精采的簡報,會被人記得,當然,失敗的簡報也一樣令人永生難忘。這提醒我們好形象建立不易,壞形象卻如影隨形並使我們處處碰壁,他人對我們的觀感永遠會影響彼此未來的互動。

然而,在我看過的眾多簡報中,發現多數失敗簡報的問題並非如我們想像的出在「內容」上,而在於一般人認為是枝微末節的「非語言溝通」上。

根據調查,我們對一件事情的觀感,有超過90%取決於「非語言溝通」,所以說一場簡報的內容紮實與專業素養固然是成功的基石,但只靠「語言溝通」的簡報絕對無法讓人聽進心底。以下是簡報時最常見的「非語言溝通」問題,你犯了嗎?

1.你露出臉部的百分之幾?

臉部是溝通傳遞的重心與中心,請不要讓頭髮遮住半邊臉,並確定大家都能看見你至少80%以上的臉,才能清楚透過臉部表情達到最有效的溝通。

而事實上要達到有效溝通,不只臉部,胸部以上的身體部位是一定要露出來的,所以,要小心講台前裝飾的鮮花,別讓它減弱了你的表達力道,你甚至可以從講台後走出來,讓大家看到你整個人。因為當你露出的部份越多,展現的power也越強。

2.你是不是全場的亮點?

簡報者理應是全場的焦點。當觀眾看不到,或看不清楚簡報者的臉時,其注意力的維持就不會超過10分鐘,所以燈光務必要明亮,讓大家能看見你臉部的表情。

我也建議你利用配飾打亮自己的臉部,像是男性講者可以利用西裝、襯衫、領帶的強烈對比讓自己的臉跳出來,女性講者則可利用耳環或項鍊提昇臉的亮度。

3.你在溝通或只是在講話?

簡報最常犯的錯誤就是:簡報者在說話時,眼睛看著電腦、投影片、或其他輔助工具,而不是對著觀眾,這時必定會失去觀眾的心。全神貫注在台下觀眾,用眼神、表情、或肢體動作對觀眾進行非語言的溝通,並嘗試與觀眾互動,相信你會得到比預期中更熱烈的迴響。

4.投影片是主角嗎?

一般而言,投影片僅是輔助簡報的用途,可是我們卻常看到為了讓投影片清楚,而燈光全暗的情況,這時就是讓投影片做主角,而人成為配角了。此外,投影片的文字不要超過版面60%,而內容也止於大綱或重點即可。把有趣的細節留在自己的演講中,能使人感到層出不窮的驚喜。

當然,如果投影片的設計十分精彩就不在此限,2007蘋果推出iphone時,其投影片就是焦點聚集的主角,它精彩得讓全場不斷發出驚嘆聲,此時儘管發表人本身成為簡報的配角,該產品也達到最好的宣傳效果。

5.輔助工具與講者本人分離?

簡報時,你和投影片能讓人「同時看到」嗎?當人和投影片或輔助工具如產品、看板等距離太遠,這時觀眾會不知道該注意何者而無法集中視線,因而無法集中精神。若在50坪或200人以內的場地,人和投影片的距離不要超過2公尺,假如場地太大或其他因素讓你無法維持距離,你可以引導大家把注意力集中到你身上。此外簡報常使用紅光雷射筆指示標題,此時請指到一個定點後,就別隨意晃動,以避免干擾觀眾的視線與心神。

最後,提前抵達了解場地配置,能幫助你在簡報時更容易掌控全場氣氛,也可以根據場地改變穿著與簡報形式,例如發現現場人數眾多時,可以採取肢體語言較誇大的方式加強輔助簡報內容,或者當你發現簡報時燈光過暗時,也可以在簡報前先調整到能讓大家都看見你的亮度。

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