你有沒有發生過下面這些情況。早上,我打定主意今天到公司後要好好認真在進度有點落後的專案上,但是一到公司打開信箱,發現又多了幾件主管或同事交代的臨 時任務,我當下心急,一一處理完成後,卻發現已經中午過後,一天的精力差不多被這些今天才追加的瑣事耗盡,也沒有力氣再去推進真正重要的專案,這是「專案管理方法」裡的大忌。

或者,當我正在認真執行專案,好不容易進入高度工作狀態一個小時了,這時候忽然一個即時通、一封郵件通知,我忍不住打開來看,又忍不住回應起客戶的最新需求,這樣跳出個十分鐘後,我發現自己回不去剛剛那個高度工作狀態了,這是「培養專注習慣」中的失策。

於是,我們的每一天都因為這些突如其來的瑣事而變得低效率,最重要的專案進度常常拖延,因為我沒有找到一個「拖延瑣事」的好方法。只有找到拖延瑣事的節奏,我們才不會拖延到更重要的專案進度。

電腦玩物上的「生活駭客」系列文章已經寫到第五篇,這個系列顧名思義就是我想從一些比較輕鬆具體的問題切入,分享如何解決這些工作與生活上低效率問題的方法,而今天要分享的生活駭客技巧,就是我自己如何找到拖延瑣事的節奏,希望對大家有所幫助。

1. 時間的節奏:

我的第一個方法就是先確定自己工作時間的節奏,讓自己有規律地查看「瑣事通知」(包含像是郵件或即時通等會出現瑣事的地方),而不是一直查看,然後其他時間維持在高度工作狀態。

我有兩種做法,第一種比較極端,就是當我今天的目標是要完成非常重要的專案任務時,我會要求自己這一天只有中午和傍晚才能查看郵件、才能打開即時通,這樣一來我就擁有完整的早上時段、下午時段,可以進入兩次好幾個小時的高度工作狀態。

第二種做法比較彈性,當還是需要關注客戶即時需求,當今天也沒有最關鍵進度時,我會用「番茄鐘工作法」的節奏來接收瑣事,每隔兩個或四個番茄鐘的高度工作時間後(約一個小時或兩個小時),再去看一下即時通與郵件,即時回覆一些瑣事訊息。

這樣一來,就能保有處理瑣事又擁有高度工作時間的節奏。

但還有一個重點,那就是不能當下兩分鐘處理完成的瑣事,都應該「拖延」。我之前還曾說過:「拖延的不完美,反而讓效率大加倍」。

2. 時段的節奏:

什麼意思呢?例如我早上10點完成了第一輪番茄鐘的高度工作,暫時完成一個重要小任務,這時候我去查看郵件與即時通,接收到一些新的瑣事,裡面有些瑣事可能要花上我15分鐘到30分鐘處理,這時候我要不要去做?

我的方法是通常不要,因為如果花時間去處理兩件30分鐘的瑣事,那早上一個小時就不見了!而且經過這麼久的「精神放鬆」(處理瑣事時通常很難保持高度工作狀態),很難再快速回去之前的高效率且集中的工作速度。

所以我還有另外一個節奏原則,就是看到瑣事時,先全部拖延,等到傍晚或下午真正完成今日重要工作進度後,覺得差不多今天成果讓自己滿意了,我才開始處理這些從早上到下午所有拖延起來的瑣事。

這也是時間管理中一個很知名的原則,那就是「重要但不緊急」與「重要又緊急」的事情在一天裡要優先處理,而「緊急但不重要」(也就是瑣事)的事情,要一天中的最後空擋才處理,除非那件事情緊急到對方需要妳馬上回覆(但通常不會)。

3. 收集的節奏:

要把瑣事全部拖延到下午才處理,那就進一步需要另外一種節奏:如何快速有效的收集我們的所有瑣事?

