在職場上,解決問題與否會大幅影響工作表現,但在解決問題前,要先「問對問題」。對於主管而言,問對問題不但有助提升部屬工作表現,還能提升他們對公司的向心力。日本「發問經營研究所」負責人松田充宏甚至出書《問對問題,80%的工作難題下屬會自己解決》,探討這個議題。

雖然問對問題很重要,然而大多數主管的提問方式沒辦法有效提升團隊表現。美國《Inc.》雜誌特別整理出「三種常見的NG提問方式」,讓主管們能自我提醒,並加以修正,把好的「提問」變成提升團隊表現的一大利器。

NG示範1:帶有預設立場的提問
主管常犯的第一種錯是問部屬「有既定答案」的問題。像是「你不覺得海報的字,如果大一點會更好嗎?」或是「你覺得我們現在發行新產品不好嗎?」這樣的問法雖然聽起來像是在詢問部屬的意見,但對部屬而言,可以很明顯感受到主管心中希望部屬怎麼回答,會讓他們不敢說出內心真正的想法。

建議作法:比較好的做法是採取「開放式問題」,舉例來說,上述兩個問題可以改成「你覺得海報字的大小這樣還可以嗎?」以及「你覺得現在發行新產品怎麼樣?」提問時不要給部屬預設立場,會讓他們更敢表達心中的想法,主管除了能夠和部屬討論激發新想法,也更能了解部屬對於這項產品的看法,對於帶領團隊有很大的幫助。

NG示範2:只有選擇題
看完上述第一個狀況,你可能會想「我不要給他既定答案,那我給他選擇題總可以了吧?」所以會問部屬像是「你覺得我們新產品的外殼,是要黑色還是白色好?」的選擇式問題,雖然沒有給部屬既定答案,但在限定選項下回答,很可能會讓主管錯過真正的答案。部屬雖然可以在黑色和白色中間選擇一個「相對」適合的答案,但他心中可能有更適合的選項,然而因為主管沒有提到,所以部屬不敢主動提出,這對整個團隊並不是好事情。

建議作法:當然這必須考量到團隊的狀況,如果黑色和白色是所有可以提供的選項,那這樣問就合理,如果不是,建議主管還是採取開放式問題,問部屬「你覺得什麼顏色比較好看?」會讓部屬說出他覺得最適合的,而不是在限定範圍中作答。

NG示範3:愛面子不敢問
最後一個主管會犯的問題是「不敢提問」。對於一些主管而言,他們認為向部屬提問,會有損他們的權威,所以遇到問題時,不會向部屬詢問,例如聽完部屬報告,雖然並沒有完全了解,但覺得向部屬提問會有損權威,所以並不會向部屬表達他的疑問。但Haden認為「當主管不知道的時候,千萬不要假裝你知道」這對於團隊而言,並不是件好事。

建議作法:對於會擔心損害權威的主管而言,可以採用的問法像是「我覺得你說得很好,但我怕有些地方我沒有理解正確,你可以再說明一次嗎?」藉此讓部屬再次解釋,不但不會影響權威,反而還讓部屬清楚主管很認真的想要了解,會讓他更用心處理這件事。

Haden認為,向部屬提問最重要的是「了解部屬的想法」,所以主管的干擾愈少愈好,除了不要犯上述三種錯誤以外,主管在提問時,即使心中已經有理想的答案,但在部屬表示意見前,也最好不要說出來,這樣會影響部屬表達他真實的意見;而在聆聽部屬回答時,能夠愈少說話愈好,過度的發言會讓部屬害怕提出不同的看法,主管便無法真正了解部屬的想法。

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