上週分享了幫助我們在工作上寫英文信的好工具後,今天讓我們在電腦玩物上繼續來討論:一般回覆工作郵件時,有哪些好習慣可以幫助我們加速工作效率?

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在目前的職場上,電子郵件還是溝通討論任務最重要的管道之一,無論如何你不太可能完全不處理郵件,即使你的公司內部已經使用像是「Slack」這樣的最新專案溝通系統,但免不了其他外部的工作依然會用郵件來處理。

既然郵件就像是一個任務接收、排程、處理的管道,一旦管理不好,那麼工作的節奏與速度自然就會被打亂,這時候除了使用像是「Gmail」這樣的高效率郵件系統來加速工作外,還是有一些基本的習慣是在任何系統上處理郵件都應該具備的,可以說是回覆工作郵件的基本功。

在我不算長的十多年職場工作經驗中,也累積了一些自己處理工作郵件的心法,不能說我的方法可以適合所有人,但畢竟是自己真實體驗過的心得,應該多少有些幫助。

今天這篇文章就將其分享如下,也歡迎大家一起來討論、補充與修正。只有透過討論,我們的工作方法才能持續精進!

1.週期原則:在真正需要的時間才去檢查郵件

從多年前開始,我就不再使用「新郵件提醒」的工具(所以電腦玩物上也不再介紹類似工具),因為一直讓隨時進來的新郵件發出提醒,就只是讓自己被迫追著郵件跑而已。

或許我們應該嘗試看看,給自己「訂一個檢查郵件的週期」,這個週期根據每個人的工作型態可能不同,例如你正在與客戶為一個專案截止日在彼此確認最後細節,那這個週期或許是一個小時。如果你的工作就是處理郵件上的回信,那麼這個週期或許是半小時。

但是如果是日常一般工作,以我自己來說,這個週期可能是每天的中午檢查郵件一次,下班前檢查郵件一次,這麼大的週期跨度。

為什麼呢?因為郵件只是接收了任務,我們總是「需要時間處理」吧?那麼如果我們只是在接收任務而不處理,又怎麼把任務完成呢?所以應該留下時間讓自己可以去處理任務,即使一個小時不看郵件,先把一個小時前的郵件好好處理完成,我相信寄信給你的人也可以接受的。

有效的時間管理方法,就先從「不要自己干擾自己開始」,歡迎延伸閱讀:10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧

2. 清空原則:定期清空收件匣

清空收件匣更是我執行了七八年的郵件處理原則,還記得開始使用清空收件匣方法後,我再也不害怕打開信箱,因為信箱裡不會有雜亂的郵件,只有我真正需要完成的任務。

這就是我認為清空收件匣最大的好處,把那些完成的、不重要的、不想處理的郵件全部封存或刪除,讓收件匣裡只有「即將要處理」的信件,這樣打開信箱時才能專注在真正重要的事情上,也讓自己更有時間去處理這些任務。

關於這個方法,可以參考我在電腦玩物上另外一篇文章的分享:[摘譯]維持電子郵件收件匣清空的10個技巧

3. 當下處理原則:不要看了但是又不處理郵件

當我週期性打開信箱準備處理郵件時,我還會把握住「一旦看了就要立刻處理」的原則,要不然明明開信看了,卻又因為猶豫而不處理,這樣到時候不是一直放在信箱中,一直要再次打開信件一直花時間在猶豫嗎?

所以看信時把握「當下處理原則」,讓郵件立即進入下一步行動,才能更有效率地推進自己的工作,節省更多時間。

但是所謂的「立刻處理」,也不是立刻就要回信的意思,所謂的處理有幾種方法:

1.回信:當下幾分鐘內可以處理完成的任務,立刻處理完成然後刪除這個工作。
2.轉發:需要交待給別人做、需要提醒別人的任務立刻從自己轉移出去。
3.延後:無法當下進行的任務,立刻排進待辦清單,指定給它一個處理時間,讓他先從收件匣消失(例如 Google Inbox 就有更好的延後處理系統)。
4.刪除:不需處理的,不想處理的,或許連看都不用看,直接刪除(善用Gmail的自動過濾)。
5.整合:重要的內容,立刻轉入自己的統一工作資料庫備份儲存,或是納入其他真正的工作排程系統中。

4. 單一任務討論串原則:用任務或專案的概念區別回信

有時候我們要寫一封郵件給之前的客戶或工作夥伴時,喜歡找到舊郵件後再次回信,但是明明可能已經是不同的任務或專案了,這樣一來,反而可能讓不同需求的郵件攪在一起,我自己有時候也會犯這個錯誤。

所以我會提醒自己,一個郵件討論串就是一個任務的原則,如果有新的任務要交代,而不是討論舊任務,那就一定要開新郵件來處理。

千萬不要想說圖個方便,就直接用舊信回信。這時候還可以搭配:「Gmail 如何幫專案郵件自動分類?自動畫重點顏色?」更好的分類郵件。

5. 修改回信原則:回信時還是需要修改舊內容

而且就算是直接回信時,最好也能根據任務階段去修改標題,並且把之前的舊信內容在回信附加內容中適度刪除,要不然像是 Gmail 反覆回信後一長串的附帶舊信內容,反而讓郵件看起來很混亂。