撰文/英語島
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本文作者 Ms. Bubble

矽谷公司拓展業務的快速步調,讓身在這裡的我們常需要參與接二連三的會議。不管與會人數多寡,可以游刃有餘又有效率的表達意見,往往是衡量領袖特質的重要指標,也是晉升為團隊領導者的重要關鍵。先不論場合以及聽眾不同的訴求,我們通常用以下三個指標來評斷一個簡報的好壞:

一、是否內容正確及見解獨到?

內容正確聽起來似乎很基本,但可能因為資料的不完整,或數據的解讀方法不同,導致簡報的內容不夠全面。見解獨到又更難。許多時候大家會誤把事實(Facts)或觀察到的結果(Observation),當作見解(Insights)。但見解是比觀察到的結果更深一層的了解,譬如幾個觀察結果的總結,得到這些觀察的原因等等。

二、是否讓聽眾記憶猶新久久無法忘懷?

雖然聽眾有興趣的主題跟思考方式不盡相同,但聽眾對簡報有多少印象、能記住多久、是否吸收到簡報者想要傳達的訊息,都是重要指標。

三、是否啟發與激勵人心?

這裡指的激勵人心並非勵志演說,而是知識上的啟發跟成長、被簡報激起了想要採取某些行動的欲望。最簡單的例子,聽完這場簡報之後,聽眾有沒有因此重新思考某些議題,又或者採取了不同的做法?

在矽谷工作多年聽過許多簡報,也從許多職訓中獲得不少做簡報的技巧。我覺得最實用的如下:

1.與聽眾的互動(Audience-centered)

在人手多台手機電腦的情況下,簡報者越來越難獲得聽眾百分百的注意力。與聽者互動,並不僅止於傳統的跟聽眾問答或玩小遊戲。最重要的是如何在簡報前就先收集聽眾的背景資料,或者在簡報時候不停觀察聽眾的反應,並推測他們有興趣的話題、比較容易感同身受的故事、用比較貼近淺白的字彙。當聽眾的參與度越高,自然對講者的內容有比較深刻的記憶。

2.減少用虛字(Filler words)

這是一個幾乎每個公開演講課程都會聽到的議題。「虛字讓你聽起來超笨(When you say “um” every third word, it makes you sound stupid.)」是Facebook COO(首席運營官) Sheryl Sandberg對他下屬的一個評語。許多時候講者會無意識地說虛字,從語氣詞「嗯」,到「也就是」,又或者因人而異的口頭禪。這些虛字對聽者來說沒有更多的訊息,反而容易使人分心。往更深的層面,許多主觀的形容詞某種程度上也很「虛(meaningless)」。譬如,常有講者說:「這項研究的結果很好」或者「這件事情帶給公司正面的幫助」。這些句子沒有錯,但並沒有提供更多的知識給聽眾。該怎麼樣量化或者用更貼切的形容詞來傳達講者的想法給聽眾,那就是簡報的藝術了。