根據《經濟學人》分析高達71%的業務花費過多時間在輸入客戶及產品資料,CSO Insights指出業務實際僅有33%時間花在銷售及行銷。隨著科技不斷演進,越來越多的「工具」似乎對業務而言是要花費更多的時間建檔,而非妥善利用它們來獲得高成效的回饋。

這其中的癥結在哪裡?又要如何改善?以下四大提點讓你不再花過多的時間在錯誤的事情上。

一、被低效益事務纏身

首先第一個讓業務會很努力(甚至很樂意)做的「低效益工作」就是跟「機器人」搶工作。這邊提到的機器人並非現行熱門的人工智慧,而是一些較低技術甚至可以「將腦袋關機」的工作,例如:將客戶資料庫裡有可能再次消費的客戶聯絡方式建檔,又或是把已經建立的潛在客戶資料進行一些分類。

這種可能透過分類程式或一個完善資料庫就能做的事情並不是公司請業務工作的主因。

二、建檔作業吃掉時間

當大家都在談論「客戶資料庫」的同時,不免要思考一下,這份資料庫從哪裡來呢?許多企業很直覺地認為既然業務直接接洽客戶,想當然讓業務建檔是非常合理且正常的事情。

但人生中總是有很多個「But」,當業務花很多時間來建檔時,他花的是可以來介紹新產品、客戶關懷、甚至維繫忠實客戶的時間,而且越王牌的業務可能需要花更多時間建檔,這樣的配置不只違反業務工作主要目的,更增加公司許多隱形的成本。

三、過多不必要的會議

一間體制完善的企業難免會有許多大小會議,但有些會議並不是所有人都一定要參加,有些議題也不一定絕對要透過會議才能解決。

過多的會議不只佔用了業務過多時間,也讓議題處理的效率變得冗長,因此下次在規劃會議時,還是必須思考一下:是不是讓主要人員參加並最後統一跟業務討論就好?

四、分配到不熟的產品線

「業務專業性」常常是客戶滿意度評比上一項重要的環節,但公司產品不一定只有單一一項,若以酒商為例,光是大範圍的酒類分類就有葡萄酒、威士忌、清酒……再細分更有年份、產地的差別。

因此為了避免業務花太多時間推銷一支自己不擅長的酒來詢問或查資料,就讓紅酒專家負責紅酒的推銷吧。

最後公司雖然儘量降低「虛耗時間」的問題,但自己的時間配置自己最了解,因此還是必須透過以下三點,自我檢視:

花費多少時間在做重複的事情?

為了客戶關係資料庫(CRM)建檔花了多久?

因為做了不符專業的事情卡了多少時間?

若在以上三點花了太多時間,還是勇敢跟主管討論看看時間配置吧,畢竟業務的時間即是公司獲利的重要資產啊。

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