商業社會裏,收發e-mail是日常處理的工作項目之一;然而,你有沒有檢視過你的e-mail是否能正確傳遞出你的專業形象?

e-mail,是職場上傳遞訊息、溝通想法、聯絡事務的工具,更是一種和對方「面對面」的文字溝通。e-mail中使用的「文字」、「顏色」、「間隔」、「簽名」、「版面」等等,就如同人的外表與肢體動作,隨時隨地都在傳遞我們的個性與專業度;那麼,要如何讓你的e-mail看起來專業清楚,且製造良好的專業印象?請掌握「5/5/25」法則:

每封信不要超過5個重點:

商業社會裏,要讓時間分配更有效率,必須考量對方閱讀e-mail所花費的時間;我會建議,每一封e-mail都要有大標提示重點,因為沒有重點提示的e-mail,很容易讓閱讀者失去焦點,印象模糊。

而在分標說明重點時,最好以3點為主,最多不要超過5點。並且每一個重點標題,可以使用顏色標示,或是粗/細體字的分別,或是運用底部畫線來強調,都有特別加強視覺的效果,讓人注意它的重要性。 

每個段落不要超過5行:

要讓e-mail易讀,就要多運用「斷句」、「標點符號」、「空行」做分隔;就像我們說話會有呼吸一樣,適時的斷句、符號運用、以及段落分隔,能讓看的人有喘息的空間。

建議每個段落最好不要超過5行,段落和段落之間最好能空一行,讓閱讀者的眼睛得以喘息;因為人的眼睛一旦看超過5行以上的字,就會開始酸澀、吃力。 

每一行不要超過25個字:

現代人習慣圖像式的掃描式閱讀,建議你寫e-mail可以學習雜誌排版方式,也就是「掃描式」的閱讀編排方式:行字很少,因此閱讀者不需要轉動眼珠,一眼就看到一整行的文字。而e-mail屬於線上閱讀,為了讓閱讀者能舒適「掃描式」閱讀,每一行以不超過25個字為原則。

此外,e-mail 署名的方式也很重要;正如我們在信件上的簽名,你所使用的筆色、字體、問候等,都如同你的分身。建議你的署名最好不要超過5行;而署名資料可能包括個人名字、聯絡電話、e-mail、網址、地址到公司名稱等等,並且全公司都要統一格式,才能正確表達公司對外的整體形象。