在辦公室常常有機會用到「message」這個字,是「訊息」、「留言」、「口信」的意思。

例如當你打電話到A 公司要找史密斯先生,而他的秘書告訴你對方正好不在時,你會問這位秘書:「May I leave a message with Mr. Smith?」這裡的「leave」是「留下」的意思。

這是最標準的「留口信、留話」給某人的說法,用的是:leave a message with + 人。

但換個情境,如果你的主管Mary White 女士是外國人,當你在辦公室接到要找她的電話,她正好又不在,你可以詢問來電者:「May I take a message?」(需要我幫您留言嗎?)這裡的「take」是記下口信再轉給相關人士的標準說法。

注意→「leave a message」與「take a message」是不同的。

辦公室「留言」不僅內容很重要,格式與提供的訊息也會影響這則留言的效率。第一步先要確認留言的對象、並記下留話的人、日期時間,以及寫留言的人是誰。

舉例

TO: Takashi Matsumoto
FROM: Karen Lang
TIME: 9:30, Thursday

Karen Lang from C&P Accounting called. She  wants to arrange a new meeting with you.
Instead of on Monday at 11, can you see her on Tuesday at  1:30? She'll be able to go over the contract with you  then. 

She'll try to contact you again this afternoon.

Taken By: Mike Nguyen

從以上文章中可以看出,此則留言是要給Takashi Matsumoto,因為留言單上寫著「TO: Takashi Matsumoto」。而留話的人是Karen Lang,因為有「FROM:Karen Lang」字樣。而留言的時間可從「TIME: 9:30,Thursday」可以看出是週四早上9 點半。至於寫這則留言的人,可以從最後的「Taken By:Mike Nguyen」看出。

此處的take 用的是beV + p.p. 的被動式。在第一至二句話就寫道:「Karen Lang from C&P Accounting called. She wants to arrange a new meeting with you.」在傳口信的時候,from 是一個很好用的介系詞,因為用from 可以很快地表達「某某公司的某人」。這封口信的第一句就切中要點,指明「C&P 會計事務所的Karen Lang 打過電話來,她要與你安排一個新的會面時間。」

傳口信的Mike Nguyen 接著寫道:「Instead of on Monday at 11, can you see her on Tuesday at 1:30? She'll be able to go over the contract with you then.」句中的「instead of」是多益測驗的常用片語,表示「不……而改為……」或「代替……」。

舉例
We used smartphones instead of traditional cell phones.
我們不使用傳統手機而改用智慧型手機。

所以,來電者要把原本週一11 點見面的時間,改為週二的1 點半,而且要在那個時候與當事人一起審查合約(go over the contract with you then)。「then」這個字,不論在過去式或是未來式裡,都表示「at that time」。

舉例
I was playing the piano with my sister then.
我當時在和妹妹一起彈鋼琴。
= I was playing the piano with my sister at that time.

最後要交待來電者的連絡資訊:「She'll try to contact you again this afternoon.」來電者說她下午還會再打電話來。(更多內容請見多益職場一本通)

書籍簡介

書名:多益職場一本通:不只考試好用,工作現場更實用!
作者:多益情報誌
出版社:商業周刊
出版日期:2016/05/04

本書以五大職場必經階段來劃分篇章:菜鳥面試、便利貼職員、獨當一面、小主管、大主管。
每個階段都有精彩、仿真情境的案例,提供有機會使用到的單字、文法、片語、以及情境對話,讓你邊看邊拾回多益能力,扎扎實實地用用在工作中的各個面向。