今天的主題是該做、能做、想做三部曲,這讓我想到一位外商公司客戶,他可是業界的異數,怎麼說呢?私立大學畢業、英文不太會、只能做行政性助理,誰能想到短短5年內,他竟然獲得美國總公司的賞識,一路往上走,坐上總經理的位子。

這是他與我分享的親身經歷,也可以呼應今天的這個主題,台灣景氣不好、政府無作為、薪資只有22K......如果你還在抱怨的話,看看這篇文章,這是你我都應該學習及深思的!!(編按:該案例擔任行政助理為25歲,升上外商總經理約30歲上下)

一、行政助理該做的工作是什麼?

「打雜」這兩個字是最常聯想到行政助理的工作,的確他開始也是如此,更精確的說,他必須做「大家不想做的事情」,他花了三個星期摸清楚了以下的資訊:

公司分機號碼以及所屬人員姓名
公司部門位置及部門主管姓名
公司部門的行政助理姓名

這個重要嗎?其實一開始我也覺得很奇怪,為什麼要記這些,後來才知道,很多訊息都是部門助理在負責,但往往大多數的人都是看高不看低,因此常常都會發生訊息錯誤,最後衍生成部門的對立,因此他花了三個星期將所有資訊記下來之後,他連分機表都不用看,因而增加了不少的工作效率,也讓他被主管看見!!

二、行政助理能做的工作是什麼?

針對會議,大多數的助理都是當天早上再開始準備,最多就是前一個晚上把會議資料準備好......但這位老兄可不是這樣,他有了上面的前置作業後,從部門助理得知每一位中高階主管開會的習慣,有人是喜歡喝咖啡、有人喜歡喝茶、有人喜歡喝Kirkland 礦泉水,他可以在前一個晚上全部做好List,並在會議前做好Setting,把會議當做五星級餐廳在佈置,不到一個月,他成為公司指定的「會議準備達人」。

他開始把固定的工作入容,加了專案管理、客戶服務的概念在裡面,他有把筆記拿出來給我看,據他所說,他只要眼睛一閉,就可以把所有的細節全並列出來,這如果不是專業,那什麼是專業呢?

三、行政助理想做的工作是什麼?

後來他的名氣實在是太響亮了,公司開始請他安排與客戶的會議,只要是公司的客戶,全部由他一手安排及主導,他創下該間公司的一個記錄,那就是在集團內,第一個以行政助理職務的身份,陪同業務團隊至總公司芝加哥開會,他將所有的準備流程、注意細節、問題反應......帶著公司經營團隊開工作坊,想當然爾,他的工作因此有了新的定義與方向。

四、任何一個當下都是機會,端看你怎麼掌握:

他創下這間公司的升遷紀錄,到現在都還是業界的紀錄保持人,他從頭到尾都在強調一個概念,那就是「每一份工作都有意義與價值,只有你可以賦予及創新這個工作的模式與方法」,從助理到總經理......我看到的不是奇蹟,而是他為了工作所付出的心力與用心,因此還在埋怨懷才不遇嗎?希望這篇文章可以給大家一些心得感想。

結語:

夢想與空想是不同的,每一個人都在喊低薪,應該同時去思考的是,你的能力值到底是高還是低?這一篇文章給了我很多的省思,也希望看文章的你可以有些想法與作為,與各位分享!

原文在此

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