根據IDC的報告,職場工作者平均有28%的時間花在閱讀及回覆訊息上,因此如何有效提升處理Email的效率,以及保持應有的禮貌,是每個職場工作者都必須學習的事。

美國知名公關與商業禮儀專家、棕櫚灘禮儀學校(The Protocol School of Palm Beach)創辦人Jacqueline Whitmore在《Entrepreneur》雜誌網站上發布寄送Email的五不五要,讓職場工作者可以保持Email來往的禮儀,使來信的對方提升對自己的好感。

一、要有清楚的標題

因為Email目前仍為商務溝通的主要方式,所以職場工作者會收到多封工作相關的郵件。在這樣的情況下,「清楚的標題」能讓收件者快速了解這封信的意義,提升這封郵件被閱讀,進而處理的機率,對寄信者、收件者,都是更能有效提升處理信件效率的方式。

二、要用專業的口氣

有些人在Email上的用語,會跟平常對話一樣,採比較親暱的口氣,但這在商務溝通上是大忌,很容易讓對方覺得「這個人不夠專業」影響到後續討論事項。

初次和對方通信,或是尚未了解對方個性的情況下,保持該有的禮貌、維持專業的口氣還是有必要的,這是最不容易得罪人,也最能維持自身專業度的方式。

三、要校對信件內容

信件中不能有錯字是大家都知道的常識,但並不是每個人都做得到,有些時候,大家會貪快,在寄出信件前,並沒有再次檢查內容,這樣看似能節省時間,但一旦內容有誤,再次溝通的時間會遠大於寄出信件前的檢查時間;再者,當一封信件中有錯字時,很容易給收信者一種「寄信者不夠仔細」的感覺,會影響到收信人對自己的印象,也可能因此影響到後續合作。

在寄出信件前再次檢查,看似很笨,但其實是最聰明的方式之一。

四、要回覆每一封信件

Whitmore認為,雖然職場工作者需要經手的信件很多,但是仍要「回覆每一封信件」。

像是有些時候,我們會收到一些告知狀況的信件,並不是在討論事項,所以並沒有立即回覆的需求,但即使是這樣的信件,都還是必須回覆,告知對方你收到信了,這樣能讓對方確保自己有接收到訊息,就不用擔心是否需要再打電話或是以其他方式確認狀況。

而除了告知狀況的信件需要回覆之外,職場工作者也常會收到一些不屬於自身業務範圍的信件,這是若能夠協助轉發信件給相對應部門的同事,不但有效加速彼此的溝通,也能讓寄信的對方對自己留下好印象,進而增加未來繼續合作的機率。

五、在寄送機密資料時要加密

用Email傳遞訊息及檔案現在變得相當容易,但也因此衍伸出「安全性」的疑慮,因此Whitmore認為,當需要和對方溝通重要極機密事項時,應該先以見面或通話這兩種方式進行,非不得以需要採用Email溝通時,最好採取「資料加密」的方式,會讓彼此訊息傳遞上更為安全。

除了上述五要以外,Whitmore還有提到寄送信件的五不,職場工作者寄信前,務必檢查自己是不是有犯了以下五種錯誤:

1.不要忘記簽名檔

2.不要自以為幽默

3.不要期待對方知道你在說什麼(即使是信件串,也需要提及和對方討論的內容)

4.不要在生氣的時候寄信(可以先將內容存為草稿)

5.不要過度使用驚嘆號、流行語以及Emoji(表情符號)

綜合上述寄送Email的五不五要,讓職場工作者在處理Email上更有效率,進而提升工作表現。

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