想要拖延的瑣事絕對不要記在腦袋裡面,一來一定會忘記,二來你會因為害怕忘記而一直擔心著這幾件還沒做的瑣事,徒增壓力,而且最後你一定還是會忘記一些!這樣何必呢?

所以我需要一個外部的「收集籃」,他的目的是收集我今天(或這幾天)所有拖延的瑣事,可以讓我在前面兩個節奏中看到而想要拖延的瑣事就全部丟進去,這樣我就可以告訴大腦說:「現在就忘記這些瑣事吧!不要有壓力,因為他們全部放在收集籃那邊。」然後等到下午時段,真的要處理瑣事的時間到達時,我只要打開收集籃,一件一件處理即可。

這是很有效的工作節奏,而有很多工具可以充當收集籃,最簡單的就是使用你辦公桌上的一個實體收集籃、一張白紙,或是一本專屬的筆記本,然後遇到任何瑣事插進來你的工作時,立刻把他寫到收集籃中,接著忘記他,要處理時到收集籃拿取即可。

或者像我則是用 Evernote 做專案管理, 把這樣的雲端筆記服務當作統一收集籃,郵件瑣事轉寄 Evernote ,想進一步研究的網頁資料丟進 Evernote ,主管交代的任務先寫進 Evernote ,即時通裡的瑣事複製貼上到 Evernote ,我在 Evernote 中甚至就有一本筆記本叫做「收集箱」,專門收集這些我還沒空深思的今日瑣事,這樣每天傍晚我只要好整以暇打開這個 Evernote 收集箱,一一處理這些今日收集的瑣事即可。

4. 提醒的節奏:

最後,瑣事的拖延有時候不是一天之內的事情,我的意思是,有些瑣事可能我這幾天都不想處理(沒空處理),例如我正在進行一個工作上的重要專案,這一週就要截止,這幾天我希望專心在這件事情上,但是臨時有一個演講邀約,需要我兩個小時構想課程大綱,這時候我會怎麼做呢?

首先我會把這件演講邀約的瑣事(瑣事不代表不好的事,而是代表不在我目前重要目標上的事)拆成兩件瑣事(工作切割是最有效時間管理方法之一),第一件瑣事是回信跟對方說我會構想,但需要給我一些時間;第二件瑣事是我真的開始構想這個課程。

然後第一件瑣事回信,我可以在當天下午的瑣事處理時段處理,但跟對方說抱歉,希望對方給我一個禮拜的時間。

接著我會把無法今天處理,也無法這幾天處理的第二件瑣事,設定一個提醒,提醒我週末再開始思考這件臨時任務,而那時候我應該已經完成本週重要專案目標,有時間可以處理這件稍大的瑣事了。

所以一個瑣事收集籃的系統最好有「提醒功能」,可以在我設定的延後時間後(一週後、一個月後)再次提醒我有這件瑣事要處理,例如我使用的 Evernote 收集箱就有這樣的筆記時間提醒功能,所以我覺得那是非常好的瑣事收集系統。

如果你使用紙本的收集籃怎麼辦?這時候你可能就需要把延後到更久之後的瑣事,放入你的數位時間提醒系統中,例如你的各種待辦清單行事曆工具裡,或是像 Google Inbox 郵件系統本身也是充滿了拖延瑣事的最佳精神。

小結:

本文啟發於好友張永錫的新書:「早上最重要的3件事」,我也擔任此書的責任編輯,裡面是我最喜愛的時間管理主題,所以在企劃與進行本書時,也有許多啟發,後續我會在電腦玩物與喜愛時間管理的朋友繼續深入分享。

最後,透過上面四個拖延瑣事的節奏,幫助我們專心在更重要的工作上,但是又不會漏掉也很重要但不是當下目標的瑣事,而且還減輕自己被瑣事打擾的壓力,降低自己要一直擔心瑣事的壓力,我覺得對我自己工作上是非常有幫助的方法,也分享給大家。

※本文獲「電腦玩物」授權轉載,原文〈找到拖延瑣事的四個有效節奏 〉