很多人在辦公室工作,思維和行徑卻很像還在家裡,活在自己的世界,有自己的節奏。這樣的人在工作時,自然而然就蓋起一個小王國,而他就是國王,他決定事情的重要性與緊急性,一切都根據他怎麼想就怎麼做。

至於主管或老闆,一邊去吧!

—老闆的事,到最後一個排起吧

早上,主管找天兵一號來講一些事,他也做了筆記,回到座位後,他坐回原來起身前的姿勢,不慌不忙,有條不紊,一件一件的處理著事情,時間一分一秒滴滴答答的過,到了下午,按捺不住的主管走過來,劈頭就問:「做得怎麼樣了?」

「什麼怎麼樣?」姿勢不變,只是揚起頭來,臉上還掛著一副被打擾的表情。

「早上交代的事啊~」主管壓低聲音,透著微顫。

「哦,那件事,我還有兩件事要辦,完了就來處理。」不急不徐,禮貌的回應著。

「什麼?你還沒處理?」主管的聲調急速拉高⋯

「你沒告訴我要馬上處理。」還是從容不迫,告訴主管,錯不在他啊!

這些天兵總以為,公司要授權到底,信賴員工的判斷力與執行力,事情重要與否由承辦者自己決定!當手邊上還有其他工作在進行,而老闆交辦的事臨時插進來,不在既定的排程內,看起來也不那麼重要,他們就很像賣票的櫃檯承辦人,嘴一呶,手一指,要老闆的事情從隊伍的最後一個排起。

—老闆擔負成敗責任,由他決定優先順序

每天事情既多又雜,從哪裡下手呢?專家說,做好時間管理,讓工作有效率的第一個原則是,排出優先順序!

至於怎麼排,常見的建議是,用重要性和緊急性拉出一個矩陣四個象限,而重要性優於緊急性,專家都建議要把心力優先放在重要的事情上。

什麼是重要的事?

「和目標息息相關的工作,」專家說:「越有利於實現核心目標的事情,越重要。」

專家答得真好,但是你聽懂了嗎?一般員工很少能判斷得出什麼是目標,以及有利於實現核心目標的事情,對這個定義能受用的人極少!其實,專家應該說,扛成敗責任的人就是做決策的人,由他來決定事情的重要性,員工聽他的就對了!

連台積電董事長張忠謀都說,所謂的時間管理要掌握兩個原則,第一原則是做對的事,至於什麼是對的事?這由主管決定!第二原則是掌握效率,怎麼把事情做得既快又好?這由員工自己負責。

主管或老闆有其高度,縱覽全局,會看到員工看不到的盲點與死角,員工不見得全然了解他們做決定背後的影響因素,而主管或老闆也不必要和每個人細說,所以有時員工會誤會或不解這些決定,但是就職場倫理來說,事情重要與否,部門由主管決定,公司由老闆決定,他們交代要辦的事,就是重要的事。

因此,職場的潛規則是,只要老闆一聲令下,天大地大的事都要暫時放下,第一優先處理老闆交辦的事。如果老闆的事沒做到告一段落,並且稟告進度讓老闆滿意之前,膽敢去碰其他事,那就是不長眼,討罵!

˜老闆的事,最重要!

很多員工腦後長反骨,硬要解釋這是馬屁文化,的確是有可能,所以張忠謀說,主管只有七八成的決定權,員工仍有二三成的權利去反映事實真相。因此,對於重要性的判斷有出入時,員工可以用請示的口氣,請主管做明確的裁示:

「我目前手邊還有另一個專案,是您上星期交代要在今天趕出來,現在交辦這個新專案,請問先做哪個專案,會比較符合公司目標?」

在丟出這個問題之後,主管會記起來還有另一個專案,便會去思考優先順序。如果兩件事都要同時完成,他會調度人力來支援。在主管決定優先順序之後,你就是配合照做,而且要隨時回報進度,讓他放心。

老闆之所以做老闆,主管之所以做主管,都是既急躁沒耐心又自我中心的一群人,只要是親口交辦的事,都要以此為第一優先,而且馬上要看到結果。如果沒有將他們的事列入急件,他們的解讀絕對不會是「你有別的事在忙」、「其他事更重要」,而是在想「他是不鳥我這個主管嗎?」「他是要搶功勞嗎?」

總之,判斷事情重要與否,決定權在主管或老闆身上,不在你的心裡。

主管或老闆的任何交辦,要拉到第一順位、馬上辦、馬上回報,讓他看到你誠意十足、效率驚人,慢慢的,你就會愈來愈得到歡心,也就愈來愈接近核心。