自己的看法,失敗原因都講齊全了,就是不講那個「問題」到底是什麼。直到3分鐘後你忍不住反問對方:「喂~你的問題到底是什麼呀?」另一種狀況,就是跟主管回報工作時,東拉西扯一大堆,把近日相關的工作流水帳一般地匯報之後,主管不耐煩地問:「你到底需要我做什麼決定?」

這種抓不到重點,看不到大局,一味傾倒龐大資訊給對方的溝通方式,在這個時代越來越行不通了。大家都忙得要死,習慣直接聽重點、聽結論,不管文字或對話,篇幅越短越能反倒越能吸引注意力。而谷阿莫的陳述方式,正好呼應了這樣的需求!

1. 劈頭先談主旨

我是谷阿莫,今天要說一個姊妹情深的故事(冰雪奇緣) 。我是谷阿莫,今天要說一個婦女與小孩先走,男人留下來等死的愛情故事(鐵達尼號) ......在職場中的溝通也該一開始就把主旨與目的說清楚(當然啦~是用正經一點的方式)。能夠註明所需要的時間更好,讓對方知道需時多長,比較不會不耐煩,所以谷阿莫的影片標題都叫做:6分鐘帶你看完10小時的變形金剛;9分鐘帶你看完18小時的哈利波特等等。舉個實際例子,最近我在客戶公司駐點,有事找非常忙碌的主管商量,我的說法是:OO經理,我想用2分鐘說明昨天給你的提案重點。至於開會時我常這麼說:各位,我會用5分鐘的時間解釋3種登入問題的解決方法。

2. 精鍊事件的架構

18小時(1,080分鐘)的哈利波特如何用9分鐘講完?而且大抵上符合原著情節?我認為關鍵無它,唯有「用功準備」。像是羅輯思維視頻也是,羅胖能用不到一小時講完好幾本書的精華,這絕對需要大量時間精力與思考的投入,包含製作團隊的付出,才能抓到複雜事件的「本質」並切切入重點陳述出來。我建議大家平常就要多多自我訓練「內容煉金術」:說話前先思考一下核心內容是什麼,能否精鍊成一句話?看完一本書,或是一篇文章,能否濃縮成100字以內的描述,這些都是非常好的訓練,練成後,就能給人一種說話有料,切中要點好印象!