難得到台中的平日課程,看到久未謀面的窗口Amy,但她的臉色卻惆悵無比。

趁午餐休息時間,我問Amy「妳還好吧?」

Amy:「憲哥我問你,當我說『你辛苦了』,代表什麼意思?」

我想了想,她問我這句話的意思,我很謹慎的回答「一種鼓勵、讚揚他人辛苦付出的意思。」

Amy:「有上對下的意思嗎?」

我:「那就看聽的人怎麼想囉。」

我們邊吃邊聊,Amy也順勢說出心中的不解。

組織越大,複雜情境越多

年後公司辦春酒活動,人資部邀請年輕有活力的新進員工Tom擔任主持人的工作,Tom表現可圈可點,人資部經理特別發了封信給與會的工作人員,慰問大家的辛勞。信中的收信人很多,Amy身為人資部的活動窗口,特別回信給Tom,cc給人資部經理,以及Tom的老闆,上頭寫著:

Dear Tom,

身為活動的主辦窗口,要跟您說聲謝謝,

特別在你剛進公司半年,業務最需要拓展與起飛的時刻來幫我們的忙,

你辛苦了,祝福您在公司業績持續長紅。

15分鐘之後,Amy收到Tom的主管回信,並且cc Amy的老闆:

「Hello Amy,『你辛苦了』,是上對下的鼓勵,你的文字不太妥當,建議以後減少使用。」

就這樣,Amy的臉從上午呆滯到現在。

從人際風格,解讀溝通行為

一種米養百樣人,任何一句話,只要被錯誤解讀,自然會有不同見解。於是很多人在職場複雜環境中,慢慢養成「言多必失,乾脆不發言」的壞習慣,上述這個案例,我有四個想法供大家參考:

1. Tom老闆並沒有錯,但他錯在不該如此酸別部門的員工,尤其是人資部。

2. Amy本意並沒有錯,但她錯在這些話私底下鼓勵Tom就好,並不需要cc給自己的老闆與Tom的老闆,增加非公事以外的溝通誤解機會。

3. 面對嚴謹的Tom老闆,如果真的要發信鼓勵和讚揚Tom,信件第一段應該先感謝Tom老闆的支持與諒解,以及Tom對全公司春酒的貢獻,接下來才寫對Tom的鼓勵,至於要不要使用「你辛苦了」,我覺得見仁見智。

4. 收到Tom老闆的這封信,其實Amy無須傷心與難過,這就是一堂溝通的課程。妳知道他是這樣的人,以後在文字和口語溝通上特別注意即可。溝通的世界裡,我希望大家理解:「不要在意是非對錯,只求在乎換檔靈活」。

希望您在職場複雜的人際關係與溝通環境中,永保一顆單純的心,盡可能贏得大多數人的喜好,但絕對不可能是全部。