當然,Google的「雲端辦公室」可以帶給我們協同合作、即時同步,以及通過雲端運算的智慧型功能等等優點,這也是我在電腦玩物上常常探討的主題:

一人之力為何有團隊之效?我的 Google 圓心工作策略
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但是Google的雲端辦公室「並非一定要有網路才能工作」,當我們遇到網路不穩定、網路斷線的情況,其實Google許多雲端服務有提供應變解決之道,而這應該也是慣用Google工作的朋友所需要的。

所以下面我就整理自己的使用經驗,分享在不同Google服務上,有哪些離線工作的功能值得我們開啟、利用。

1. Google DriveGoogle Docs網頁版離線編輯

作為Google雲端辦公室核心的Google Drive 雲端硬碟,以及在其上的Google文件、試算表、簡報編輯服務,不只可以在網路環境線上編輯,就算在網路斷線的情況下,我們也可以繼續編輯最近開啟過的Google文件、試算表、簡報檔案。

這樣一來就常常在下面這樣的情況解決我的煩惱:搭高鐵的路上正在編輯一份Google文件,但高鐵網路很不穩定,常常斷線,所以利用Google Drive的離線編輯功能,即使斷線時我也可以繼續新增或編輯文件。

或者我製作簡報都是利用「Google 簡報」,線上編輯快速又能同步,但是有時到了演講會場,當場沒有網路就很尷尬,但是這時候一樣利用Google Drive的離線功能,在沒有網路時,我一樣能打開Google簡報離線播放與編輯。

要怎麼開啟這個Google雲端硬碟網頁與Google Docs線上文書的離線功能呢?首先要使用Google Chrome 瀏覽器,然後到Google Drive網頁端右上角的「設定」中,開啟「離線設定」即可,就這麼簡單,以後就能離線編輯最近開啟過的Google文件。

我的實際使用心得請參考:Google Drive 雲端硬碟新版「文件離線編輯」測試心得

2. Google DriveGoogle Docs手機離線編輯

除了電腦網頁端的Google Docs可以設定離線編輯外,Google Drive的Android與iOS App也可以讓我們事先指定檔案與文件「離線」使用。

在Google Drive App中打開某份文件檔案詳細資料,開啟「可離線存取」,這樣以後就能從在手機離線瀏覽或編輯這些文件。

我的心得可參考:Google 文件、試算表獨立 App 在行動裝置離線編輯文書

3. Gmail網頁版離線使用

在我寫過的「Gmail 16 個秘密功能教學:學會最高效率的郵件管理」一文中也有提到的,高效率的網頁Gmail ,其實也有推出離線郵件軟體的功能。

它可以事先下載最近一週或一個月的郵件到電腦中,讓我們離線時也能查看Gmail信箱,或事先寫好郵件內容等。

要開啟這個離線Gmail ,請依照這篇文章完成設定即可:「Offline Google Mail 離線版Gmail推出」。

4. Google Keep筆記離線使用

Google Keep是跨網頁、手機的筆記服務,而在電腦端雖然沒有推出桌面軟體,但是可以透過 Google Keep的Chrome App來獲得筆記離線瀏覽、編輯的功能,就像桌面軟體一樣。

詳細的設定可以參考:「Google Keep 離線瀏覽與筆記, Chrome 離線軟體版推出」一文教學。

5. Google翻譯App也能離線翻譯

Google翻譯是生活中翻譯外國語言的好幫手,而當出國自助旅行時,讓Google翻譯App在沒有網路時也可以離線翻譯,就是很重要的功能了。

這部分當然也是可以作到的,請參考:「Google 翻譯 Android 支援離線翻譯!下載中英日文翻譯」一文的教學。

6. Google地圖App離線使用

Google地圖在Android與iOS App上都支援「離線地圖」功能,可以事先下載某個區域的地圖,然後出國時不用網路也能瀏覽,這部分的設定請參考:「新版 Google 地圖 App 如何更簡單自訂、下載離線地圖?」。

但是, Google 地圖的離線地圖功能目前不支援台灣與日本,如果你想要獲得這兩個地區的離線地圖,那麼或許要另外參考:最佳免費離線地圖App對決 Maps.Me? City Maps 2Go?

7. Google Chrome離線編輯Office

這個離線工作功能,則是利用Google Chrome在離線時編輯電腦硬碟裡的Office文件檔案,不需安裝Office軟體,而且會自動儲存回電腦檔案。這部分的教學請參考:「如何用 Google Chrome 離線編輯本機的 Office 檔案?

所以,不要以為Google只有雲端辦公室,其實裡面有很多功能是可以「離線工作」的喔!別忘了開啟,下次網路斷線時就不會卡關了。

※本文獲「電腦玩物」授權轉載,原文〈沒網路也能用,你該開啟的7個Google離線工作功能