你是否有過這樣的經驗:自己才報告到一半,就察覺主管的臉色看起來不耐煩,讓在場的同事們都很緊張,自己也汗如雨下…?

對忙碌的主管而言,「時間」就是世界上最珍貴的資源,特別是在繁忙的現代社會當中,每個人腦內經常都需要同時進行好幾件事,而運籌帷幄的主管腦中更是隨時擠著7、8件事情;你的報告,等於是要和主管腦中的其他事情競爭「時間」和「注意力」!因此,學會以下報告的程序,可以幫助你順利搏得主管的注意力,讓溝通更有效率:

1.心理準備

報告前先做「時間+主題」的說明,例如:「老闆,您有沒有15分鐘的時間,我想跟您報告XX事情?」先講好時間,讓主管心中有個底,講好主題,讓主管的頭腦做好預備,將心力專注在聽取報告,而不是擔心「他需要報告多久?」或是「他到底在講哪件事?」上面。

2.主題:先講結論或消息

當主管準備好要聽你說的時候,建議你先報告「結論」或「好消息」,千萬不要在一開頭就落落長地從原由說起,或是拋出壞消息。先說出結論,若有必要,再接著說明原因與細節。

3.3個章節法則

在說完結論之後,如果主管有進一步了解的興趣或需求,你可以將細節分成章節一一說明,例如「關於這件事,我分成3點說明…」但建議不要超過3個章節。

這3個程序法則,不管是向上對主管報告,或是向下對下屬交辦事項,都是很實用的技巧,朋友們若能夠實際活用,並且熟能生巧,不但可以提昇自己的工作效率,更能贏得主管的肯定重用、下屬的景仰愛戴,推薦給大家!