前陣子,收到馬偕醫學院心理諮商中心承辦人員來信,說到喜歡我在網路上分享的時間管理文章, 邀請我前往演講「雲端時代的時間管理術」,我覺得這是有趣的主題,便一口答應。馬偕醫學院座落三芝半山腰,那天晚上的講座結束後剛好遇上山裡的大霧,結果 跟開車送我回捷運站的校長經歷了一場迷霧之旅,讓我印象更深刻(或許對校長來說已經習慣,所以一路上都非常鎮靜,大概只有我自己在心中默默窮緊張)。

而花了一段時間準備的這個「雲端時代的時間管理術」主題,我也想分成上下兩部份,寫成文章跟電腦玩物的讀者分享,並且文章最後,我也會把簡報分享給有興趣的朋友參考。

這樣的概念來自於多年前我寫過的「在雲端工作、數位生活中節省與擁有更多時間的方法」一文,在「雲端時代的時間管理術」簡報中,我分成「如何成為一個擁有更多時間的人?」和「如何成為一個有行動力的人?」兩部份來分享,今天這篇文章就先來撰寫上半部分。

至於雲端時代與時間管理是什麼關係呢?

有兩層的連結,第一層是面對雲端資訊爆炸時代,我們更需要時間管理。第二層是善用雲端工具,可以做哪些更好的時間管理。下面就從這樣的切入點,一起來看看,在雲端時代,我們如何成為一個擁有更多時間的人。

1. 不要忘記把時間留給自己:建立一本快樂筆記本,把生活當成任務

在這個資訊爆炸的時代,可以吸引我們注意的東西太多了。在這個科技網路時代,我們要做的瑣事沒有變少反而更多。如果我們「不在意」,那麼不知不覺所有的時間都會被這些雜事吸走。

所以要成為擁有更多時間的人,首先要獲得自己時間的主導權,讓自己的時間不是用在上述的外務上,而是花在真正自己的事情上。

這時候我個人的方法就是:「寫一本讓自己快樂的筆記本」(參考:讓自己開心的筆記術,今天開始寫你的快樂筆記本)在這個筆記本裡我會寫下自己想做的事情,尤其生活上許多自發的興趣,然後記錄學習的過程,推動自己一步一步去實現這些個人小願望。

為什麼這和時間管理有關係?因為我們的問題是「忘記把時間先留給自己」,所以才會被那些網路的外務不斷吸引去,結果做了一堆別人按讚的事情、看了一堆別人按讚的資訊,但自己好像依然原地踏步,一直窮忙。

而寫下快樂筆記本,就是「認真對待生活」的開始,寫下來,就是把生活任務化,知道自己想做的事情,並且用心去實現它們,讓這些「個人任務」搶先占滿自己的時間,那自然就等於擁有更多時間了!(參考:簡單把生活變成任務,就能贏得意想不到的成就感!

寫下快樂筆記本,把生活任務化,這對我來說是真正生活與工作平衡的開始。

2. 不要被路上的石頭拖延太久:計畫愈詳細,生活愈隨性

人生路上難免會有絆腳石,甚至有時候是一顆擋住去路的龐然巨石,這時候我們可能會因此洩氣,於是坐在石頭前一籌莫展,想等著石頭自然消失,或是花許多力氣非要撞碎這顆石頭不可,但這樣的阻礙常常讓我們耗去許多時間,而獲得的效果不一定好。

有時候我們確實要勇於突破瓶頸,但更多時候要學會不要被石頭擋住原本可以繞道而行的去路,說不定另外一條路就海闊天空,而且我們的時間也不會被塞在這顆石頭前毫無進展。

回到一天份的工作上,光是一天裡,一定也常常在各個環節遇到瓶頸,這時候如果能夠學會先去處理其他進度,而不要因為卡關在一個地方就耗去幾個小時,那麼你會發現一天24小時其實可以完成很多事情。

只要我們不要因為一個小瓶頸就虛耗好幾個小時,那麼每一天都能擁有更多時間完成更多工作,反正每一個工作都對專案進度推動有幫助不是嗎?

所以我之前才撰寫「計畫愈縝密,生活愈隨興」一文,做好計劃,幫自己準備多一點備案,其實也是讓自己「擁有更多時間」的好方法,因為這樣下次當我們卡關遇到絆腳石時,我們會知道可以先去做哪些備案?可以怎麼繞路?這樣就能讓自己保持不斷往目標推進的速度,不會浪費時間了。

3. 養成早起的習慣(天啊?)不!我是說擁有神聖時間

「神聖時間」是我多年前開始在電腦玩物中提出的一個概念,很多讀者都覺得很有幫助,簡單的說,就是像宗教儀式一樣,每一天要「主動留出」一段時間給自己,這段時間完全不會有外界的干擾或介入,是自己可以完全掌握用來做自己的事情的時間。

這段時間要在什麼時候端看個人決定,我一開始是在每個晚上會有「兩小時」給自己的神聖時間,就是完全專心用在寫文章。但是後來有了家庭,晚上有時也多了講座活動,我就把神聖時間移動到早上提早起床的兩小時。又有時候早上起不來,就把神聖時間放在通勤的路上。可以參考:

10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧
通勤族時間更多,每天三小時神聖時間幫我完成更多事

當然只有神聖時間是不夠的,還要搭配第一點,先找出生活中真正自己想做的任務,然後這段時間就是擬定一個計畫,好好完成自己想做的事情。

尤其對於時間被工作、網路切割的現代人來說,想要擁有更多時間,每天設定一段神聖時間儀式更是不可或缺的,或許是一個小時,或許奢侈一點兩個小時,你會因此發現:

每一天在神聖時間裡,完成的對個人最有價值的任務,是讓自己每一天都覺得很充實的活力來源。